Excel பயன்பாட்டுக்கான செயற்கை நுண்ணறிவு: நீங்கள் சரிபார்க்கக்கூடிய சூத்திரங்கள், தரவுச் சீரமைப்பு மற்றும் பகுப்பாய்வு

Excel-இல் AI என்ன செய்ய முடியும்?

இயல்பான மொழியில் கொடுக்கப்படும் விளக்கத்திலிருந்து AI சூத்திரங்களை எழுதலாம், உங்களுக்கு முன்பே வழங்கப்பட்ட சூத்திரத்தை விளக்கலாம், ஒழுங்கற்ற தரவைச் சீரமைக்கும் வழிகளைப் பரிந்துரைக்கலாம், சுழல் அட்டவணை அல்லது வரைபடத்தைப் பரிந்துரைக்கலாம், ஒரு தரவு வரம்பில் உள்ள போக்குகளை விவரிக்கலாம். உங்களுக்கு என்ன வேண்டும் என்பது தெரிந்தும், அதை எழுதுவதற்கான துல்லியமான தொடரமைப்பு தெரியாதபோது அது மிகவும் உதவும். பல நிபந்தனைகளுக்குப் பொருந்தும் மதிப்புகளைக் கூட்டுவது அல்லது விடுபட்ட மதிப்புகளைக் கையாளும் தேடலைச் செய்வது போன்றவை இதற்கு எடுத்துக்காட்டுகள்.

உங்கள் தரவு சரியானதா என்பதை அதனால் அறிய முடியாது. தேதிகள் உள்ள ஒரு நெடுவரிசை உரையாகச் சேமிக்கப்பட்டிருந்தாலோ, ஒரு பிராந்தியத்தின் பெயர் மூன்று விதமாக எழுதப்பட்டிருந்தாலோ, தேர்ந்தெடுத்த தரவு வரம்புக்குள் மொத்தத்தைக் காட்டும் வரிசை இருந்தாலோ, உதவியாளர் உருவாக்கும் சூத்திரம் எழுதும் விதத்தில் முற்றிலும் சரியாக இருந்தும் தவறான எண்ணைத் தரலாம். விரிதாளைப் பயன்படுத்தும் திறன் இன்னும் முக்கியம்; அந்தத் திறனின் எந்தப் பகுதிக்கு நீங்கள் நேரம் செலவிடுகிறீர்கள் என்பதைத்தான் AI மாற்றுகிறது.

Excel மற்றும் Google Sheets உடன் எந்த AI கருவிகள் செயல்படுகின்றன?

Excel-இல் Copilot, Google விரிதாள்களில் Gemini, விரிதாளுடன் சேர்த்துப் பயன்படுத்தப்படும் ChatGPT அல்லது Claude போன்ற பொது உதவியாளர்கள் ஆகியவை முக்கியத் தேர்வுகள். உங்கள் நிறுவனம் எதை அங்கீகரித்துள்ளது, உங்கள் திட்டத்தில் என்ன இடம்பெறுகிறது என்பதன் அடிப்படையிலேயே எதைப் பயன்படுத்துவது என்பதைத் தீர்மானிக்க வேண்டும்.

Microsoft-இன் உதவிப் பக்கம், Excel-இல் Copilot-க்கு மூன்று முறைகள் இருப்பதாக விவரிக்கிறது. திருத்தும் முறை பணிப்புத்தகத்தை நேரடியாக மாற்றுகிறது; பல படிகளைக் கொண்ட பணிகளுக்கு ஏற்றது. திட்டமிடும் முறை, எந்த மாற்றமும் செய்வதற்கு முன் நீங்கள் உறுதிப்படுத்துவதற்காக ஒரு அணுகுமுறையை முன்மொழிகிறது. உரையாடல் மட்டும் முறை, பணிப்புத்தகத்தை மாற்றாமல் நுண்ணறிவுகளை வழங்குகிறது. உங்கள் Microsoft 365 சந்தாவில் Copilot சேர்க்கப்படாமல் இருக்கலாம் அல்லது உங்கள் நிறுவனத்தின் அமைப்புகளால் அதன் பயன்பாடு கட்டுப்படுத்தப்பட்டிருக்கலாம் என்று அந்தப் பக்கம் குறிப்பிடுகிறது. பயிற்சிக்குத் திட்டமிடும் முறையோ உரையாடல் முறையோ பொருத்தமான தொடக்கமாகும். ஏனெனில், தாள் மாற்றப்படுவதற்கு முன்பே கற்பவர் முன்மொழிவைப் பார்க்க முடியும்.

விரிதாள்களில் Gemini அட்டவணைகளையும் சூத்திரங்களையும் உருவாக்கவும், பகுப்பாய்வுகளையும் நுண்ணறிவுகளையும் வழங்கவும், வரைபடங்களையும் சுழல் அட்டவணைகளையும் உருவாக்கவும், நிபந்தனை வடிவமைப்பைப் பயன்படுத்தவும் முடியும் என்று Google உதவிப் பக்கம் கூறுகிறது. இதற்குத் தகுதியுள்ள Google Workspace அல்லது Google செயற்கை நுண்ணறிவுத் திட்டம் தேவை. Gemini தவறான தகவல்களைப் பரிந்துரைக்கக்கூடும் என்றும் அது எச்சரிக்கிறது. பகிரப்பட்ட விரிதாளில் Gemini சேர்க்கும் உள்ளடக்கம் உங்கள் நிறுவன இணையக் களத்திற்கு வெளியே உள்ளவர்களுக்கும் தெரியக்கூடும் என்றும் குறிப்பிடுகிறது.

தெரிந்துகொள்ள வேண்டிய ஒரு மாற்றம்: கலத்துக்குள் பயன்படுத்தப்படும் COPILOT செயல்பாட்டிற்கான Microsoft பக்கம், 14 செப்டம்பர் 2026 முதல் அந்தச் செயல்பாடு Excel-இல் கிடைக்காது என்கிறது. முன்பு கணக்கிடப்பட்ட முடிவுகள் சேமிக்கப்பட்ட மதிப்புகளாகத் தொடரும். ஆனால் மீண்டும் கணக்கிடப்படும் கலங்கள் #NAME? பிழையைக் காட்டும். உங்கள் குழு அந்தச் செயல்பாட்டை அடிப்படையாகக் கொண்டு விரிதாள்களை உருவாக்கியிருந்தால், அவற்றைச் சரிபாருங்கள். தேடல் முடிவுகள் Excel மற்றும் Google Sheets-க்கான ChatGPT துணைநிரலையும் காட்டுகின்றன. ஆனால் இந்த வழிகாட்டியைத் தயாரித்தபோது OpenAI-இன் உதவிப் பக்கத்தை எங்களால் திறக்க முடியவில்லை. எனவே அதன் திட்டங்களையோ விலையையோ இங்கே விவரிக்கவில்லை; OpenAI-இன் சொந்த ஆவணங்களைப் பாருங்கள்.

நம்பகமான Excel சூத்திரத்தைச் செயற்கை நுண்ணறிவிடம் எழுதச் சொல்வது எப்படி?

விரிதாளின் அமைப்பைத் துல்லியமாக விவரித்து, சரியான நிபந்தனைகளைக் குறிப்பிடுங்கள். பின்னர் கைமுறையாகக் கணக்கிட்டுப் பார்த்து, சூத்திரத்தின் முடிவுடன் ஒப்பிட்டுச் சரிபாருங்கள். Oakridge Events என்ற கற்பனை நிகழ்ச்சி ஏற்பாட்டு நிறுவனத்தை அடிப்படையாகக் கொண்டு கணக்கிட்டுக் காட்டப்பட்ட எடுத்துக்காட்டு இதோ. விரிதாளில் A நெடுவரிசையில் விலைப்பட்டியல் தேதி, B-இல் வகை, C-இல் பகுதி, D-இல் தொகை உள்ளன. வரிசை 1-இல் தலைப்புகளும், வரிசைகள் 2 முதல் 500 வரை தரவும் உள்ளன. 2026 ஜூலை முதல் செப்டம்பர் வரை பயிலரங்குகள் வகையில் கிடைத்த மொத்த வருமானத்தை மேலாளர் அறிய விரும்புகிறார்.

தெளிவற்ற உள்ளீட்டு வழிமுறை: கடந்த காலாண்டில் பயிலரங்குகள் மூலம் கிடைத்த மொத்த வருமானத்தைக் கணக்கிட ஒரு சூத்திரம் கொடு. வழக்கமான பதில்: =SUMIF(B:B,"Workshop",D:D). இது சரியாகத் தோன்றினாலும், இதில் இரண்டு தவறுகள் உள்ளன. விரிதாளில் அந்த வகையின் பெயர் Workshops என்று இருப்பதால், நிபந்தனை எதனுடனும் பொருந்தாது. மேலும், சூத்திரத்தில் தேதி தொடர்பான நிபந்தனையே இல்லை. எனவே பெயரைச் சரிசெய்தாலும், இதுவரை பதிவுசெய்யப்பட்ட அனைத்துப் பயிலரங்கு விலைப்பட்டியல்களின் தொகையையும் அது கூட்டிவிடும்.

துல்லியமான வழிமுறை: Excel-இல், A நெடுவரிசையில் விலைப்பட்டியல் தேதிகள் உள்ளன (உண்மையான தேதிகள், உரை அல்ல), B-இல் வகை, D-இல் தொகை, வரிசைகள் 2 முதல் 500 வரை, தலைப்புகள் வரிசை 1-இல் உள்ளன. B-இன் மதிப்பு சரியாக Workshops ஆகவும், A-இன் தேதி 1 ஜூலை 2026 முதல் 30 செப்டம்பர் 2026 உட்படவும் உள்ள வரிசைகளில் D-இன் கூட்டுத்தொகைக்கான சூத்திரத்தை எழுதுங்கள். ஒவ்வொரு பகுதியையும் விளக்குங்கள். பதில்: =SUMIFS(D2:D500,B2:B500,"Workshops",A2:A500,">="&DATE(2026,7,1),A2:A500,"<"&DATE(2026,10,1)). 30 செப்டம்பருக்குக் குறைவாக அல்லது சமமாக என்பதைவிட, 1 அக்டோபருக்குக் குறைவாக என்பதைப் பயன்படுத்துவது, கடைசி நாளில் நேர முத்திரையுடன் உள்ள விலைப்பட்டியல்கள் விடுபடுவதைத் தவிர்க்கிறது.

சரிபார்ப்பு: தாளைப் பயிலரங்குகள் என்ற பிரிவுக்கும் ஜூலை முதல் செப்டம்பர் வரையிலான காலத்துக்கும் வடிகட்டவும். தெரியும் தொகைகளைத் தேர்ந்தெடுத்து, நிலைப் பட்டியில் காட்டப்படும் கூட்டுத்தொகையைச் சூத்திரத்தின் முடிவுடன் ஒப்பிடவும். அவை வேறுபட்டால், உரையாகச் சேமிக்கப்பட்ட தேதிகள், பிரிவின் இறுதியில் உள்ள இடைவெளிகள் அல்லது வரம்புக்கு வெளியே உள்ள வரிசைகள் இருக்கிறதா என்று பார்க்கவும். AI-ஐச் சாராத சரிபார்ப்புடன் பொருந்தினால்தான் ஒரு சூத்திரம் சரியானது.

வேறொருவர் எழுதிய சூத்திரத்தை AI விளக்க முடியுமா?

ஆம், பயிற்சி செய்வதற்கு மிகவும் பாதுகாப்பான, பயனுள்ள பணிகளில் இதுவும் ஒன்று. சூத்திரத்தையும் தொடர்புடைய நெடுவரிசைத் தலைப்புகளையும் ஒட்டி, ஒவ்வொரு பகுதியையும் விதிவிலக்கான சூழல்களில் என்ன நடக்கும் என்பதையும் எளிய மொழியில் விளக்கச் சொல்லுங்கள். அசல் சூத்திரம் உங்களிடமே இருப்பதால், விளக்கம் முழுமையாக இல்லாவிட்டாலும் எதுவும் இழக்கப்படாது.

எடுத்துக்காட்டு: =IFERROR(VLOOKUP(F2,Rates!A:B,2,FALSE),0). இந்தச் சூத்திரம் F2-இல் உள்ள குறியீட்டை Rates தாளின் முதல் நெடுவரிசையில் தேடி, இரண்டாவது நெடுவரிசையிலிருந்து அதற்குப் பொருந்தும் மதிப்பைத் தருகிறது; துல்லியமான பொருத்தம் தேவை; ஏதேனும் பிழை ஏற்பட்டால் 0-ஐத் தருகிறது என்று ஒரு நல்ல விளக்கம் கூறும். இதில் முக்கியமான அடுத்த கேள்வி கடைசிப் பகுதியைப் பற்றியது: 0-ஐத் தருவது, கட்டண விகிதம் இல்லாததை மறைத்துவிடுகிறதா? பல நேரங்களில் அப்படித்தான் நடக்கிறது. அதாவது, அடையாளம் காணப்படாத குறியீடு எந்த எச்சரிக்கையும் இல்லாமல் பூஜ்ஜியக் கட்டணமாக மாறிவிடுகிறது. அதற்குப் பதிலாக, கட்டண விகிதம் இல்லை போன்ற தெளிவாகத் தெரியும் அறிவிப்பைத் தரும் பதிப்பைக் கருவியிடம் கேளுங்கள்; உங்களுக்கு உண்மையில் எந்தச் செயல்பாடு தேவை என்பதை முடிவு செய்யுங்கள்.

விரிதாள் தரவைச் சீரமைக்க AI எப்படி உதவும்?

தரவுகளைச் சீர்செய்வதற்கான படிகளையும் அதற்கான சூத்திரங்களையும் பரிந்துரைப்பதில் AI திறமையானது. தேவையற்ற இடைவெளிகளை நீக்குதல், முழுப் பெயரை இரண்டு நெடுவரிசைகளாகப் பிரித்தல், பிராந்தியப் பெயர்களை ஒரே சீராக்குதல் அல்லது உரை வடிவிலுள்ள தேதிகளை மாற்றுதல் போன்றவை இதில் அடங்கும். முதலில் படிகளைப் பரிந்துரைக்கச் சொல்லுங்கள். பின்னர் அவற்றை மூல விரிதாளில் அல்லாமல் அதன் நகலில் செயல்படுத்துங்கள்.

தரவைச் சீரமைத்த பிறகு, எண்ணிக்கைகளைச் சரிபார்க்கவும். சில வரிசைகளை நீக்குவது உங்கள் நோக்கமாக இருந்தாலன்றி, வரிசைகளின் எண்ணிக்கை முன்பிருந்தபடியே இருக்க வேண்டும். சீரமைக்கப்பட்ட நெடுவரிசையில் உள்ள தனித்துவமான மதிப்புகளின் எண்ணிக்கை பொருத்தமாக இருக்க வேண்டும்: வட்டாரப் பெயர்களை ஒரே சீராக்கியிருந்தால், எதிர்பார்த்த சில மதிப்புகளே இருக்க வேண்டும்; பல டஜன் மதிப்புகள் இருக்கக் கூடாது. முன்பு சீரற்றிருந்த சில வரிசைகளைத் தேர்ந்தெடுத்துச் சரிபார்த்து, அவை இப்போது சரியாக இருப்பதை உறுதிசெய்யவும்.

ChatGPT இல் ஒரு விரிதாளைப் பதிவேற்றலாமா?

பல உதவியாளர்களில் தரவை ஒட்டவோ கோப்பைப் பதிவேற்றவோ முடியும். ஆனால் அதைச் செய்யலாமா என்பது விரிதாளில் உள்ள தகவல்களையும் உங்கள் நிறுவனம் அங்கீகரித்துள்ளவற்றையும் பொறுத்தது. வாடிக்கையாளர் பெயர்கள், சம்பளங்கள் அல்லது வாடிக்கையாளர்களின் நிதித் தகவல்கள் உள்ள விரிதாளை அங்கீகரிக்கப்படாத கருவியில் ஒட்டுவது பொதுவாக ஏற்றதல்ல. பெரும்பாலும் உண்மையான தரவு தேவையே இல்லை: நெடுவரிசைகளை விவரித்து, அதே வடிவத்தில் கற்பனையான மதிப்புகள் கொண்ட ஐந்து வரிசைகளை ஒட்டுங்கள். சூத்திரத்தைப் பெற்ற பிறகு, உண்மையான விரிதாளில் அதை நீங்களே பயன்படுத்துங்கள்.

Excel இல் உள்ள Copilot போன்ற உள்ளமைந்த உதவியாளர்கள் கோப்பு இருக்கும் இடத்திலேயே அதில் செயல்படுகின்றன. இது வசதியாக இருக்கலாம். ஆனால் அதே கேள்வி இங்கும் பொருந்தும்: இந்தத் தரவுக்கு இந்தக் கருவியைப் பயன்படுத்த அனுமதி உள்ளதா? உண்மையான புள்ளிவிவரங்களைப் பயன்படுத்துவதற்கு முன் உங்கள் நிறுவனத்தின் AI கொள்கையைச் சரிபாருங்கள்.

Excel திறன்களுக்கு மாற்றாக AI அமையுமா?

இல்லை. எந்த Excel திறன்கள் அதிக முக்கியத்துவம் பெறுகின்றன என்பதை AI மாற்றுகிறது; ஆனால் அவற்றின் தேவையை நீக்குவதில்லை. தரவு அமைப்பைத் துல்லியமாக விவரிக்கவும், ஒரு சூத்திரம் தரவுக்குப் பொருந்தாதபோது அதைக் கண்டறியவும், வேறொரு சுயாதீன வழியில் முடிவைச் சரிபார்க்கவும் போதுமான அறிவு உங்களுக்குத் தேவை. SUMIF என்பதையும் SUMIFS என்பதையும் வேறுபடுத்தத் தெரியாதவரும் உதவியாளரிடமிருந்து சரியான சூத்திரத்தைப் பெறலாம்; ஆனால் தவறான சூத்திரம் கிடைத்தால் அதை அவரால் கண்டறிய முடியாது.

பயிற்சி அளிக்கத் தகுந்த திறன்கள் இந்த வழிகாட்டியில் உள்ளவையே: கணக்குத்தாளைத் துல்லியமாக விவரிப்பது, சூத்திரத்தை கையால் செய்த கணக்குடன் ஒப்பிட்டுச் சோதிப்பது, விதிவிலக்கான சூழல்கள் பற்றிக் கேட்பது, மூலத் தரவின் மாற்றப்படாத நகலை வைத்திருப்பது.

விரிதாளில் எப்போது AI சார்ந்திருக்கக் கூடாது?

திறமையான ஒருவர் சூத்திரத்தைச் சரிபார்த்துச் சோதித்திருந்தால் மட்டுமே, நிதி அறிக்கையிடல், ஊதியக் கணக்கீடு, வரி, வாடிக்கையாளர்களுக்கு வழங்கப்படும் விலை அல்லது வேறொருவர் ஒப்புதல் அளிக்க வேண்டிய எந்த எண்ணியல் மதிப்புக்கும் AI உருவாக்கிய சூத்திரங்களை நம்புங்கள். வரைவை உருவாக்கவும் விளக்கம் பெறவும் AI-ஐப் பயன்படுத்துங்கள்; பின்னர் மற்ற எந்தச் சூத்திரத்தையும் போலவே அதை மதிப்பாய்வு செய்யுங்கள். மிகப் பெரிய அல்லது வணிகத்திற்கு மிக முக்கியமான மாதிரிகளை மதிப்பாய்வு செய்ய, விரிதாள் மாதிரியாக்க அனுபவமுள்ள ஒருவரே இன்னமும் பொருத்தமானவர்.

சூத்திரத்தில் அல்லாமல் தரவில்தான் சிக்கல் இருக்கிறது என்றாலும் AI பெரிதாக உதவாது. எதைப் பயிற்சிப் பட்டறையாகக் கருதுவது என்பதில் ஒருமித்த கருத்து இல்லாவிட்டாலோ, விலைப்பட்டியல்கள் சீரற்ற முறையில் பதிவுசெய்யப்பட்டாலோ, முதலில் செயல்முறையைச் சரிசெய்யுங்கள்.

மூலங்களும் வரம்பும்

Microsoft உதவி, Excel-இல் Copilot-ஐப் பயன்படுத்தத் தொடங்குதல், அணுகப்பட்டது 16 October 2026 ↗

Microsoft ஆதரவு, COPILOT சார்பு, அணுகிய நாள் 16 October 2026 ↗

Google ஆவணத் தொகுப்பாளர்கள் உதவி, Google விரிதாள்களில் Gemini உடன் இணைந்து பணியாற்றுதல், அணுகிய நாள் 16 October 2026 ↗