Google Workspace-இல் Gemini என்ன செய்கிறது?
ஏற்கெனவே பயன்படுத்தப்படும் Workspace செயலிகளுக்குள்ளும், தனி அரட்டைச் செயலியாகவும் Gemini செயல்படுகிறது. Gmail-இல் மின்னஞ்சல் தொடர்களைச் சுருக்குதல் மற்றும் மின்னஞ்சல் வரைவுகளை எழுதுதல், ஆவணங்களில் முதல் வரைவுகளை உருவாக்குதல், விரிதாள்களில் அட்டவணைகளை உருவாக்கி நிரப்புதல், சந்திப்புகளில் குறிப்பெடுத்தல், இயக்ககத்தில் கோப்புகளைக் கண்டறிந்து சுருக்குதல் ஆகியவற்றை Google-இன் Workspace AI பக்கம் விவரிக்கிறது. கேள்விகளுக்கும் நீண்ட திட்டங்களுக்கும் Gemini செயலியையும் அது பட்டியலிடுகிறது. மேலும், நீங்கள் வழங்கும் ஆவணங்களை அடிப்படையாகக் கொண்ட ஆராய்ச்சி உதவியாளராக விவரிக்கப்படும் Gemini குறிப்பேட்டையும் பட்டியலிடுகிறது.
Google Workspace பயன்படுத்தும் குழுவுக்குக் கிடைக்கும் நன்மை, வேலை நடைபெறும் இடமே. நீண்ட உரையாடல் தொடரின் சுருக்கம் Gmail-இல் அந்தத் தொடருக்கு அருகிலேயே உருவாகிறது; முதல் வரைவு, பின்னர் திருத்தப்படவுள்ள அதே ஆவணத்தில் உருவாகிறது. மற்ற எந்த உதவியாளருக்கும் உள்ள அதே வரம்பு இதற்கும் உண்டு: சரியான இடத்தில் தோன்றும் வரைவாக இருந்தாலும், யாரும் அதை நம்பிப் பயன்படுத்தும் முன் சரிபார்க்க வேண்டும்.
Google Workspace இன் எந்தப் பதிப்புகளில் Gemini உள்ளது?
Gemini வசதிகள் உங்கள் Workspace பதிப்பையும் உங்கள் நிர்வாகி இயக்கியுள்ள அம்சங்களையும் சார்ந்தவை. எனவே, உங்கள் திட்டத்திற்கான தற்போதைய பதிப்பு ஒப்பீட்டைச் சரிபாருங்கள். Google-இன் Workspace AI பக்கம், வணிக நிலையான திட்டத்தின் கீழ் Gemini வசதிகளைப் பட்டியலிடுகிறது. மேலும், வணிகம், பெருநிறுவனம், அத்தியாவசியங்கள், முன்களப் பணியாளர்கள், இலாப நோக்கற்ற அமைப்புகள் உள்ளிட்ட பெரும்பாலான பதிப்புகளில், நிறுவனத் தரத்திலான தரவுப் பாதுகாப்புகளுடன் கூடிய அடிப்படைச் சேவையாக Gemini செயலி உள்ளது என்று Google-இன் நிர்வாக உதவிப் பக்கம் கூறுகிறது.
தகுதியுள்ள பதிப்பைப் பயன்படுத்துபவர்களையும், நுகர்வோர் விதிமுறைகளின் கீழ் கூடுதல் சேவையாக Gemini செயலியை அணுகுபவர்களையும் Google நிர்வாக உதவிப் பக்கமும் வேறுபடுத்துகிறது. இந்த வேறுபாடு தரவைக் கையாளும் விதத்தைப் பாதிக்கிறது. எனவே தகவல் தொடர்பான விதிகளை எழுதுவதற்கு முன் உங்கள் ஊழியர்களுக்கு எது பொருந்துகிறது என்பதை உறுதிப்படுத்துங்கள். விலைகள் மாறக்கூடும்; Google நிறுவனத்தின் விலைப் பக்கத்தையே பயன்படுத்துங்கள்.
குழு தொடங்குவதற்கு முன் நிர்வாகி எவற்றை அமைக்க வேண்டும்?
குழுவினரைப் பயன்படுத்த அழைப்பதற்கு முன் அணுகல், உரையாடல் வரலாறு மற்றும் தகவல் பயன்பாட்டு விதிகளை அமைக்கவும். நிர்வாகக் கட்டுப்பாட்டகத்தில் Gemini செயலியை அனைவருக்கும், ஓர் நிறுவனப் பிரிவுக்கு அல்லது ஒரு குழுவுக்கு இயக்கலாம் அல்லது முடக்கலாம் என்றும், மாற்றங்கள் நடைமுறைக்கு வர 24 மணிநேரம் வரை ஆகலாம் என்றும் Google உதவிக் குறிப்புகள் விளக்குகின்றன.
அதே உதவிப் பக்கத்தின்படி, Gemini செயலியில் உரையாடல் வரலாறு இயல்பாகவே இயக்கப்பட்டு 18 மாதங்களுக்குச் சேமிக்கப்படுகிறது; நிர்வாகிகள் 3, 18 அல்லது 36 மாதங்களைத் தேர்ந்தெடுக்கலாம் அல்லது வரலாற்றை முடக்கலாம். வரலாறு முடக்கப்பட்டால், பயனர்கள் முந்தைய உரையாடல்களுக்குத் திரும்ப முடியாது என்றும் Workspace செயலி ஒருங்கிணைப்புகள் Gemini-க்குக் கிடைக்காது என்றும் அது குறிப்பிடுகிறது. உங்கள் தரவுத் தக்கவைப்பு அணுகுமுறைக்கு ஏற்ற அமைப்பைத் தேர்ந்தெடுத்து, அது என்ன என்பதை ஊழியர்களுக்குத் தெரிவிக்கவும்.
பதிப்புகளையும் உரிமங்களையும் உறுதிப்படுத்துங்கள்
நீங்கள் பயிற்சி அளிக்கத் திட்டமிட்டுள்ள Gemini அம்சங்கள் அடங்கிய பதிப்பை எந்தப் பயனர்கள் பயன்படுத்துகிறார்கள் என்பதைச் சரிபார்க்கவும்.
செயலி அணுகலை அமைக்கவும்
நீங்கள் முதலில் தொடங்கும் குழுக்களுக்கு Gemini செயலியை இயக்குங்கள்.
வரலாற்றை எவ்வளவு காலம் வைத்திருக்க வேண்டும் என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்
உங்கள் பதிவுப் பராமரிப்பு அணுகுமுறைக்கு ஏற்ற கால அளவைத் தேர்ந்தெடுத்து, அதை ஊழியர்களுக்கு விளக்குங்கள்.
டிரைவில் பகிர்வு அமைப்புகளைச் சரிபாருங்கள்
ஒரு பயனர் அணுகக்கூடிய உள்ளடக்கத்தை Gemini எடுத்துத் தருகிறது. எனவே, பலருடன் பகிரப்பட்டுள்ள கோப்புறைகளைச் சரிபார்ப்பது அவசியம்.
தகவல் பயன்பாட்டு விதிகளை வெளியிடுங்கள்
எது ஏற்றுக்கொள்ளத்தக்கது, எதில் கவனம் தேவை, எதைப் பயன்படுத்தக் கூடாது என்பவை எடுத்துக்காட்டுகளுடன்.
Workspace-க்கான Gemini-இல் நிறுவனத் தரவு பாதுகாப்பாக இருக்குமா?
வாடிக்கையாளரின் முன் அனுமதி அல்லது அறிவுறுத்தல் இல்லாமல், மாதிரிகளைப் பயிற்றுவிக்க Google Workspace வாடிக்கையாளர் தரவைப் பயன்படுத்துவதில்லை என்றும், உங்கள் நிறுவனக் களத்திற்கு வெளியே உள்ளடக்கம் மனிதர்களால் மதிப்பாய்வு செய்யப்படுவதோ மாதிரிப் பயிற்சிக்குப் பயன்படுத்தப்படுவதோ இல்லை என்றும் Google கூறுகிறது. பயனருக்கு அணுகல் உள்ள Google Workspace உள்ளடக்கத்தை மட்டுமே Gemini பெறுகிறது என்றும், பகிரப்பட்ட கோப்புகளில் உங்கள் வழிமுறைகளையோ Gemini பதில்களையோ பிற கூட்டுப்பணியாளர்கள் பார்க்க முடியாது என்றும் அதன் தனியுரிமை மையம் கூறுகிறது.
அந்தக் கூற்றுகள் தகுதிபெறும் பதிப்புகளுக்குப் பொருந்தும். Gemini செயலியைக் கூடுதல் சேவையாக அணுகும் பயனர்களிடம், ரகசியமான அல்லது உணர்வுபூர்வமான தகவல்களை உள்ளிட வேண்டாம் என்று தெரிவிக்குமாறு Google நிர்வாக உதவிப் பக்கம் அறிவுறுத்துகிறது. அவர்களின் உரையாடல்களை மனித மதிப்பாய்வாளர்கள் ஆய்வு செய்யக்கூடும் என்றும் அது குறிப்பிடுகிறது. அதனால்தான் பணியாளர்கள் எப்போதும் தங்கள் பணிக் கணக்கில் உள்நுழைய வேண்டும்; பணித் தகவல்களுக்குத் தனிப்பட்ட Google கணக்குகளைப் பயன்படுத்தக் கூடாது.
மீதியை அணுகல் அனுமதிகள் தீர்மானிக்கின்றன. ரகசியத் தகவல்கள் உள்ள விரிதாள் நிறுவனம் முழுவதும் பகிரப்பட்டிருந்தால், அதைத் திறக்கக்கூடிய எவருக்கும் பதிலளிக்க Gemini அதைப் பயன்படுத்தலாம். பயன்பாட்டை அறிமுகப்படுத்துவதற்கு முன், பரவலான பகிர்வு அனுமதிகளை மதிப்பாய்வு செய்யுங்கள். இது பொதுவான தகவல்; சட்ட ஆலோசனை அல்ல.
நடைமுறையில் ஒரு நல்ல Gemini கோரிக்கை எப்படி இருக்கும்?
Google Workspace பயன்படுத்தும், உணவுச் சேவை உபகரணங்களை இணையத்தில் விற்கும் 60 பேர் கொண்ட ஃபென்மோர் சப்ளைஸ் என்ற கற்பனை நிறுவனத்தின் செயல்விளக்க எடுத்துக்காட்டு இது.
Gmail-இல் பலவீனமான கோரிக்கை: "இந்த மின்னஞ்சல் தொடரைச் சுருக்கமாகக் கூறு." தாமதமான சரக்கு அனுப்புதல் குறித்து வழங்குநருடன் நடந்த நீண்ட மின்னஞ்சல் தொடரை Gemini நேர்த்தியாகச் சுருக்கியது. அதில் வழங்குநர் "வெள்ளிக்கிழமை விநியோகம் செய்வதை உறுதிசெய்தார்" என்று கூறப்பட்டிருந்தது. ஆனால் மின்னஞ்சல் தொடரைப் படித்தபோது, சுங்க அனுமதியைப் பொறுத்து வெள்ளிக்கிழமை விநியோகம் சாத்தியம் என்றுதான் வழங்குநர் கூறியிருந்தார்.
மேம்பட்ட கோரிக்கை: "இந்த மின்னஞ்சல் தொடரை எங்கள் வாடிக்கையாளர் சேவைத் தலைவருக்காகச் சுருக்கமாகத் தொகுத்து எழுது. வழங்குநர் உறுதியளித்தவை, நடக்க வாய்ப்புள்ளதாகக் கூறியும் உறுதிப்படுத்தாதவை, நாங்கள் இன்னும் கேட்க வேண்டியவை ஆகியவற்றைப் பட்டியலிடு. நீ ஆதாரமாகப் பயன்படுத்தும் ஒவ்வொரு செய்தியின் தேதியையும் சேர்." இரண்டாவது சுருக்கம், உறுதியளிக்கப்பட்டதைப் (சரக்கு அனுப்பப்பட்டது) பற்றிய தகவலையும் உத்தேசத் தகவலையும் (வெள்ளிக்கிழமை, சுங்க அனுமதியைப் பொறுத்து) தனித்தனியாகக் காட்டியது. மேலும், பகுதியாக விநியோகிப்பது குறித்துத் தீர்க்கப்படாத ஒரு கேள்வியையும் பட்டியலிட்டது.
செயல்பாட்டு ஒருங்கிணைப்பாளர் தேதியிட்ட மூன்று செய்திகளையும் சரிபார்த்து, சுருக்கம் துல்லியமாக இருப்பதை உறுதிசெய்தார். அதை அனுப்புவதற்கு முன் எந்த வாடிக்கையாளர் ஆர்டர்கள் பாதிக்கப்பட்டன என்ற குறிப்பையும் சேர்த்தார். விரிதாள்களில், வாக்குறுதியளித்த அனுப்பும் தேதியைக் கடந்த ஆர்டர்களைக் குறிக்குமாறு அதே குழு Gemini-யிடம் கேட்டது. பின்னர் பட்டியல் பொருந்துகிறதா என்பதை உறுதிசெய்யத் தாங்களே தாளை வடிகட்டினர். இரு செயலிகளிலும் நடைமுறை ஒன்றே: ஆதாரத்தைக் கேளுங்கள்; பிறகு அதைச் சரிபாருங்கள்.
இது ஒரு பணிப் பொறுப்புடன் எப்படித் தொடர்புபடுகிறது என்பதைப் பார்க்க விரும்புகிறீர்களா?
குழுக்களுக்காகத் திட்டமிடப்பட்டுள்ள சோதனைப் பயன்பாட்டை ஆராயுங்கள் ↗அன்றாடப் பணிகளில் Gemini-ஐ நன்றாகப் பயன்படுத்துவது எப்படி?
நீங்கள் யார், உங்களுக்கு என்ன தேவை, தொடர்புடைய சூழல் என்ன, எந்த வடிவத்தில் பதில் வேண்டும் என்பதைக் குறிப்பிடும் கோரிக்கைகளை எழுதுங்கள். தனிப்பயன் Gems குறித்த Google உதவிப் பக்கம், அடையாளம், பணி, சூழல், வடிவம் ஆகிய இந்த நான்கு கூறுகளையே பரிந்துரைக்கிறது. ஒவ்வொரு முறையும் நான்கும் தேவையில்லை என்றும், சிலவற்றைப் பயன்படுத்தினாலே அறிவுறுத்தல்கள் வலுப்பெறும் என்றும் குறிப்பிடுகிறது.
மீண்டும் மீண்டும் செய்யும் பணிகளுக்காக, மற்ற உதவியாளர்களில் உள்ள திட்டத்தைப் போலவே, ஒரு Gem-இல் நிலையான வழிமுறைகளைச் சேமிக்கலாம். சுருக்கமான விளக்கத்தை விரிவான வழிமுறைகளாக Gemini மாற்ற முடியும் என்றும், அவற்றை நீங்கள் மதிப்பாய்வு செய்து திருத்த வேண்டும் என்றும் Google-இன் உதவிக் குறிப்புகள் தெரிவிக்கின்றன. பதிவேற்றப்பட்ட கோப்புகள் பின்னணித் தகவல்களைச் சேர்க்கலாம் என்றும் அவை குறிப்பிடுகின்றன. வாடிக்கையாளர் சேவைக்கான ஒரு Gem-இல் பொருட்களைத் திருப்பித் தருவதற்கான கொள்கையும் நிறுவனத்தின் தொடர்பாடல் நடையும் இருக்கலாம். பதிலைக் கற்பனை செய்து உருவாக்குவதற்குப் பதிலாக, கொள்கைக்கு அப்பாற்பட்ட எந்தக் கோரிக்கையையும் சுட்டிக்காட்ட வேண்டும் என்ற வழிமுறையும் அதில் இருக்கலாம்.
ஒரு குழுவுக்கு Gemini பயிற்சி எங்கே கிடைக்கும்?
முதலில் பார்க்க வேண்டிய இடம் Google நிறுவனத்தின் Workspace கற்றல் மையம். பயனுள்ள வழிமுறைகளை எழுதுவதற்கான வழிகாட்டி, Workspace பயன்பாட்டுக்கான Gemini வழிமுறைகள் வழிகாட்டி, விற்பனை, சந்தைப்படுத்தல், மனிதவளம், திட்ட மேலாண்மை, வாடிக்கையாளர் சேவை உள்ளிட்ட பணிகளுக்கான தயார்நிலை வழிமுறைத் தொகுப்புகள், பணியிடத்தில் Gemini பயன்படுத்துவதற்கான நடைமுறை அறிமுகம், Gmail, காணொளிச் சந்திப்புகள், விளக்கக்காட்சிகள், விரிதாள்கள் ஆகியவற்றில் Gemini பயன்படுத்துவது குறித்த குறுங்காணொளிகள் ஆகியவை இதில் பட்டியலிடப்பட்டுள்ளன. தேவைக்கேற்ப அணுகக்கூடிய பயிற்சிகளுக்கும் வகுப்பறைப் பயிற்சிகளுக்கும் இது வழிகாட்டுகிறது.
அந்த வளங்கள் தயாரிப்பைப் பயன்படுத்தக் கற்றுத்தருகின்றன. பழக்கங்களை மாற்ற, ஒவ்வொருவரின் சொந்தப் பணிகளிலும் பின்னூட்டத்துடன் கூடிய பயிற்சியைச் சேர்க்கவும். Workspace பயன்படுத்தும் குழுவுக்கான நடைமுறைக்கு ஏற்ற நான்கு வாரத் திட்டம்: முதல் வாரம், ஆதாரச் சரிபார்ப்புடன் Gmail சுருக்கங்கள் மற்றும் பதில்கள்; இரண்டாம் வாரம், அங்கீகரிக்கப்பட்ட வார்ப்புருவிலிருந்து Docs இல் முதல் வரைவுகள்; மூன்றாம் வாரம், வடிகட்டுதல் அல்லது மீண்டும் கணக்கிடுதல் மூலம் சரிபார்க்கப்படும் Sheets கேள்விகள்; நான்காம் வாரம், சக பணியாளர் மதிப்பாய்வு செய்யும் பணிப் பொறுப்பு சார்ந்த ஒரு பணி.
Workspace பயன்படுத்தும் குழுவிற்கு Gemini அல்லது ChatGPT ஆகியவற்றில் எது சிறந்தது?
ஏற்கெனவே Gmail, Docs, Drive ஆகியவற்றில் அன்றாட வேலைகளைச் செய்யும் குழுவிற்கு, பொதுவாக Gemini வசதியான தொடக்கமாக இருக்கும். ஏனெனில் கோப்புகள் இருக்கும் இடத்திலேயே, ஏற்கெனவே உள்ள அணுகல் அனுமதிகளுக்கு உட்பட்டு அது செயல்படுகிறது. இருப்பினும், பயனர்கள் தாங்களே கொண்டுவரும் உள்ளடக்கத்தை வைத்து நீண்ட நேரம் வரைவுகளை எழுதுவது போன்ற குறிப்பிட்ட வேலைகளுக்கு ChatGPT அல்லது Claude சிறந்த தேர்வாக இருக்கலாம்.
பொதுவான ஒப்பீடுகளுக்குப் பதிலாக, உங்கள் சொந்தப் பணிகளைக் கொண்டு சோதியுங்கள். அனுமதிக்கப்பட்ட ஒவ்வொரு கருவியிலும் ஒரே மூன்று உண்மையான பணிகளைச் செய்யுங்கள். வெளியீட்டைப் பெறுபவரையே முடிவுகளை மதிப்பிடச் சொல்லி, ஒவ்வொன்றுக்கும் எவ்வளவு திருத்தம் தேவைப்பட்டது என்பதைக் கணக்கிடுங்கள். அந்தக் கருவிகளில் எவற்றைச் சரிபார்க்க வேண்டும் என்பதை ChatGPT மற்றும் Claude வழிகாட்டிகள் விளக்குகின்றன.
Workspace-க்கான Gemini எப்போது சரியான தீர்வாக இருக்காது?
உங்கள் நிறுவனம் Microsoft 365-ஐ அடிப்படையாகக் கொண்டு இயங்கினால், Workspace-க்கான Gemini சரியான தொடக்கப் புள்ளி அல்ல; Copilot வழிகாட்டி அதிகம் பொருந்தும். ஊழியர்கள் பணிக்காகத் தனிப்பட்ட Google கணக்குகளைப் பயன்படுத்தினால், AI பயிற்சிக்கு முன்பே அதைச் சரிசெய்யுங்கள்; ஏனெனில் தரவு தொடர்பான விதிமுறைகள் வேறுபடுகின்றன.
உங்கள் அதிகாரப்பூர்வப் பதிவுகளைப் பராமரிக்கும் அமைப்புகளுக்கும் Gemini மாற்றாகாது. ஒரு வழங்குநருடனான மின்னஞ்சல் தொடரின் சுருக்கம் உங்கள் சரக்கு இருப்பு அமைப்பைப் புதுப்பிக்காது. விலை நிர்ணயம் அல்லது ஊதியக் கணக்கீட்டுத் தாளில் Gemini பரிந்துரைக்கும் Sheets சூத்திரத்தை நம்பிப் பயன்படுத்துவதற்கு முன், முடிவுகள் தெரிந்த மதிப்புகளைக் கொண்டு அதைச் சோதிக்க வேண்டும்.
Gemini உடன் Tosheo.ai எவ்வாறு இணைந்து பயன்படுகிறது?
Gemini உள்ளிட்ட குழு பயன்படுத்தும் கருவிகளில் ஒவ்வொருவருக்கும் பயிற்சி அளிக்க Tosheo.ai உருவாக்கப்படவுள்ளது. அறிமுகத்தின்போது மேலாளர் பணிப் பொறுப்புகளையும் கருவிகளையும் தேர்ந்தெடுக்கத் திட்டமிடப்பட்டுள்ளது. ஒவ்வொரு கற்பவரும் உண்மையான கருவியில் நேரடிப் பயிற்சிப் பணியுடன் முடியும் குறுகிய பாடங்களை முடிப்பார்; வெளிப்படையான மதிப்பீட்டு அளவுகோல்களின்படி அவை மதிப்பிடப்படும். மேலாளர்கள் முன்னேற்றத்தைப் பார்க்கத் திட்டமிடப்பட்டுள்ளது, உரையாடல் பதிவுகளை அல்ல. இவை திட்டமிடப்பட்ட அம்சங்களே; தயாரிப்பு இன்னும் உருவாக்கப்படவில்லை.
மூலங்களும் வரம்பும்
Google Workspace, வணிகத்திற்கான AI கருவிகள், சரிபார்த்த நாள் 16 October 2026 ↗
Google Workspace, கற்றல் மையம், சரிபார்க்கப்பட்டது: 16 அக்டோபர் 2026 ↗