AI ഉപയോഗിച്ചുള്ള യോഗക്കുറിപ്പുകൾ: ക്രമരഹിതമായ സംഭാഷണപ്പകർപ്പിൽ നിന്ന് തീരുമാനങ്ങളും ഉത്തരവാദിത്തമുള്ളവരെയും കണ്ടെത്തുക

AI തയ്യാറാക്കുന്ന മിക്ക യോഗസംഗ്രഹങ്ങളും ഉപയോഗപ്രദമല്ലാത്തത് എന്തുകൊണ്ട്?

മിക്ക AI യോഗസംഗ്രഹങ്ങളും ഉപയോഗപ്രദമല്ല. കാരണം, എടുത്ത തീരുമാനങ്ങൾ, ഓരോ തുടർനടപടിയുടെയും ഉത്തരവാദി, പൂർത്തിയാക്കേണ്ട സമയം എന്നിവ രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിനുപകരം അവ സംഭാഷണം വിവരിക്കുകയാണ് ചെയ്യുന്നത്. 'ഉൽപ്പന്ന പ്രകാശനത്തിന്റെ സമയക്രമം സംഘം ചർച്ച ചെയ്തു' എന്നൊരു ഖണ്ഡിക മാത്രം എഴുതിയാൽ, യഥാർഥത്തിൽ എന്താണ് തീരുമാനിച്ചതെന്ന് ഓരോരുത്തരും വ്യത്യസ്തമായി ഓർത്തുവെക്കാൻ ഇടയാകും.

12 ജീവനക്കാരുള്ള Fernleaf Studio എന്ന സാങ്കൽപ്പിക ഡിസൈൻ സ്ഥാപനം, ഒരു ഉപഭോക്താവുമായുള്ള 40 മിനിറ്റ് ആസൂത്രണ കോളിനുശേഷം എങ്ങനെയായിരിക്കുമെന്ന് സങ്കൽപ്പിക്കുക. പദ്ധതി മാനേജരായ Tom-ന്റെ കൈവശം ഈ കുറിപ്പുകളുണ്ട്: 'ഉപഭോക്താവിന് 14-നകം ഹോംപേജ് വേണം?? 21 ആണ് പ്രായോഗികമെന്ന് Jas കരുതുന്നു. ഉപഭോക്താവിൽനിന്ന് ഉള്ളടക്കം ഇനിയും കിട്ടിയിട്ടില്ല. ഘട്ടം 1-ൽ ബ്ലോഗ് വിഭാഗം ഒഴിവാക്കാൻ ധാരണയായി. Mei മൂഡ്ബോർഡ് v2 അയയ്ക്കണം. ഫോട്ടോഗ്രഫിക്കുള്ള ബജറ്റ് - ഉപഭോക്താവ് പരിശോധിക്കുന്നു. അടുത്ത കോൾ ചൊവ്വാഴ്ച.' സ്വയമേവ തയ്യാറാക്കിയ 6,000 വാക്കുകളുള്ള സംഭാഷണരേഖയും അദ്ദേഹത്തിന്റെ കൈവശമുണ്ട്. അതിൽ രണ്ടുപേർ ഒരേസമയം സംസാരിക്കുന്നുണ്ട്; ഉപഭോക്താവ് 'അത് നോക്കിയിട്ട് ഞാൻ അറിയിക്കാം' എന്ന് മൂന്നുതവണ പറയുന്നുമുണ്ട്.

AI ഉപയോഗിച്ച് യോഗക്കുറിപ്പുകൾ ഘട്ടം ഘട്ടമായി എങ്ങനെ സംഗ്രഹിക്കാം?

AI ഉപയോഗിച്ച് യോഗക്കുറിപ്പുകൾ സംഗ്രഹിക്കുമ്പോൾ ഒരു നിശ്ചിത ഘടന ആവശ്യപ്പെടുക: തീരുമാനങ്ങൾ, ഉത്തരവാദിയും തീയതിയും സഹിതമുള്ള തുടർനടപടികൾ, തീർപ്പാകാത്ത ചോദ്യങ്ങൾ, അപകടസാധ്യതകൾ. അനിശ്ചിതമായ കാര്യങ്ങളിൽ സ്വയം തീർപ്പുകൽപ്പിക്കുന്നതിന് പകരം അവ അങ്ങനെ അടയാളപ്പെടുത്താൻ ഉപകരണത്തോട് പറയുക. ഈ ഘടനയാണ് ഒരു സംഗ്രഹത്തെ രേഖയാക്കി മാറ്റുന്നത്.

AI തയ്യാറാക്കിയ നിലവാരം കുറഞ്ഞ യോഗ സംഗ്രഹവും മെച്ചപ്പെടുത്തിയ സംഗ്രഹവും എങ്ങനെയിരിക്കും?

ദുർബലമായ നിർദേശം: 'ഈ യോഗം സംഗ്രഹിക്കുക.' സാധാരണ ഫലം: 'വെബ്‌സൈറ്റ് പദ്ധതിയെക്കുറിച്ച് ടീമും ക്ലയന്റും ഫലപ്രദമായ ചർച്ച നടത്തി. ഹോംപേജ് 14-ന് കൈമാറും. മേയ് പുതുക്കിയ മൂഡ്‌ബോർഡ് പങ്കിടും. ഫോട്ടോഗ്രഫിക്കുള്ള ബജറ്റ് അംഗീകരിച്ചു.' ഇതിൽ രണ്ട് പ്രസ്താവനകൾ തെറ്റാണ്. 14 എന്നത് ക്ലയന്റ് പ്രതീക്ഷിച്ച തീയതിയായിരുന്നു, തീരുമാനമല്ല. ഫോട്ടോഗ്രഫി ബജറ്റ് അപ്പോഴും പരിശോധിച്ചുകൊണ്ടിരിക്കുകയായിരുന്നു.

മെച്ചപ്പെടുത്തിയ നിർദേശം: 'പങ്കെടുത്തവർ: ടോം (പ്രോജക്ട് മാനേജർ), ജാസ് (ഡെവലപ്പർ), മെയ് (ഡിസൈനർ), റിയാൻ (ക്ലയന്റ്). ഈ കുറിപ്പുകളും സംഭാഷണത്തിന്റെ എഴുത്തുപകർപ്പും മാത്രം ഉപയോഗിച്ച് തീരുമാനങ്ങൾ, ഉത്തരവാദിയും സമയപരിധിയും സഹിതമുള്ള പ്രവർത്തനങ്ങൾ, ആരാണ് മറുപടി നൽകേണ്ടത് എന്നതോടുകൂടിയ തീർപ്പാകാത്ത ചോദ്യങ്ങൾ എന്നിവ പട്ടികപ്പെടുത്തുക. സമയപരിധിയോ ഉത്തരവാദിയോ തീരുമാനിച്ചിട്ടില്ലെങ്കിൽ, തീരുമാനിച്ചിട്ടില്ല എന്ന് എഴുതുക. ഓരോ തീരുമാനത്തിനും ആധാരമായ വരി ഉദ്ധരിക്കുക.' ഫലം: തീരുമാനങ്ങൾ: ഘട്ടം 1-ൽ നിന്ന് ബ്ലോഗ് വിഭാഗം ഒഴിവാക്കി ('ബ്ലോഗ് വിഭാഗം ഒഴിവാക്കാൻ സമ്മതിച്ചു'). പ്രവർത്തനങ്ങൾ: മെയ് മൂഡ്ബോർഡ് v2 അയയ്ക്കണം, സമയപരിധി തീരുമാനിച്ചിട്ടില്ല. തീർപ്പാകാത്ത ചോദ്യങ്ങൾ: ഹോംപേജ് തയ്യാറാകുന്ന തീയതി, ക്ലയന്റിന് 14-ാം തീയതി വേണം, ജാസ് നിർദേശിക്കുന്നത് 21-ാം തീയതി, ചൊവ്വാഴ്ചത്തെ കോളിനകം ടോം സ്ഥിരീകരിക്കണം; ക്ലയന്റ് നൽകേണ്ട ഉള്ളടക്കം, ഉത്തരവാദി റിയാൻ, തീയതി തീരുമാനിച്ചിട്ടില്ല; ഫോട്ടോഗ്രഫി ബജറ്റ്, റിയാൻ പരിശോധിക്കുന്നു. ഇനി ഏതൊക്കെ കാര്യങ്ങളിലാണ് തുടർനടപടി ആവശ്യപ്പെടേണ്ടതെന്ന് ടോമിന് കൃത്യമായി കാണാം.

യോഗത്തിൽ പറഞ്ഞ കാര്യങ്ങളുമായി AI തയ്യാറാക്കിയ യോഗക്കുറിപ്പുകൾ എങ്ങനെ ഒത്തുനോക്കാം?

ഓരോ തീരുമാനവും അതിന് ആധാരമായി ഉദ്ധരിച്ച വരിയുമായി ഒത്തുനോക്കുക, ഓരോ ഉത്തരവാദിയും തങ്ങളുടെ പ്രവർത്തനത്തിന് സമ്മതം നൽകിയിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക. യോഗം ഓർമയിൽ നിൽക്കുമ്പോൾ തന്നെ പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് തിരുത്തലുകൾ നിർദേശിക്കാനാകുന്ന വിധത്തിൽ കുറിപ്പുകൾ വേഗത്തിൽ അയയ്ക്കുക. ആരും പരിശോധിക്കാത്ത സംഗ്രഹം പിശകുകൾ ഉൾപ്പെടെ യോഗത്തിന്റെ ഔദ്യോഗിക ഓർമയായി മാറും.

AI ഉപയോഗിച്ച് യോഗക്കുറിപ്പുകൾ തയ്യാറാക്കുമ്പോഴുള്ള സാധാരണ തെറ്റുകൾ എന്തൊക്കെയാണ്?

സംഗ്രഹം വായിക്കാതെ അയയ്ക്കുന്നതാണ് ഏറ്റവും സാധാരണമായ പിഴവ്. അങ്ങനെ ഒരു പ്രതീക്ഷ സമയപരിധിയായും ഒരു നിർദേശം തീരുമാനമായും മാറുന്നു. മറ്റ് പിഴവുകൾ: ആളുകളെ അറിയിക്കാതെ റെക്കോർഡ് ചെയ്യുക, മാതൃകയിൽ ഉത്തരവാദിയുടെ പേര് നൽകാൻ ഒരു കോളമുള്ളതുകൊണ്ട് AI-യെക്കൊണ്ട് ഉത്തരവാദിയെ സൃഷ്ടിക്കുക, നയം അനുവദിക്കുന്നതിലും കൂടുതൽ കാലം പൂർണ സംഭാഷണരേഖ സൂക്ഷിക്കുക, ആളുകൾ ചെയ്യേണ്ട കാര്യങ്ങൾ മാത്രം വായിക്കുമ്പോഴും നീണ്ട വിവരണാത്മക സംഗ്രഹം തയ്യാറാക്കുക.

Tosheo.ai പഠനക്രമത്തിൽ യോഗക്കുറിപ്പുകൾ എവിടെയാണ് ഉൾപ്പെടുന്നത്?

പ്രോജക്റ്റ് മാനേജർമാർ, പ്രവർത്തനവിഭാഗം, അക്കൗണ്ട് മാനേജർമാർ, ടീം ലീഡുകൾ എന്നിവർക്കുള്ള Tosheo.ai പഠനപാതകളിൽ യോഗക്കുറിപ്പുകൾ തുടക്കത്തിൽത്തന്നെ ഉൾപ്പെടുന്നു. കാരണം, ചർച്ചയിൽനിന്ന് തീരുമാനങ്ങളെ വേർതിരിക്കുന്ന ശീലം മറ്റെല്ലാ AI ജോലികളിലും പ്രയോജനപ്പെടും. ക്രമരഹിതമായ കുറിപ്പുകൾ സംഗ്രഹിക്കാനാണ് പ്രായോഗിക പ്രവർത്തനം പഠിതാവിനോട് ആവശ്യപ്പെടുന്നത്. സൃഷ്ടിച്ചുചേർത്ത ഓരോ ചുമതലക്കാരനെയും തീയതിയെയും തീരുമാനത്തെയും മൂല്യനിർണയ മാനദണ്ഡങ്ങൾ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള പ്രതികരണം ചൂണ്ടിക്കാണിക്കുന്നു.