Quando l'IA è utile per una valutazione delle prestazioni e quando è rischiosa?

L'IA aiuta a preparare una valutazione delle prestazioni quando il responsabile dispone già di riscontri specifici e ha bisogno di organizzarli ed esprimerli con chiarezza. È rischioso chiederle di produrre un giudizio partendo dal titolo di una posizione o di decidere un punteggio, oppure inserire dati personali in uno strumento non approvato per questo uso.

Un intermediario assicurativo immaginario con 60 persone, Ashcombe Partners, svolge valutazioni semestrali. Una responsabile di gruppo, Priya, sta valutando un addetto alla gestione dei clienti, qui chiamato Dipendente A. I suoi appunti sono sparsi: 'gruppo rinnovi, gestiti 230 rinnovi nel 1° semestre. cliente dell'azienda di Marlow ha mandato email di ringraziamento. mancate due scadenze a marzo (migrazione del sistema?). parla poco nelle riunioni di gruppo ma ha aiutato l'inserimento di un nuovo collega. vuole passare alle polizze aziendali. da migliorare: sollecitare i documenti prima.' Priya ha un modulo con quattro sezioni e una scala di valutazione, e una dozzina di valutazioni da scrivere.

Come si scrive una valutazione delle prestazioni equa con l'IA, passo dopo passo?

Raccogli prima i riscontri, rimuovi i dettagli identificativi, chiedi all'IA solo di organizzare e formulare ciò che hai fornito, controlla che il linguaggio sia equilibrato e privo di pregiudizi e decidi tu il giudizio finale. Una valutazione delle prestazioni scritta con l'IA è un supporto alla stesura, non una valutazione vera e propria.

1. Verificare le regole

Leggi la politica sull'IA e le indicazioni delle risorse umane del tuo datore di lavoro. Usa solo lo strumento approvato e non inserire dati personali diversi da quelli per cui ne è autorizzato l'uso. Molti gruppi usano un segnaposto come Dipendente A e non includono dettagli su salute, assenze o famiglia.

2. Raccogliere prove, non aggettivi

Annota esempi osservati, risultati e date. 'Ha gestito 230 rinnovi' è un dato concreto; 'gran lavoratore' non lo è.

3. Chiedi all’IA di classificare, non di giudicare

Associa ogni elemento di riscontro alle sezioni e agli obiettivi della valutazione. Chiedi all'IA di non aggiungere esempi, elogi o critiche che non hai fornito.

4. Usa un linguaggio equilibrato

Chiedigli di segnalare le parole vaghe, incentrate sulla personalità o non neutrali e di suggerire formulazioni basate sui comportamenti.

5. Decidi e assumiti la responsabilità

Scegli tu la valutazione, confrontati con le risorse umane se necessario e riscrivi il testo finale con parole tue.

Come si presenta una valutazione delle prestazioni scritta dall'IA, prima e dopo i miglioramenti?

Istruzione poco efficace: 'Scrivi una valutazione delle prestazioni per una persona che gestisce i clienti, è brava ma a volte non rispetta le scadenze ed è riservata.' Risultato tipico: 'La persona A è un membro del team dedito e affidabile, che supera costantemente le aspettative. Tuttavia, potrebbe mostrare maggiore assertività e spirito d'iniziativa nel lavoro di gruppo.' Il testo si contraddice, inventa 'supera costantemente le aspettative' e, con 'maggiore assertività', critica la personalità anziché un comportamento legato al ruolo.

Prompt migliorato: 'Usando solo gli elementi riportati sotto, assegna ciascuno a queste sezioni: risultati, qualità, lavoro di squadra, sviluppo. Non aggiungere esempi, elogi o critiche. Segnala qualsiasi formulazione relativa alla personalità anziché a comportamenti osservabili. Elementi: [appunti di Priya senza il nome del cliente].' Risultato: Risultati: gestiti 230 rinnovi nel primo semestre; un cliente ha inviato un ringraziamento scritto. Qualità: due scadenze di rinnovo non rispettate a marzo, durante la migrazione del sistema, da discutere per chiarire il contesto. Lavoro di squadra: ha aiutato nell'inserimento di una nuova persona. Sviluppo: interesse per le polizze aziendali; concordato di concentrarsi sulla richiesta anticipata dei documenti nel ciclo di rinnovo. Segnalazione: 'poco loquace nelle riunioni di gruppo' descrive la personalità; valutare se ci sia un comportamento pertinente al ruolo da discutere, altrimenti omettere. Priya decide che non è pertinente e lo elimina.

Come si controlla una valutazione redatta con l'aiuto dell'IA prima di condividerla?

Verifica che ogni frase sia riconducibile agli elementi di riscontro che hai fornito, che il linguaggio descriva i comportamenti anziché la personalità e che il tono corrisponda alla valutazione scelta. Poi leggi il testo dal punto di vista del dipendente: riconoscerebbe ogni esempio e saprebbe cosa fare dopo?

Tracciabilità

Elimina qualsiasi elogio, critica o esempio che non trovi riscontro nei tuoi appunti.

Distorsioni ed equilibrio

Cerca parole che vengono spesso applicate in modo non uniforme, come scontroso, emotivo, aggressivo o privo di autorevolezza, e osservazioni che giudicano la personalità anziché il lavoro.

Contesto

Gli obiettivi non raggiunti durante un'interruzione nota, come una migrazione, vanno riportati specificando il contesto.

Privacy

Conferma che nello strumento o nel testo non siano stati inseriti dati sulla salute, sulle assenze o altri dati personali sensibili.

Quali sono gli errori più comuni nelle valutazioni delle prestazioni scritte con l'IA?

L'errore più grave è chiedere all'IA di generare osservazioni su comportamenti che il responsabile non ha mai osservato. Altri errori: incollare nomi, informazioni sulla salute o dettagli sulle assenze in uno strumento non approvato; lasciare che l'IA scelga il punteggio; usare le stesse formulazioni dell'IA per ogni membro del gruppo, rendendo le valutazioni tutte uguali; e condividere la bozza senza leggerla dal punto di vista del dipendente.

Dove si colloca questa lezione in un percorso Tosheo.ai?

Le valutazioni delle prestazioni fanno parte dei percorsi Tosheo.ai per i team delle risorse umane e per i responsabili, insieme alle lezioni sulle regole per l'uso dell'IA e sull'uso responsabile dei dati personali. L'attività pratica fornisce a chi apprende elementi fittizi su cui basare una valutazione; il feedback basato sui criteri di valutazione verifica la presenza di contenuti inventati, espressioni riferite alla personalità e informazioni di contesto mancanti.