मानव संसाधन विभाग रोज़मर्रा के कामों में AI का इस्तेमाल कैसे कर सकता है?
मानव संसाधन से जुड़े AI के लिए सबसे सुरक्षित और उपयोगी काम वे हैं जिनमें आप एक स्वीकृत स्रोत देते हैं और उसे नए रूप में चाहते हैं: किसी नीति को सरल भाषा के सारांश में, कर्मचारी पुस्तिका के किसी भाग को FAQ में, या प्रशिक्षण की रूपरेखा को सत्र की योजना में बदलना। स्रोत उत्तर को तथ्यों से जोड़े रखता है, और आप हर वाक्य को उससे मिलाकर जाँच सकते हैं।
भर्ती के लिए अलग मार्गदर्शिका है, क्योंकि छँटाई और चयन से खास कानूनी सवाल उठते हैं। यह पृष्ठ कार्मिक प्रबंधन के बाकी कामों को शामिल करता है।
नीति का मसौदा तैयार करना और उसे सरल बनाना
स्वीकृत नीति से कर्मचारियों के लिए आसानी से समझ आने वाला सार बनाना, या नई नीति के लिए शुरुआती ढाँचा तैयार करना जिसे फिर कोई योग्य समीक्षक पूरा करे।
शुरुआती परिचय सामग्री
किसी तय भूमिका के लिए पहले सप्ताह की योजनाएँ, जाँच-सूचियाँ और स्वागत संदेश, जो आपकी वास्तविक कार्य-प्रक्रिया के आधार पर तैयार किए गए हों।
आंतरिक उपयोग के लिए अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
कर्मचारी पुस्तिका के आधार पर आम प्रश्नों के जवाब तैयार करना और हर जवाब के साथ संबंधित अनुभाग का संदर्भ रखना।
सर्वेक्षण से उभरे विषय
सारांश के लिए पहचान हटा दी गई खुली टिप्पणियों को विषयों के अनुसार समूहों में बाँटना और जाँच के लिए मूल टिप्पणियाँ उपलब्ध रखना।
प्रशिक्षण और संचार
सत्रों की रूपरेखा, प्रबंधकों के लिए संक्षिप्त नोट और उन बदलावों की घोषणाएँ जिन पर पहले ही निर्णय लिया जा चुका है।
मानव संसाधन से जुड़े किन कामों में AI को निर्णय नहीं लेना चाहिए?
AI को ऐसा कोई निर्णय नहीं लेना चाहिए जो किसी के कामकाजी जीवन को बदल दे: प्रदर्शन की रेटिंग, पदोन्नति, वेतन, व्यक्तिगत विशेषताओं के आधार पर काम बाँटना, अनुशासनात्मक कार्रवाई के नतीजे या नौकरी से निकालना। यह तैयारी में आपकी मदद कर सकता है, जैसे आपके अपने नोट्स को व्यवस्थित करना या निर्णय हो जाने के बाद पत्र का मसौदा बनाना, लेकिन निर्णय और उसके पीछे का तर्क ऐसे व्यक्ति का होना चाहिए जो उन्हें समझा सके और उचित ठहरा सके।
नियामक इस क्षेत्र को गंभीरता से ले रहे हैं। EU AI Act के अनुबंध III में उच्च जोखिम वाले उपयोगों के अंतर्गत ऐसी AI प्रणालियाँ शामिल हैं जिनका उद्देश्य काम से जुड़े संबंधों की शर्तों, पदोन्नति या सेवा समाप्ति को प्रभावित करने वाले फैसले लेना, व्यक्तिगत व्यवहार या निजी विशेषताओं के आधार पर काम बाँटना, या प्रदर्शन और व्यवहार की निगरानी और मूल्यांकन करना है। अगर आपका संगठन यूरोपीय संघ में काम करता है, तो इस वर्गीकरण के साथ कुछ दायित्व आते हैं, जिन्हें ऐसा कोई भी साधन लागू करने से पहले समझ लेना चाहिए। यह सामान्य जानकारी है, कानूनी सलाह नहीं।
AI से तैयार नीति का सारांश समीक्षा के बाद कैसा दिखता है?
40 कर्मचारियों वाले एक काल्पनिक डिज़ाइन स्टूडियो, लिंडनफील्ड स्टूडियो, का उदाहरण लें। मानव संसाधन प्रमुख कर्मचारियों के लिए स्टूडियो की मौजूदा अभिभावकीय अवकाश नीति का एक पन्ने का सारांश चाहती हैं। यह नीति आठ पन्नों की है।
पहले प्रयास में पूछा गया: 'कर्मचारियों के लिए हमारी अभिभावकीय अवकाश नीति का सारांश दें।' नीति संलग्न नहीं थी, इसलिए टूल ने पूरे विश्वास के साथ ऐसी नीतियों में आम तौर पर मिलने वाली बातों का सारांश दे दिया। इसमें यह दावा भी था कि कर्मचारियों को तय संख्या में हफ़्तों तक पूरा वेतन मिलता है। लिंडेनफ़ील्ड की नीति में ऐसा कुछ नहीं है; उसकी अतिरिक्त वेतन संबंधी शर्तें सेवा की अवधि पर निर्भर करती हैं। ऐसा सारांश कर्मचारियों में बाँटने से वे उम्मीदें बनती हैं जिनके लिए स्टूडियो ने सहमति नहीं दी है, और इससे विवाद हो सकता है।
दूसरे प्रयास में पूरी नीति चिपकाकर यह कहा गया: 'कर्मचारियों के लिए इसका सारांश सरल अंग्रेज़ी में 300 शब्दों से कम में दें। केवल वही इस्तेमाल करें जो नीति में कहा गया है। हर बिंदु के लिए खंड संख्या दें। ऐसे प्रश्नों की सूची बनाएँ जो कोई कर्मचारी पूछ सकता है, लेकिन जिनका उत्तर नीति में नहीं है।' परिणाम स्रोत के काफ़ी करीब था, और अनुत्तरित प्रश्नों की सूची सबसे उपयोगी हिस्सा साबित हुई: उसमें दो कमियाँ सामने आईं, जिन्हें मानव संसाधन प्रमुख ने बाद में स्टूडियो के रोज़गार सलाहकार के सामने रखा। अंतिम सारांश में एक पंक्ति जोड़कर कर्मचारियों को बताया गया कि लागू संस्करण के लिए पूरी नीति देखें।
क्या AI कर्मचारी सर्वेक्षण की टिप्पणियों का सुरक्षित ढंग से सारांश बना सकता है?
यह मदद कर सकता है, लेकिन सावधानी ज़रूरी है। खुली टिप्पणियों को विषयों के अनुसार समूहों में बाँटना मेहनत वाला काम है, जिसे AI काफ़ी हद तक ठीक करता है। लेकिन छोटी कंपनी में पहचान छिपी रहना मुश्किल है। 'ब्रिस्टल कार्यालय में अंशकालिक काम करने वाला एकमात्र व्यक्ति' का ज़िक्र करने वाली टिप्पणी नाम हटाने पर भी किसी की पहचान बता देती है, और तैयार किया गया सारांश उस विवरण को दोहरा सकता है।
टिप्पणियाँ कहीं भी भेजने से पहले पहचान उजागर करने वाली जानकारी हटा दें, स्वीकृत साधन और सदस्यता योजना का इस्तेमाल करें, और उद्धरणों के बजाय प्रमुख विषय तथा उनके उल्लेख की अनुमानित आवृत्ति माँगें। फिर टिप्पणियों से मिलान करके गिनती खुद जाँचें, क्योंकि AI साधन गलत गिनती कर सकते हैं और किसी राय के प्रचलन को बढ़ा-चढ़ाकर बता सकते हैं। नेतृत्व को प्रमुख विषय बताएँ; व्यक्तियों की जानकारी न दें।
देखना चाहते हैं कि यह किसी भूमिका से कैसे जुड़ता है?
टीम के लिए नियोजित परीक्षण के बारे में जानें ↗कर्मचारियों की कौन-सी जानकारी AI टूल में डाली जा सकती है?
लोग जितना मानते हैं, उससे कम। कर्मचारी रिकॉर्ड में व्यक्तिगत डेटा होता है, और उसमें से कुछ, जैसे स्वास्थ्य, जातीयता या श्रमिक संघ की सदस्यता से जुड़ा डेटा, कई देशों के डेटा संरक्षण कानूनों के तहत विशेष रूप से संवेदनशील माना जाता है। उसमें से कुछ भी किसी खास टूल में डाला जा सकता है या नहीं, यह आपके कानूनी आधार, उस योजना के लिए सेवा प्रदाता की शर्तों, डेटा कहाँ संसाधित होता है और आपकी अपनी नीति पर निर्भर करता है।
ज़्यादातर मानव संसाधन टीमों के लिए एक व्यावहारिक नियम: मसौदे नीतियों और टेम्पलेट के आधार पर बनाएँ, कर्मचारियों की फ़ाइलों के आधार पर नहीं। अगर किसी कार्य के लिए सचमुच व्यक्तिगत डेटा चाहिए, जैसे शिकायत की फ़ाइल का सारांश बनाना, तो यह फैसला अपने संगठन में डेटा सुरक्षा के ज़िम्मेदार व्यक्ति पर छोड़ें; काम के बीच में इसे आसान रास्ता मानकर न अपनाएँ। केवल नाम हटा देने से जानकारी पहचान-रहित नहीं हो जाती।
मानव संसाधन विभाग को AI से तैयार नीतियों और दिशानिर्देशों के मसौदों की जाँच कैसे करनी चाहिए?
मसौदे को पहले मूल दस्तावेज़ से मिलाएँ, फिर कानून और प्रभावित होने वाले लोगों के संदर्भ में जाँचें। नीचे दी गई सूची शुरुआती जाँच के लिए है; यह कानूनी प्रभाव वाली नीतियों की विशेषज्ञ समीक्षा का विकल्प नहीं है।
स्रोत से मिलान
हर अधिकार, पात्रता नियम, दिनों की संख्या और नोटिस अवधि स्वीकृत नीति से मेल खाते हैं।
न्यायिक क्षेत्राधिकार
मसौदे में किसी दूसरे देश के नियम शामिल नहीं किए गए हैं। AI टूल अक्सर अपने-आप किसी एक देश का रोज़गार कानून लागू कर देते हैं।
कुछ नहीं जोड़ा गया
ऐसे कोई नए लाभ, वादे या प्रक्रियाएँ शामिल नहीं हैं जिन्हें संगठन ने मंज़ूरी नहीं दी है।
सरल और निष्पक्ष भाषा
भाषा स्पष्ट और समावेशी है और किसी के लिंग, उम्र या पारिवारिक संरचना के बारे में कोई धारणा नहीं बनाती।
प्राधिकार
सारांश स्पष्ट करता है कि पूरी नीति ही निर्णायक दस्तावेज़ है और बताता है कि सवाल किससे पूछने हैं।
अंतिम स्वीकृति
कानूनी प्रभाव वाली नीतियाँ समीक्षा के लिए उसी व्यक्ति के पास जाएँ जो आम तौर पर उनकी समीक्षा करता है, जैसे कि कोई रोजगार सलाहकार।
छोटी टीम को मानव संसाधन के काम के लिए किन AI टूल पर विचार करना चाहिए?
मसौदे और सारांश बनाने के लिए, आपकी कंपनी द्वारा पहले से स्वीकृत सामान्य सहायक आम तौर पर पर्याप्त होता है। कई मानव संसाधन सूचना प्रणालियों में अब नीतियों से जुड़े सवालों के जवाब देने या दस्तावेज़ों के मसौदे बनाने के लिए AI सुविधाएँ शामिल हैं। वे सुविधाजनक हो सकती हैं, लेकिन विक्रेता से पूछें कि सुविधा कौन-सा डेटा पढ़ती है, क्या आपकी सामग्री उनके मॉडल को प्रशिक्षित करने में इस्तेमाल होती है, उसे कितने समय तक रखा जाता है और परिणाम कौन देख सकता है।
कर्मचारियों को अंक देने, उनकी रैंकिंग करने या निगरानी करने वाले उपकरणों के साथ सबसे अधिक सावधानी बरतें। ये मसौदा तैयार करने में मदद से आगे बढ़कर लोगों के बारे में निर्णय लेने लगते हैं, जिससे ऊपर बताए गए कानूनी और निष्पक्षता के सवाल उठते हैं।
मानव संसाधन के काम में AI कब गलत साधन होता है?
संवेदनशील बातचीत, जाँच-पड़ताल और ऐसे किसी भी संदेश के लिए AI सही उपकरण नहीं है जिसके लहजे को किसी व्यक्ति के बारे में संगठन का रुख समझा जा सकता हो। काम के प्रदर्शन से जुड़ी चिंता पर AI का बनाया पत्र उचित लग सकता है, फिर भी उस व्यक्ति और उसके पिछले घटनाक्रम को देखते हुए गलत हो सकता है।
जब काम करने के लिए कोई स्वीकृत स्रोत न हो, तब भी यह गलत टूल है। किसी सामान्य सहायक से यह पूछने पर कि आपकी छुट्टी की पात्रता या नोटिस अवधि क्या होनी चाहिए, एक भरोसेमंद लगने वाला जवाब मिलेगा, न कि आपकी नीति या आप पर लागू कानून।
बाकी सभी कर्मचारियों के AI प्रशिक्षण में मानव संसाधन विभाग की क्या भूमिका है?
कई छोटी कंपनियों में AI लागू करने की ज़िम्मेदारी मानव संसाधन विभाग की होती है, इसलिए पहले अभ्यास करना उपयोगी है। इस विभाग से अक्सर स्वीकार्य उपयोग की नीति लिखने, प्रशिक्षण की योजना बनाने और कर्मचारियों के सवालों के जवाब देने को कहा जाता है। EU AI Act के दायरे में आने वाले संगठनों के लिए, अनुच्छेद 4 AI प्रणालियों के प्रदाताओं और उन्हें उपयोग में लाने वालों से कहता है कि वे कर्मचारियों के ज्ञान और उपयोग के संदर्भ को ध्यान में रखते हुए उनकी AI साक्षरता को बढ़ावा देने के उपाय करें।
Tosheo.ai को उस काम में सहायता देने के लिए विकसित करने की तैयारी है। इसमें मानव संसाधन के लिए प्रस्तावित सीखने का क्रम, बाकी टीम के लिए भूमिका के अनुसार सीखने के क्रम और प्रबंधक के लिए कौशल में प्रगति का दृश्य होगा, जिसमें चैट का रिकॉर्ड नहीं दिखेगा। निर्माण अभी शुरू नहीं हुआ है, इसलिए इसे प्रस्तावित दायरा मानें। अगर आपके पास अभी कोई AI नीति नहीं है, तो नीचे दी गई नीति मार्गदर्शिका से शुरुआत करना बेहतर होगा।
स्रोत और दायरा
यूरोपीय आयोग की AI अधिनियम सहायता सेवा, विनियमन (EU) 2024/1689 अनुच्छेद 4, AI साक्षरता ↗