इस मार्गदर्शिका में क्या शामिल है और क्या नहीं?
यह गाइड अपने काम में AI इस्तेमाल करने वाले वित्त टीम के सदस्यों के लिए है: FP&A विश्लेषक, वित्तीय व्यवसाय साझेदार, प्रबंधन लेखाकार और रिपोर्ट, टिप्पणियाँ व विश्लेषण तैयार करने वाले वित्त प्रबंधक। यह ChatGPT, Claude, Gemini या Excel में Copilot जैसे टूल के साथ मसौदे तैयार करने, समझाने और जाँचने के बारे में है।
यह बैंकिंग या वित्तीय सेवा उद्योग में AI के बारे में नहीं है, जैसे धोखाधड़ी की पहचान, ऋण-पात्रता का आकलन, एल्गोरिदम से कारोबार या स्वचालित निवेश सलाह। वे ऐसे उत्पाद हैं जिन्हें प्रणालियों के रूप में बनाया और विनियमित किया जाता है, और उनसे अलग सवाल उठते हैं। लेखांकन और बहीखाते के काम की अपनी गाइड है, जिसका लिंक नीचे दिया गया है। यहाँ दी गई कोई भी बात निवेश, कर या लेखांकन संबंधी सलाह नहीं है।
वित्त टीमों को AI से सबसे ज़्यादा मदद कहाँ मिलती है?
AI सबसे ज़्यादा मदद तब करता है जब काम नए आँकड़े तैयार करने के बजाय पहले से मौजूद आँकड़ों को समझाना हो। यह भाषा और संरचना में अच्छा है, लेकिन अंकगणित करने और किसी आँकड़े में बदलाव की वजह जानने में भरोसेमंद नहीं है।
टिप्पणियों के मसौदे
जाँची हुई विचलन तालिका से प्रबंधन की टिप्पणी का पहला मसौदा तैयार करना, जिसे आप फिर सुधारें और पुष्टि किए गए कारण जोड़कर पूरा करें।
सूत्रों में सहायता
पहले से मिले किसी फ़ॉर्मूले को सरल अंग्रेज़ी में समझाना, अधिक स्पष्ट संरचना सुझाना या मान खोजने का फ़ॉर्मूला लिखना, फिर ज्ञात मानों के साथ उसकी जाँच करना।
दस्तावेज़ों के सारांश
लंबे अनुबंध, पट्टे या निदेशक मंडल के दस्तावेज़ से मॉडल के लिए ज़रूरी शर्तों का सार निकालना और धाराओं के संदर्भ बनाए रखना।
समीक्षा के सवाल
किसी पूर्वानुमान पर बारीकी से सवाल उठाने वाला मुख्य वित्त अधिकारी क्या पूछ सकता है, इसकी सूची बनाना, ताकि आप जवाब तैयार कर सकें।
वित्त विभाग से बाहर के सहकर्मियों को समझाना
बजट की व्याख्या को ऐसे विभाग प्रमुख के लिए दोबारा लिखना, जो लाभ-हानि विवरण नहीं पढ़ते।
AI से तैयार अंतर के विश्लेषण पर टिप्पणी जाँच के बाद कैसी दिखती है?
मार्लो आउटडोर कैंपिंग के उपकरण बेचने वाला एक काल्पनिक खुदरा विक्रेता है। इसकी अक्टूबर की प्रबंधन रिपोर्ट में राजस्व का बजट 420 (हज़ारों में) और वास्तविक राजस्व 388 है, जबकि विपणन खर्च का बजट 60 और वास्तविक खर्च 71 है। विश्लेषक ने तालिका को एक सहायक में पेस्ट किया और 'अक्टूबर के प्रदर्शन पर टिप्पणी' माँगी।
मसौदे में कहा गया था कि राजस्व 8.2 प्रतिशत घटा है 'क्योंकि मौसमी माँग कमज़ोर रही', कि मार्केटिंग में अधिक खर्च 'शरद ऋतु के अभियान में निवेश को दर्शाता है, जिससे नवंबर में बेहतर नतीजे आने चाहिए', और कुल स्थिति को 'मोटे तौर पर तय राह पर' बताया गया था। दोबारा गणना करने पर राजस्व में कमी 32 निकली, जो बजट का 7.6 प्रतिशत है, 8.2 नहीं। मार्केटिंग का खर्च बजट से 11 अधिक था, यानी 18.3 प्रतिशत। तालिका में मौसम के असर या शरद ऋतु के अभियान का कोई ज़िक्र नहीं था, और 'नवंबर में बेहतर नतीजे आने चाहिए' एक ऐसा पूर्वानुमान है जो किसी ने किया ही नहीं था।
विश्लेषक ने प्रॉम्प्ट दोबारा लिखा: 'केवल इस तालिका का इस्तेमाल करके हर अंतर को राशि और प्रतिशत में बताएँ। कारण या पूर्वानुमान न दें। हर अंतर की व्याख्या करने से पहले मुझे जिन सवालों के जवाब चाहिए, उनकी सूची बनाएँ।' नए मसौदे में संख्याएँ सही थीं और उपयोगी सवाल पूछे गए थे: क्या मार्केटिंग में ज़्यादा खर्च चालानों के समय में अंतर से जुड़ा था, और क्या राजस्व की कमी किसी एक माध्यम तक सीमित थी? विश्लेषक ने बहीखाते और ऑनलाइन बिक्री की रिपोर्ट से इनके जवाब निकाले, फिर पुष्टि किए गए कारण अपने शब्दों में जोड़े।
इससे अपनाने वाली आदत है काम को दो हिस्सों में बाँटना। टूल को संरचना और शब्दावली तय करने दें। गणना और कारण की व्याख्या स्रोत के आधार पर खुद करें।
आप स्प्रेडशीट के साथ AI का सुरक्षित इस्तेमाल कैसे करते हैं?
AI के लिखे फ़ॉर्मूलों को किसी नए सहकर्मी के फ़ॉर्मूलों की तरह लें: उपयोगी, लेकिन भरोसा करने से पहले जाँचना ज़रूरी। Microsoft के अनुसार Excel में Copilot कार्यपत्रकों में बदलाव कर सकता है, फ़ॉर्मूले बना सकता है, चार्ट और पिवट तालिकाएँ बना सकता है और संपादन, योजना या चैट मोड में काम कर सकता है। Microsoft यह भी कहता है कि उसके किए जाने वाले बदलावों पर नियंत्रण आपके पास रहता है। योजना मोड, जो संपादन से पहले तरीका सुझाता है, किसी भी महत्वपूर्ण काम के लिए अधिक सुरक्षित शुरुआती विकल्प है।
हर नए सूत्र को कुछ ऐसी पंक्तियों पर जाँचें जिनके जवाब आपको पहले से मालूम हों। इनमें कोई असामान्य स्थिति भी शामिल करें, जैसे खाली सेल, ऋणात्मक मान या महीने के आखिरी दिन की तारीख। देखें कि कहीं संदर्भों की जगह संख्याएँ सीधे तो नहीं लिखी गई हैं, चयनित दायरे पूरे डेटा से पहले ही तो नहीं समाप्त हो जाते, या खोज बिना बताए केवल पहला मिलान तो नहीं लौटा देती। अगर कोई सामान्य AI सहायक सूत्र सुझाता है, तो उसे कार्यपुस्तिका की एक प्रति में चिपकाएँ, इस्तेमाल हो रहे मूल मॉडल में नहीं।
देखना चाहते हैं कि यह किसी भूमिका से कैसे जुड़ता है?
टीम के लिए नियोजित परीक्षण के बारे में जानें ↗AI के किए गए वित्तीय विश्लेषण की जाँच कैसे करनी चाहिए?
इसे ऐसे जाँचें जैसे किसी आत्मविश्वासी कनिष्ठ कर्मचारी ने बहीखाते तक पहुँच के बिना इसे तैयार किया हो। NIST की जनरेटिव AI प्रोफ़ाइल में मनगढ़ंत जानकारी को ऐसी गलत या झूठी सामग्री तैयार करने के रूप में बताया गया है जिसे पूरे विश्वास के साथ पेश किया जाता है, और आत्मविश्वास से लिखे गए वित्तीय पाठ में ही इसे नज़रअंदाज़ कर देना आसान होता है।
दोबारा गणना करें
स्रोत से हर कुल योग, अंतर और प्रतिशत की दोबारा गणना करें—मन में नहीं, स्प्रेडशीट में।
इकाइयाँ और अवधियाँ
पुष्टि करें कि आँकड़े हजारों में हैं या इकाइयों में, महीने के हैं या वर्ष की शुरुआत से अब तक के, और बजट के किस संस्करण से तुलना की जा रही है।
धन और ऋण चिह्नों के नियम
जाँचें कि अनुकूल और प्रतिकूल का इस्तेमाल सही जगह हुआ है, खासकर लागत वाली मदों में।
कारण बनाम बदलाव
किसी आँकड़े में बदलाव क्यों हुआ, इसकी कोई भी व्याख्या हटा दें, जब तक आपने किसी दूसरे स्रोत से उसकी पुष्टि न कर ली हो।
पूर्वानुमान की भाषा
'होना चाहिए', 'होगा' और 'होने की उम्मीद है' जैसे शब्द हटा दें, जब तक कि पूर्वानुमान मौजूद न हो और उसे मंज़ूरी न मिली हो।
क्रमिक रिकॉर्ड
स्रोत तालिका, अपनी दोबारा की गई गणना और अंतिम पाठ साथ रखें, ताकि समीक्षक उन्हें समझ सके।
क्या वित्तीय कामों के लिए कोई ChatGPT है, और वित्तीय विश्लेषण के लिए कौन-सा AI सबसे अच्छा है?
वित्त के लिए कोई एक ऐसा संस्करण नहीं है जो स्पष्ट रूप से सबसे अच्छा हो। वित्त टीमें आम तौर पर तीन तरह के टूलों में से चुनती हैं: फ़ाइल विश्लेषण सुविधाओं वाले सामान्य सहायक, गणना पत्रक में अंतर्निहित AI जैसे Excel में Copilot, और वित्त व योजना सॉफ़्टवेयर के भीतर मौजूद AI सुविधाएँ। सही विकल्प इस बात पर अधिक निर्भर करता है कि आपका डेटा अभी कहाँ रखा है और आपकी कंपनी ने किसे स्वीकृति दी है, न कि इस महीने कौन सा मॉडल क्रमसूची में सबसे ऊपर है।
आप चाहे जो भी इस्तेमाल करें, प्लान की शर्तों में देखें कि अपलोड की गई फ़ाइलें कैसे रखी जाती हैं और क्या उनकी सामग्री का इस्तेमाल मॉडल को बेहतर बनाने के लिए होता है। प्रबंधन रिपोर्टों का संकलन किसी निजी खाते पर अपलोड करना, किसी स्वीकृत व्यावसायिक कार्यक्षेत्र में उसका विश्लेषण करने से अलग है।
वित्त से जुड़ी कौन-सी जानकारी AI टूल में नहीं डालनी चाहिए?
ऐसी कोई चीज़ शामिल न करें जिसे आपकी कंपनी ने उस टूल के लिए मंज़ूरी नहीं दी है। अप्रकाशित नतीजों, वेतन भुगतान और व्यक्तिगत वेतन के डेटा, सौदों और अधिग्रहण से जुड़े काम, बैंक विवरण और कीमतों को प्रभावित कर सकने वाली जानकारी के मामले में सबसे अधिक सख्ती बरतें। सूचीबद्ध कंपनियों की अंदरूनी जानकारी पर ऐसे नियम लागू होते हैं जो किसी टूल के सुविधाजनक होने से नहीं बदलते।
एक व्यावहारिक आदत यह है कि काल्पनिक या पहचान-रहित किए गए डेटा पर अभ्यास करें और ढाँचा बनाएँ, फिर तैयार फ़ॉर्मूले या टेम्पलेट को मंज़ूरशुदा प्रणालियों के भीतर असली फ़ाइल पर लागू करें।
वित्त टीमों को AI का इस्तेमाल कब नहीं करना चाहिए?
AI के उत्तर को रिपोर्ट में दिए गए किसी आँकड़े, तथ्य के रूप में पेश किए गए पूर्वानुमान या लेखा-परीक्षा के साक्ष्य का स्रोत न बनाएँ। लेखांकन की पद्धति, कर संबंधी रुख या निवेश तय करने के लिए इसका इस्तेमाल न करें। यह किसी योग्य सलाहकार से पूछे जाने वाले सवाल का मसौदा बनाने में आपकी मदद कर सकता है, जो अक्सर इसका सबसे उपयोगी काम होता है।
छोटी और जानी-पहचानी गणनाओं के लिए भी इसका इस्तेमाल फ़ायदेमंद नहीं है। चैट में अंतर की गणना लिखने और जवाब जाँचने में फ़ॉर्मूला लिखने से ज़्यादा समय लगता है।
वित्त टीम यह कौशल कैसे विकसित कर सकती है?
Marlow Outdoor अभ्यास या उसके जैसे किसी अभ्यास को टीम के लिए अभ्यास कार्य बनाएँ: सभी को एक ही तालिका और AI का मसौदा दें, और हर व्यक्ति से उसके किए सुधारों की छोटी सूची लें। सुधारों से पता चलता है कि कौन दोबारा गणना करता है और कौन लिखे हुए विवरण पर भरोसा करता है।
Tosheo.ai में वित्त के लिए एक प्रस्तावित सीखने का क्रम शामिल करने की तैयारी है। इसमें इस तरह के कार्य, स्पष्ट मूल्यांकन मानदंडों के आधार पर प्रतिक्रिया और प्रबंधक के लिए चैट के रिकॉर्ड के बिना कौशल में प्रगति का दृश्य होगा। निर्माण अभी शुरू नहीं हुआ है, इसलिए यह प्रस्तावित दायरा है, चालू सेवा नहीं, और ये पाठ पेशेवर वित्त प्रशिक्षण या सलाह नहीं हैं।
स्रोत और दायरा
NIST, कृत्रिम बुद्धिमत्ता जोखिम प्रबंधन ढाँचा: जनरेटिव AI प्रोफ़ाइल (NIST AI 600-1), जुलाई 2024 ↗