பெரும்பாலான தகவல் பலகைகள் முடிவுகளை மாற்ற ஏன் தவறுகின்றன?
பெரும்பாலான கண்காணிப்புப் பலகைகள் தோல்வியடைவதற்குக் காரணம், அளவிடக்கூடிய அனைத்தையும் அவை காட்டுவதுதான். இதனால் எந்த எண்களின் அடிப்படையில் நடவடிக்கை எடுக்க வேண்டும் என்பதை யாராலும் கண்டறிய முடிவதில்லை. மேலும், பல வரைபடங்களுக்கு ஒரு மாற்றம் நல்லதா கெட்டதா என்பதைத் தீர்மானிக்க உதவும் பொறுப்பாளரோ இலக்கோ இருப்பதில்லை.
வணிக வளாகங்களைச் சுத்தம் செய்யும் 45 பேர் கொண்ட பிரைட்ஸ்டெப் ஃபெசிலிட்டீஸ் என்ற கற்பனை நிறுவனத்தை எடுத்துக்கொள்ளுங்கள். அதன் செயல்பாட்டு இயக்குநர் அமாராவிடம், நான்கு தாவல்களில் 34 வரைபடங்கள் கொண்ட ஒரு தகவல் பலகை ஒப்படைக்கப்படுகிறது. திங்கட்கிழமை கூட்டத்தில் அவர் எழுதிய குறிப்புகள்: 'தாவல் 1-ஐத் தாண்டி யாரும் பார்ப்பதில்லை. வருவாய் வரைபடம் மாத அடிப்படையில் உள்ளது, புகார் வரைபடம் வார அடிப்படையில் உள்ளது; ஒப்பிட முடியவில்லை. வாடிக்கையாளரை இழந்ததாகக் கருதுவதற்கு மூன்று வெவ்வேறு வரையறைகள் உள்ளன. எங்கும் இலக்குகள் இல்லை. பணிகளின் எண்ணிக்கை ஏன் குறைந்தது என்று விற்பனைக் குழு கேட்டது; அது மோசமான அறிகுறியா என்று யாருக்கும் தெரியவில்லை.' ஒவ்வொரு வாரமும் என்ன செய்ய வேண்டும் என்பதை நிர்வாகக் குழு முடிவெடுக்கப் பயன்படுத்தும் ஒரே திரை அவருக்குத் தேவை.
கண்காணிப்புப் பலகைக்கான KPIகளைப் படிப்படியாக எப்படித் தேர்ந்தெடுப்பது?
குழு எடுக்கும் முடிவுகளிலிருந்து தொடங்கி KPI அளவீடுகளைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின்னர் ஒவ்வொரு முடிவையும் மாற்றக்கூடிய ஒன்று அல்லது இரண்டு அளவீடுகளைத் தேர்ந்தெடுத்து, ஒவ்வொன்றுக்கும் ஒரு பொறுப்பாளர், வரையறை மற்றும் இலக்கை நிர்ணயிக்கவும். கீழே உள்ள படிகள், பட்டியலை வேண்டுமென்றே சுருக்கமாக வைத்திருக்கின்றன.
1. மீண்டும் மீண்டும் எடுக்கப்படும் முடிவுகளைப் பட்டியலிடுங்கள்
பிரைட்ஸ்டெப்பில்: அடுத்த மாதம் எத்தனை துப்புரவுப் பணியாளர்களைப் பணியில் ஒதுக்குவது, எந்த வாடிக்கையாளர்களுக்குச் சேவை தொடர்பான அழைப்பு தேவை, விற்பனை முயற்சியை எங்கே கவனம் செலுத்துவது, தரம் குறைந்துவருகிறதா என்பவை.
2. ஒவ்வொரு முடிவுக்கும் ஓர் அளவீட்டைத் தேர்ந்தெடுங்கள்
ஒவ்வொரு முடிவுக்கும், அதை மாற்றக்கூடிய அளவீட்டைத் தேர்ந்தெடுங்கள். மொத்தம் நான்கு முதல் ஏழு KPI அளவீடுகளை வைத்திருக்க முயலுங்கள். எந்த முடிவுக்கும் உதவாத தகவல் அறிக்கையில் இருக்க வேண்டும்; கண்காணிப்புப் பலகையில் அல்ல.
3. முன்னோக்குக் குறிகாட்டிகளுடன் பின்னோக்குக் குறிகாட்டிகளை இணைத்துப் பாருங்கள்
மாதாந்திர வருவாய் அல்லது இழந்த வாடிக்கையாளர்கள் போன்ற பின்தங்கிய குறிகாட்டிகள் ஏற்கெனவே நடந்ததை உறுதிப்படுத்துகின்றன. இந்த வாரம் அனுப்பிய விலைப்புள்ளிகள் அல்லது தவறவிட்ட சந்திப்புகள் போன்ற முன்னோடிக் குறிகாட்டிகள் முன்கூட்டியே மாறி, நடவடிக்கை எடுக்க நேரம் தருகின்றன. ஒவ்வொரு பின்தங்கிய KPI-க்கும் குறைந்தது ஒரு தொடர்புடைய முன்னோடிக் குறிகாட்டி இருக்க வேண்டும்.
4. ஒவ்வொரு KPI-யையும் ஒருமுறை வரையறுக்கவும்
ஒரே வரையறை, தரவு மூலம், அது எவ்வளவு அடிக்கடி புதுப்பிக்கப்படுகிறது, அதற்கு யார் பொறுப்பு ஆகியவற்றை எழுதுங்கள். 'வாடிக்கையாளரை இழந்தது' என்பது, ஒப்பந்தம் முடிந்து 30 நாட்களுக்குள் புதுப்பிக்கப்படவில்லை என்பதையே அனைவருக்கும் குறிக்கும்.
5. ஓர் இலக்கை அல்லது வரம்பை அமைக்கவும்
இலக்கு இல்லாத ஓர் எண், நடவடிக்கை எடுக்க வேண்டுமா என்பதை யாருக்கும் சொல்லாது. ஒவ்வொரு KPI அளவீட்டிற்கும் ஓர் இலக்கையும் எச்சரிக்கை வரம்பையும் சேர்க்கவும்.
KPI தகவல் பலகையை எப்படி அமைக்க வேண்டும்?
KPI கண்காணிப்புப் பலகையில் முக்கிய அளவீடுகளை மேலே வையுங்கள். ஒவ்வொன்றையும் அதன் இலக்குடனும் முந்தைய காலப்பகுதியுடனும் ஒப்பிட்டுக் காட்டுங்கள். அவற்றை விளக்கும் முன்னோடிக் குறிகாட்டிகளை அதற்குக் கீழே வையுங்கள். ஒரே கிளிக்கில் விவரங்களைப் பார்க்க வசதி செய்யுங்கள். எண்களை ஒப்பிட வசதியாக, ஒரு வரிசை முழுவதும் ஒரே காலப்பகுதியைப் பயன்படுத்துங்கள்.
கடைசியாகப் புதுப்பிக்கப்பட்ட தேதி, தரவு மூலம், அறியப்பட்ட வரம்புகள் பற்றிய சிறு குறிப்பு ஆகியவற்றைக் காட்டுங்கள். எடுத்துக்காட்டாக, '3 November முதல் தொலைபேசி வழியாகப் பதிவு செய்யப்பட்ட புகார்கள் மட்டும்'. ஐக்கிய இராச்சியத்தின் புள்ளிவிவர ஒழுங்குமுறை அலுவலகத்தின் பொதுத்துறைத் தரவுப் பலகைகளுக்கான வழிகாட்டுதலும் இதேபோன்ற நடைமுறைகளை விவரிக்கிறது: தரவு மூலத்திற்கான தெளிவான இணைப்புகள், பலங்கள் மற்றும் வரம்புகள் பற்றிய தகவல்கள், குறிப்பிடப்பட்ட புதுப்பிப்பு அட்டவணை ஆகியவை. இவை தனியார் நிறுவனக் குழுக்களுக்கும் அதே அளவு பயனுள்ளவை. நிலையைத் தெரிவிக்க நிறம் மட்டுமே பயன்படுத்தப்படவில்லை என்பதைச் சரிபாருங்கள். அப்போதுதான் தரவுப் பலகையை அனைவரும் படித்துப் புரிந்துகொள்ள முடியும்.
பலவீனமான KPI தொகுப்பும் மேம்படுத்தப்பட்ட தொகுப்பும் எப்படி இருக்கும்?
பலவீனமான பதிப்பு 34 விளக்கப்படங்களையும் வைத்துக்கொண்டு, 'முதல் 10' என்ற தாவலைச் சேர்க்கிறது. திங்கட்கிழமைக் கூட்டத்தில் எண்கள் எதைக் குறிக்கின்றன என்ற விவாதம் அப்போதும் தொடர்கிறது.
மேம்படுத்தப்பட்ட பதிப்பில் ஒரே திரையில் ஆறு KPI உள்ளன. மேல் வரிசையில், கடந்த முடிவுகளைக் காட்டுபவை: இலக்குடன் ஒப்பிடப்பட்ட மாதாந்திரத் தொடர் வருவாய்; இந்தக் காலாண்டில் இழந்த வாடிக்கையாளர்கள். இரண்டாவது வரிசையில், வரவிருக்கும் முடிவுகளை முன்காட்டுபவை: 25 என்ற இலக்குடன் ஒப்பிடப்பட்ட இந்த வாரம் அனுப்பிய விலைப்புள்ளிகள்; இந்த வாரம் தவறவிட்ட அல்லது தாமதமான வருகைகள், வரம்பு 3%; ஐந்து நாட்களுக்கு மேலாகத் தீர்க்கப்படாத புகார்கள்; அடுத்த மாதம் முன்பதிவு செய்யப்பட்ட நேரத்துடன் ஒப்பிடப்பட்ட துப்புரவுப் பணியாளர்களுக்கு ஒதுக்கப்பட்ட பணி நேரம். ஒவ்வொரு கட்டத்திலும் பொறுப்பாளரின் பெயரின் முதலெழுத்துகளும் விவரங்களுக்கான இணைப்பும் உள்ளன. வேலைகளின் எண்ணிக்கை குறைந்தபோது, விற்பனைப் பணியிடம் காலியாக இருந்ததால் மூன்று வாரங்களுக்கு முன்பே விலைப்புள்ளிகள் குறைந்திருந்ததை அணியால் பார்க்க முடிந்தது. அது அவர்கள் நடவடிக்கை எடுக்கக்கூடிய ஒரு காரணமாக இருந்தது.
தகவல் பலகைக்கான விளக்கக் குறிப்புகளை AI மூலம் வரைந்து, அவற்றை எப்படிச் சரிபார்ப்பது?
தரவுப் பலகையின் கீழுள்ள சிறிய விளக்கக் குறிப்பை வரைய AI-க்கு எண்கள், வரையறைகள், இலக்குகள் ஆகியவற்றைக் கொடுங்கள். இலக்கு மற்றும் முந்தைய காலகட்டத்துடன் ஒப்பிடும்போது ஏற்பட்ட மாற்றங்களை விவரிக்கச் சொல்லுங்கள்; அதற்குத் தெரியாத காரணங்களை விளக்க வேண்டாம் என்று கூறுங்கள். பிறகு, அது குறிப்பிடும் ஒவ்வொரு எண்ணையும் தரவுப் பலகையுடன் ஒப்பிட்டுச் சரிபாருங்கள்.
'பருவகாலத் தேவை காரணமாக வருவாய் குறைந்தது' போன்ற, யாரும் சரிபார்க்காத ஆனால் நம்பத்தகுந்ததாகத் தோன்றும் காரணங்களை AI வரைவுகள் அடிக்கடி சேர்க்கின்றன. எந்த விளக்கத்தையும் KPI பொறுப்பாளருக்கான கேள்வியாகக் குறிக்கும்படி உதவியாளரிடம் கேளுங்கள். உங்கள் நிறுவனம் அனுமதிக்காத கருவியில் வாடிக்கையாளர் பெயர்களையோ தனிப்பட்ட தரவையோ ஒட்ட வேண்டாம்; விளக்கக் குறிப்புகளுக்கு மொத்தத் தொகைகளும் வரையறைகளும் போதும்.
ஒரு கண்காணிப்புப் பலகை அதன் நோக்கத்தை நிறைவேற்றுகிறதா என்பதை எப்படிச் சரிபார்ப்பது?
ஒரு மாதத்திற்குப் பிறகு, தரவுப் பலகை எந்த முடிவுகளை மாற்றியது என்று கேட்டுச் சரிபாருங்கள். ஒரு KPI ஒரு கேள்வியைக்கூட எழுப்பவில்லை அல்லது ஒரு நடவடிக்கையைக்கூடத் தூண்டவில்லை என்றால், அதை மாற்றுங்கள். ஒவ்வொரு தரவுப் பகுதியிலும் பொறுப்பாளர், வரையறை, இலக்கு ஆகியவை உள்ளனவா, வரிசைகள் அனைத்திலும் காலகட்டங்கள் பொருந்துகின்றனவா, திரையில் இல்லாத எண்ணிக்கையையோ காரணத்தையோ AI விளக்கவுரை சேர்க்கவில்லையா என்பதை உறுதிப்படுத்துங்கள்.
தரவுக் காட்சிப்பலகைகள் மற்றும் முக்கிய செயல்திறன் குறிகாட்டிகளில் ஏற்படும் பொதுவான தவறுகள் என்ன?
ஒரு முடிவெடுக்க உதவுவதை அளவிடாமல், எண்ணுவதற்கு எளிதானதைப் பின்தொடர்வதே மிகவும் பொதுவான தவறு. பிற தவறுகள்: நடந்துமுடிந்ததை மட்டுமே காட்டும் அளவீடுகளைப் பயன்படுத்துவதால், சரிசெய்ய முடியாத அளவு தாமதமாகச் சிக்கல்கள் தெரிவது; ஒரே KPI-க்குப் பல வரையறைகள் இருப்பது; இலக்குகள் இல்லாதது; வாராந்திர மற்றும் மாதாந்திர எண்களை ஒரே வரிசையில் கலப்பது; முடிவை மேம்படுத்துவதற்குப் பதிலாக எண்ணை மேம்படுத்துமளவுக்கு ஒரு KPI-க்கு அதிக வெகுமதி அளிப்பது. எடுத்துக்காட்டாக, இலக்கை எட்டுவதற்காகப் புகார்களை முன்கூட்டியே முடித்துவைப்பது.
Tosheo.ai தளத்தில் இந்தப் பாடம் எந்தப் பகுதியில் இடம்பெறுகிறது?
இந்தப் பாடம் தரவு அறிவியல் படிப்பின் தரவு அறிவியல் மற்றும் பகுப்பாய்வு வகைப்பாட்டில், தொடர்பும் காரணமும் பற்றிய பாடத்திற்குப் பிறகு வருகிறது. Tosheo.ai-இன் செய்முறைப் பணியில், கற்பனையான, தகவல் நெரிசல் மிகுந்த ஒரு தகவல் பலகையை முடிவெடுக்க உதவும் KPI தொகுப்பாகச் சுருக்கி, AI உதவியுடன் விளக்கக் குறிப்பை எழுத வேண்டும். இலக்குகள், வரையறைகள், ஆதாரமற்ற காரணங்கள் ஆகியவற்றை மதிப்பீட்டு வழிகாட்டியின் அடிப்படையிலான பின்னூட்டம் சரிபார்க்கும். இது பகுப்பாய்வாளர்களுக்கும் மேலாளர்களுக்குமான தொழில்முறை அடித்தளம்; குறிப்பிட்ட ஒரு வணிக நுண்ணறிவுத் தயாரிப்பைப் பற்றிய படிப்பு அல்ல.