ജോലിക്കുള്ള Copilot നിർദേശങ്ങൾ: ശരിയായ ഉറവിടത്തിലേക്ക് നയിക്കുന്ന ഉദാഹരണങ്ങൾ

നല്ലൊരു Copilot നിർദേശത്തിന്റെ സവിശേഷതകൾ എന്തൊക്കെയാണ്?

Copilot-നുള്ള നിർദേശത്തിന്റെ നാല് ഭാഗങ്ങൾ Microsoft വിവരിക്കുന്നു: ലക്ഷ്യം, പശ്ചാത്തലം, ഉറവിടം, പ്രതീക്ഷകൾ. വ്യക്തമായ ലക്ഷ്യം മാത്രമാണ് നിർബന്ധം. എന്നാൽ പൊതുവായ ഒരു മറുപടിയെ നിങ്ങൾക്ക് ഉപയോഗിക്കാവുന്ന ഒന്നാക്കി മാറ്റുന്നത് മറ്റ് മൂന്ന് ഭാഗങ്ങളാണ്.

Copilot എന്ത് ചെയ്യണമെന്നാണ് നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നത് എന്നതാണ് ലക്ഷ്യം. എന്തുകൊണ്ടാണ് അത് ആവശ്യമെന്നും ആരൊക്കെയാണ് ഉൾപ്പെട്ടിരിക്കുന്നതെന്നും വ്യക്തമാക്കുന്നതാണ് പശ്ചാത്തലം. അറ്റാച്ച് ചെയ്ത ഫയൽ, വെബ് പേജ്, അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ ജോലിസംബന്ധമായ ഇമെയിലുകൾ, ചാറ്റുകൾ, ഫയലുകൾ എന്നിവ പോലെ Copilot ആശ്രയിക്കേണ്ട വിവരങ്ങളാണ് ഉറവിടം. മറുപടിയുടെ രൂപമോ ശൈലിയോ വ്യക്തമാക്കുന്നതാണ് പ്രതീക്ഷകൾ. ജോലിക്കായി നൽകുന്ന നിർദേശത്തിന് Microsoft നൽകുന്ന ഉദാഹരണത്തിൽ ലക്ഷ്യവും പശ്ചാത്തലവും പ്രതീക്ഷകളും ഒന്നിച്ചുണ്ട്: ഓഫീസിലും വീട്ടിലുമായി ജോലി ചെയ്യുന്നവർക്കുള്ള സമയനിയന്ത്രണ പരിശീലനകൈപ്പുസ്തകത്തിന്റെ രൂപരേഖ, സൗഹൃദപരമായ ശൈലിയിൽ.

ശരിയായ ഫയലോ ഇമെയിലോ Copilot-ന് എങ്ങനെ ചൂണ്ടിക്കാണിക്കാം?

Microsoft 365 Copilot Chat-ൽ, ഒരു ഫോർവേഡ് സ്ലാഷ് ടൈപ്പ് ചെയ്തശേഷം പരാമർശിക്കേണ്ട വ്യക്തിയുടെയോ ഫയലിന്റെയോ യോഗത്തിന്റെയോ ഇമെയിലിന്റെയോ പേര് ടൈപ്പ് ചെയ്യാൻ തുടങ്ങുക. ഉറവിടത്തെ വിവരിക്കുന്നതിനെക്കാൾ ഇങ്ങനെ പേരെടുത്ത് സൂചിപ്പിക്കുന്നത് കൂടുതൽ വിശ്വസനീയമാണ്. കാരണം നിങ്ങൾ ഉദ്ദേശിച്ച രേഖ ഏതാണെന്ന് Copilot ഊഹിക്കേണ്ടിവരില്ല.

നിങ്ങൾക്ക് എന്തെല്ലാം പരാമർശിക്കാനാകും എന്നത് നിങ്ങളുടെ ലൈസൻസിനെയും ക്രമീകരണങ്ങളെയും ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു. Microsoft-ന്റെ സഹായ പേജ് പറയുന്നതനുസരിച്ച്, Microsoft Copilot ലൈസൻസ് ഉണ്ടായിരിക്കുകയും Work IQ പ്രവർത്തനക്ഷമമാക്കിയിരിക്കുകയും ചെയ്താൽ ആളുകൾ, ഫയലുകൾ, മീറ്റിംഗുകൾ, ഇമെയിലുകൾ എന്നിവ ലഭ്യമാണ്; Work IQ പ്രവർത്തനരഹിതമാക്കിയിരിക്കുകയോ Microsoft Copilot ലൈസൻസ് ഇല്ലാതിരിക്കുകയോ ചെയ്താൽ ഫയലുകൾ മാത്രമേ പരാമർശിക്കാനാകൂ. സഹപ്രവർത്തകന് ഫലിച്ച ഒരു നിർദേശം നിങ്ങൾക്ക് ഫലിക്കുന്നില്ലെങ്കിൽ, ആദ്യം ഇത് പരിശോധിക്കുക. ഒരു നിർദേശത്തിന്റെ അവസാന ഭാഗങ്ങൾക്ക് കൂടുതൽ ഊന്നൽ ലഭിക്കാൻ സാധ്യതയുണ്ടെന്നും Microsoft വ്യക്തമാക്കുന്നു. അതിനാൽ സ്രോതസ്സുകളെക്കുറിച്ചുള്ള പരാമർശങ്ങൾ അവസാന ഭാഗത്തേക്ക് ചേർക്കാൻ നിർദേശിക്കുന്നു.

Outlook, Teams, Word, PowerPoint എന്നിവയ്ക്കായി Copilot-ന് നൽകാവുന്ന നല്ല നിർദേശങ്ങൾ ഏതെല്ലാം?

താഴെയുള്ള നിർദേശങ്ങൾ ലക്ഷ്യം, പശ്ചാത്തലം, ഉറവിടം, പ്രതീക്ഷകൾ എന്ന ക്രമം പിന്തുടരുന്നു. ചതുര ബ്രാക്കറ്റുകളിലുള്ള ഭാഗങ്ങൾ മാറ്റി പൂരിപ്പിക്കുക. നിങ്ങളുടെ ലൈസൻസ് അനുവദിക്കുന്നിടത്ത്, പേരുപറഞ്ഞ ഉറവിടം ചേർക്കാൻ ഫോർവേഡ് സ്ലാഷ് ഉപയോഗിക്കുക. Teams യോഗം സംഗ്രഹിക്കുക, Outlook-ൽ ഒരു ചെറിയ നന്ദിക്കുറിപ്പ് എഴുതുക, Word-ലെ ഒരു ഖണ്ഡിക മാറ്റിയെഴുതുക, അവതരണം തയ്യാറാക്കുക എന്നിവയുൾപ്പെടെ സമാന ജോലികൾ Microsoft അതിന്റെ ഉദാഹരണങ്ങളിൽ പട്ടികപ്പെടുത്തുന്നു.

പരിശോധിച്ച ഒരു Copilot മറുപടി എങ്ങനെയിരിക്കും?

അവലോകനം ചെയ്യുന്ന മറുപടി, Copilot-ന് നിർദേശിച്ച ഉറവിടങ്ങളുമായി ഒത്തുനോക്കണം. നിങ്ങളുടെ ഫയലുകളെ അടിസ്ഥാനമാക്കുന്നു എന്നതുകൊണ്ട് മാത്രം മറുപടി ശരിയാകില്ല. Copilot-ന്റെ മറുപടികൾ കൃത്യമല്ലാതാകാമെന്നും അവ അവലോകനം ചെയ്ത് ശരിയാണെന്ന് ഉറപ്പാക്കണമെന്നും Microsoft വ്യക്തമായി പറയുന്നു.

60 പേരുള്ള ഒരു സാങ്കൽപ്പിക സോഫ്റ്റ്‌വെയർ കമ്പനിയായ നോർത്ത്‌ഗേറ്റ് സിസ്റ്റംസിനെ പരിഗണിക്കുക. ഒരു കരാർ പുതുക്കൽ ചർച്ചയിൽ ഉപഭോക്തൃ വിജയ വിഭാഗത്തിന്റെ മേധാവി Teams സംഗ്രഹ നിർദേശം ഉപയോഗിച്ചു. രണ്ട് വർഷത്തേക്ക് പുതുക്കാൻ ഉപഭോക്താവ് സമ്മതിച്ചുവെന്നും പ്രിയ കരാർ അയയ്ക്കുമെന്നും Copilot-ന്റെ സംഗ്രഹം പറഞ്ഞു. എന്നാൽ യോഗത്തിന്റെ ലിഖിതരേഖയിൽ, വില സ്ഥിരീകരിച്ചാൽ രണ്ട് വർഷത്തെ കാലാവധി പരിഗണിക്കാമെന്നാണ് ഉപഭോക്താവ് പറഞ്ഞതെന്നും, കരാറല്ല, വിലയുടെ സംഗ്രഹമാണ് അയയ്ക്കാമെന്ന് പ്രിയ പറഞ്ഞതെന്നും വ്യക്തമായിരുന്നു.

പരിശോധിച്ച സംഗ്രഹം ഇങ്ങനെയാണ്: വില സ്ഥിരീകരിക്കുന്നതിന് വിധേയമായി രണ്ട് വർഷത്തേക്ക് പുതുക്കുന്നത് ഉപഭോക്താവ് പരിഗണിക്കുന്നു; പ്രിയ വിലവിവരങ്ങളുടെ സംഗ്രഹം അയയ്ക്കും; കാലാവധിയെക്കുറിച്ച് ഇതുവരെ തീരുമാനമായിട്ടില്ല. തീർപ്പാകാത്ത ചോദ്യങ്ങൾ ഉൾപ്പെടുത്താൻ നിർദേശം ആവശ്യപ്പെട്ടിരുന്നു. അതാണ് വിടവ് വ്യക്തമാക്കിയത്: ആദ്യ സംഗ്രഹത്തിൽ അത്തരം ചോദ്യങ്ങളൊന്നും ഉണ്ടായിരുന്നില്ല. പുതുക്കലിനെക്കുറിച്ചുള്ള സംഭാഷണത്തിൽ തീർപ്പാകാത്ത ചോദ്യങ്ങളൊന്നുമില്ലെന്നത് വീണ്ടും പരിശോധിക്കേണ്ടതിന്റെ സൂചനയായിരുന്നു.

ആവശ്യത്തിന് യോജിക്കാത്ത ഒരു Copilot ഉത്തരം എങ്ങനെ മെച്ചപ്പെടുത്താം?

ആദ്യം മുതൽ വീണ്ടും തുടങ്ങുന്നതിനുപകരം വ്യക്തമായ ഒരു തുടർനിർദേശം നൽകി മെച്ചപ്പെടുത്തുക. ആദ്യ ഫലം പലപ്പോഴും അന്തിമമോ ഏറ്റവും മികച്ചതോ ആയിരിക്കില്ലെന്നും തുടർച്ചയായ ചോദ്യങ്ങളും മറുപടികളും വേണ്ടിവരുമെന്ന് പ്രതീക്ഷിക്കണമെന്നും Microsoft പറയുന്നു.

എന്തു ചെയ്യരുത് എന്നതിനുപകരം എന്തു ചെയ്യണമെന്ന് Copilot-നോട് പറയാനും Microsoft ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു. നീളം കൂട്ടരുത് എന്നതിനുപകരം മൂന്ന് ബുള്ളറ്റ് പോയിന്റുകളിൽ ഒതുക്കുക എന്ന് എഴുതുക. ചെയ്യേണ്ട കാര്യങ്ങൾ കെട്ടിച്ചമയ്ക്കരുത് എന്നതിനുപകരം യോഗത്തിൽ ആരെങ്കിലും വ്യക്തമായി സമ്മതിച്ച കാര്യങ്ങൾ മാത്രം പട്ടികപ്പെടുത്തുക എന്ന് എഴുതുക. ചെയ്യേണ്ടത് വ്യക്തമാക്കുന്ന നിർദേശങ്ങൾ Copilot-ന് ഒരു ലക്ഷ്യം നൽകുന്നു; ഫലം പരിശോധിക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് കൂടുതൽ വ്യക്തമായ മാനദണ്ഡവും നൽകുന്നു.

Copilot-നുള്ള നിർദേശങ്ങൾ സൂക്ഷിച്ച് വീണ്ടും ഉപയോഗിക്കാനാകുമോ?

അതെ. Microsoft 365 Copilot-ൽ ഒരു നിർദേശം വിജയകരമായി പ്രവർത്തിച്ചശേഷം അത് സംരക്ഷിക്കാം: നിർദേശത്തിനുമുകളിൽ മൗസ് പോയിന്റർ കൊണ്ടുവന്ന് ബുക്ക്മാർക്ക് തിരഞ്ഞെടുത്ത് സംരക്ഷിക്കാനുള്ള ഓപ്ഷൻ തിരഞ്ഞെടുക്കുക. സംരക്ഷിച്ച നിർദേശങ്ങൾ നിങ്ങൾക്ക് മാത്രമേ കാണാനാകൂ. എന്നാൽ Microsoft തിരഞ്ഞെടുത്ത നിർദേശങ്ങൾ നിങ്ങളുടെ സ്ഥാപനത്തിലെ എല്ലാവർക്കും കാണാം.

വീണ്ടും ഉപയോഗിക്കാനായി ഒരു നിർദേശം സൂക്ഷിക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, തീയതിയോ ഒരു പ്രത്യേക ഉപഭോക്താവിന്റെ പേരോ പോലെ ഒരു അവസരത്തിന് മാത്രം ബാധകമായ വിവരങ്ങൾ നീക്കി, അവയുടെ സ്ഥാനത്ത് ചതുരബ്രാക്കറ്റിലുള്ള ശൂന്യസ്ഥാനം ഇടുക. നിർദേശ മാതൃകകൾക്കുള്ള മാർഗദർശി, ചെറിയൊരു പങ്കിട്ട ശേഖരം എങ്ങനെ കാലികമായി നിലനിർത്താമെന്ന് വിശദീകരിക്കുന്നു; അതിന്റെ ഉത്തരവാദിത്തം ആർക്കാണെന്നും എത്ര ഇടവേളയിൽ അത് പരിശോധിക്കണമെന്നും ഉൾപ്പെടെ.

എപ്പോഴാണ് Copilot നിർദ്ദേശങ്ങൾ പരിഹാരമാകാത്തത്?

Copilot-ന് ഉറവിടത്തിലേക്ക് പ്രവേശിക്കാൻ കഴിയുന്നില്ലെങ്കിലോ ഉറവിടം തന്നെ തെറ്റായതോ കാലഹരണപ്പെട്ടതോ ആണെങ്കിലോ നിങ്ങളുടെ ടീമിന് ലൈസൻസ് ഉണ്ടെങ്കിലും അത് ഉപയോഗിക്കുന്ന ശീലമില്ലെങ്കിലോ മെച്ചപ്പെട്ട നിർദേശങ്ങൾ സഹായിക്കില്ല. നടപ്പാക്കിയതിന് ശേഷമുള്ള കുറഞ്ഞ ഉപയോഗം സാധാരണയായി പരിശീലനത്തിന്റെയും ആത്മവിശ്വാസത്തിന്റെയും പ്രശ്നമാണ്, നിർദേശത്തിലെ വാക്കുകളുടെ പ്രശ്നമല്ല.

നിങ്ങളുടെ സ്ഥാപനത്തിന്റെ അക്കൗണ്ട് പരിസരത്ത് ഒരു പ്രത്യേക Copilot സവിശേഷത എങ്ങനെ പ്രവർത്തിക്കുന്നു എന്നതിനെക്കുറിച്ചുള്ള ചോദ്യങ്ങൾക്ക്, Microsoft നൽകുന്ന സഹായ പേജുകളും പഠന പേജുകളുമാണ് കൂടുതൽ അനുയോജ്യമായ ഉറവിടങ്ങൾ. കാരണം, സവിശേഷതകളും ലൈസൻസ് നിബന്ധനകളും മാറാറുണ്ട്. ആ മാറ്റങ്ങൾക്കിടയിലും പ്രയോജനപ്പെടുന്ന നിർദേശമെഴുത്ത് ശീലങ്ങളാണ് ഈ പേജിൽ വിവരിക്കുന്നത്. ടീമിൽ ഘട്ടംഘട്ടമായി നടപ്പാക്കാൻ, Copilot പരിശീലന മാർഗദർശി കാണുക.

മറ്റ് സഹായികൾക്കൊപ്പം Copilot ഉപയോഗിക്കുന്ന ടീമുകൾക്ക് പിന്തുണ നൽകാനാണ് Tosheo.ai ആസൂത്രണം ചെയ്തിരിക്കുന്നത്. ജോലിചുമതലാധിഷ്ഠിത പാഠങ്ങൾ ടീം ഉപയോഗിക്കുന്ന ഉപകരണത്തിൽ നേരിട്ട് ചെയ്യുന്ന പ്രവർത്തനത്തിൽ അവസാനിക്കും; കാണാവുന്ന മൂല്യനിർണയ മാനദണ്ഡങ്ങളുടെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ മാർക്ക് ലഭിക്കും. ഉൽപ്പന്നത്തിന്റെ നിർമ്മാണം ഇതുവരെ തുടങ്ങിയിട്ടില്ല. ഇതിൽ Microsoft Teams ബോട്ടോ ബ്രൗസർ വിപുലീകരണമോ ഉൾപ്പെടുന്നില്ല. Microsoft നൽകുന്ന ഭരണനിർവാഹക പരിശീലനത്തിന് ഇത് പകരവുമല്ല.

ഉറവിടങ്ങളും പരിധിയും

Microsoft സഹായവിഭാഗം, Microsoft Copilot-ൽ നിർദേശങ്ങൾ എഴുതിത്തുടങ്ങുക, സന്ദർശിച്ചത് 16 October 2026 ↗

Microsoft സഹായവിഭാഗം, മികച്ച നിർദേശങ്ങളിലൂടെ കൂടുതൽ നല്ല Copilot മറുപടികൾ നേടുക, സന്ദർശിച്ചത് 16 October 2026 ↗

Microsoft സഹായവിഭാഗം, Microsoft Copilot-ൽ നിർദിഷ്ട ഫയലുകളും മറ്റും പരാമർശിക്കുക, സന്ദർശിച്ചത് 16 October 2026 ↗

Microsoft സഹായവിഭാഗം, Microsoft 365 Copilot-ൽ വീണ്ടും ഉപയോഗിക്കാനായി നിർദേശങ്ങൾ സൂക്ഷിക്കുക, സന്ദർശിച്ചത് 16 October 2026 ↗