प्रस्तुतियों के लिए AI: पहले बात का क्रम तय करें, फिर स्लाइड बनाएँ

AI से तैयार स्लाइड प्रस्तुतियाँ अक्सर असरदार क्यों नहीं होतीं?

AI से बनी प्रस्तुतियाँ असरदार नहीं होतीं क्योंकि लोग यह तय करने से पहले ही स्लाइड बनाने को कह देते हैं कि प्रस्तुति से क्या हासिल करना है। नतीजतन, टूल बारह स्लाइडों में सामान्य शीर्षक और ऐसे आँकड़े भर देता है जो सही लगते हैं, लेकिन जाँचे नहीं गए हैं। इसका समाधान है AI को ऐसा निर्णय देना जिसमें उसे मदद करनी है, न कि सिर्फ कोई विषय जिस पर सामग्री बनानी है।

35 लोगों वाली एक काल्पनिक लॉजिस्टिक्स सॉफ़्टवेयर कंपनी, हार्बरलाइन, का उदाहरण लें। उसकी ग्राहक सफलता प्रमुख, अमीरा, को गुरुवार को नेतृत्व टीम के सामने तिमाही का विवरण पेश करना है। उसके पास शुरुआती जानकारी कुछ ऐसी है: 'Q3 में 46 में से 41 नवीनीकरण, कीमत के कारण दो ग्राहक गए, एक प्रतिस्पर्धी के पास गया, दो ने अभी फैसला नहीं किया। रूटिंग रिलीज़ के बाद सहायता टिकट 18% बढ़े, ज़्यादातर लॉगिन की समस्याएँ थीं, सप्ताह 9 में ठीक कर दी गईं। NPS सर्वेक्षण में 62 जवाब मिले। नए ग्राहकों को शुरुआत कराने के लिए दूसरे विशेषज्ञ की मंज़ूरी चाहिए। लीड्स में हुए ग्राहक कार्यक्रम का भी ज़िक्र करें?'

अगर अमीरा उसे किसी AI टूल में पेस्ट करके प्रस्तुति बनाने को कहती हैं, तो उन्हें 'तीसरी तिमाही में ग्राहक सफलता की प्रमुख उपलब्धियाँ' पर एक सुव्यवस्थित प्रस्तुति मिलती है। उसमें भर्ती का अनुरोध ग्यारहवीं स्लाइड पर दब जाता है और 46 में से 41 को एक पूर्णांक प्रतिशत में बदला जा सकता है, जिसे किसी ने जाँचा ही नहीं।

AI से प्रेज़ेंटेशन बनाने की पहले रूपरेखा तैयार करने वाली विधि क्या है?

पहले रूपरेखा बनाने की विधि में आप चार बातें इस क्रम में तय करते हैं: लक्षित पाठक या श्रोता, एक मुख्य संदेश, प्रस्तुति का क्रम और उसके बाद ही स्लाइडें। हर चरण का मसौदा AI से अपने दिए तथ्यों के आधार पर बनवाते हैं। हर चरण इतना छोटा होता है कि उसकी समीक्षा एक मिनट में की जा सके, और इसी से अंतिम प्रस्तुति तथ्यों पर टिकी रहती है।

AI से बनी प्रस्तुति की कमज़ोर और सुधारी गई रूपरेखा कैसी दिखती है?

कमज़ोर प्रॉम्प्ट: 'हमारी Q3 ग्राहक सफलता के नतीजों पर 10 स्लाइड की प्रस्तुति बनाएँ।' आम नतीजा: एक शीर्षक स्लाइड, 'कार्यसूची', 'मुख्य बातें', 'नवीनीकरण दर: 89%', 'ग्राहक संतुष्टि अच्छी है', 'चुनौतियाँ', 'अगले कदम', 'धन्यवाद'। 89% का आँकड़ा 46 में से 41 को पूर्णांक में दिखाने से आया है, जो 89.1% है, इसलिए इस बार यह संयोग से सही है। लेकिन प्रस्तुति में नए ग्राहकों को शुरुआत कराने वाले विशेषज्ञ की माँग कहीं नहीं की गई है, और 'ग्राहक संतुष्टि अच्छी है' के समर्थन में कोई प्रमाण नहीं है, क्योंकि नोट्स में सिर्फ़ यह बताया गया है कि कितने लोगों ने सर्वेक्षण का जवाब दिया, न कि उन्होंने क्या अंक दिए।

बेहतर प्रॉम्प्ट: 'पाठक: कर्मचारियों की संख्या पर फैसला करने वाली नेतृत्व टीम। संदेश: इस तिमाही जिन नवीनीकरणों को हम लगभग खो चुके थे, उन्हें सुरक्षित रखने के लिए एक दूसरा ऑनबोर्डिंग विशेषज्ञ चाहिए। केवल नीचे दिए तथ्यों के आधार पर इस तर्क को क्रम से प्रस्तुत करने वाले छह मुख्य वाक्य लिखें, हर वाक्य के नीचे उसके समर्थन का तथ्य दें और ऐसे किसी भी मुख्य वाक्य को चिह्नित करें जिसके लिए ऐसा तथ्य चाहिए जो मैंने नहीं दिया है।' नतीजा इस वाक्य से शुरू होता है: 'हमने 46 में से 41 खातों का नवीनीकरण किया, और जोखिम वाले पांचों खातों में ऑनबोर्डिंग धीमी थी', फिर सहायता अनुरोधों में बढ़ोतरी और उसके समाधान को समझाता है, और अंत में मांग तथा उसकी लागत बताता है। AI दो कमियां चिह्नित करता है: खुद NPS स्कोर और खोए गए खातों व ऑनबोर्डिंग के बीच संबंध, जिसकी पुष्टि अमीरा को खाते के नोट्स से करनी होगी। लीड्स के आयोजन को एक पंक्ति के परिशिष्ट में भेज दिया जाता है।

आप AI से तैयार प्रस्तुति को पेश करने से पहले कैसे जाँचते हैं?

हर संख्या, नाम और कारण-संबंधी दावे को अपने स्रोत से मिलाएँ, केवल शीर्षकों को एक कहानी की तरह पढ़ें और वक्ता के नोट्स को एक बार ज़ोर से बोलकर अभ्यास करें। बिना जाँचे आँकड़े प्रस्तुतियों में सबसे अधिक नुकसान पहुँचाते हैं, क्योंकि उन्हें निर्णय लेने वाले लोगों के सामने पूरे आत्मविश्वास के साथ बोला जाता है।

PowerPoint के लिए ChatGPT इस्तेमाल करने में आम गलतियाँ क्या हैं?

सबसे आम गलती है सबसे पहले स्लाइड बनाने को कहना; दूसरी है AI को ऐसे आँकड़े, उद्धरण या तुलना के मानक देने देना जो आपने उसे कभी दिए ही नहीं। अन्य गलतियाँ: दावे को स्पष्ट करने वाले शीर्षकों की जगह 'चुनौतियाँ' जैसे विषय-आधारित शीर्षक स्वीकार कर लेना, अपना अनुरोध अंत में रखना जहाँ तक पहुँचते-पहुँचते समय खत्म हो जाता है, ग्राहक के गोपनीय आँकड़े ऐसे टूल में पेस्ट करना जिसे नियोक्ता ने मंज़ूरी नहीं दी है, और बचे हुए समय को अभ्यास के बजाय ऐनिमेशन पर खर्च करना।

Tosheo.ai के सीखने के क्रम में प्रेज़ेंटेशन का यह पाठ कहाँ आता है?

Tosheo.ai के पाठ-क्रम में यह तरीका प्रबंधकों, ग्राहक सफलता, बिक्री और संचालन की भूमिकाओं के संवाद संबंधी पाठों में शामिल है। शुरुआती स्तर-जाँच के बाद सीखने वाला अपनी भूमिका की सामग्री से तर्क को क्रम में प्रस्तुत करने का अभ्यास करता है। व्यावहारिक कार्य को नीचे दिए जैसे मूल्यांकन मानदंडों के आधार पर अंक दिए जाते हैं, साथ ही स्पष्ट प्रतिक्रिया दी जाती है कि तर्क या साक्ष्य कहां कमज़ोर है।