Como gestores podem usar IA no próprio trabalho?
Gestores podem usar IA na preparação e na redação de materiais relacionados à gestão de pessoas, desde que as decisões continuem com eles. As tarefas úteis têm algo em comum: o gestor já conhece os fatos e quer ajuda para organizá-los ou expressá-los.
Limite as informações pessoais ao mínimo necessário para a tarefa e use apenas as ferramentas aprovadas pela sua organização. Anotações sobre a saúde, a situação familiar ou uma queixa de uma pessoa não devem ser inseridas em um assistente de uso geral.
Prepare uma reunião individual
Transforme suas anotações da última reunião e as prioridades atuais da pessoa em uma pauta com duas ou três perguntas abertas.
Estruture o feedback
Organize observações específicas no formato situação, comportamento e impacto antes de uma conversa. As observações devem ser suas.
Resuma as atualizações da equipe
Reúna várias atualizações por escrito em uma visão consolidada para seu gestor, mantendo a identificação de quem trouxe cada ponto.
Explique uma mudança
Redija uma mensagem para a equipe sobre um novo processo e depois pergunte ao assistente quais dúvidas a equipe provavelmente terá.
Analisar uma decisão
Apresente as opções e consequências de uma decisão sobre alocação de recursos ou prioridades e depois tome a decisão por conta própria.
Planeje uma reunião
Transforme um objetivo vago em uma pauta com uma decisão a tomar e um tempo definido para cada item.
Como é um feedback bem elaborado com auxílio de IA?
Quando isso é bem feito, o gestor fornece observações específicas e a IA ajuda apenas com a estrutura e a redação. Quando é mal feito, a IA transforma anotações superficiais em julgamentos categóricos sobre o caráter de alguém.
Um exemplo fictício. Dana gerencia uma pequena equipe de atendimento ao cliente na Copperleaf Bookkeeping. Suas anotações sobre um integrante da equipe, Sam: 'Dois prazos de clientes perdidos em setembro (arquivo da folha de pagamento da Acme, documentação de IVA da Riverside). Os dois clientes me enviaram e-mails. As ligações de Sam com os clientes são excelentes; os clientes pedem para falar com ele pelo nome. Parece sobrecarregado desde que assumiu a conta da Hollis.'
Uma instrução vaga, 'Escreva uma avaliação para Sam com base nestas anotações', produziu frases como 'Sam não tem capacidade de organização e precisa demonstrar mais comprometimento' e 'Isso prejudicou nossa reputação com clientes importantes.' Nenhuma delas consta nas anotações. 'Falta de comprometimento' é um julgamento sobre o caráter que as evidências não sustentam, e a afirmação sobre a reputação foi inventada.
Uma instrução melhor: 'Ajude a estruturar uma devolutiva para uma reunião individual. Use apenas as observações abaixo. Descreva o comportamento e seu efeito, não a personalidade. Inclua a observação positiva. Termine com uma pergunta aberta sobre a carga de trabalho. Não tire conclusões sobre a atitude da pessoa.' A versão conferida começava pelos dois prazos perdidos e pelos e-mails de clientes, reconhecia especificamente as ligações para clientes e perguntava: 'Desde que você assumiu a conta Hollis, como tem sido administrar sua carga de trabalho e o que ajudaria?' Dana então ajustou o texto ao seu próprio jeito de falar antes da reunião.
Em quais decisões os gestores devem deixar a IA de fora?
Não use IA em decisões sobre pessoas: avaliações de desempenho, remuneração, promoção, medidas disciplinares, demissão e distribuição de tarefas com base em comportamentos ou características pessoais. Use-a para preparar e redigir, não para julgar.
O EU AI Act inclui, entre os usos de alto risco no Anexo III, sistemas de IA destinados a tomar decisões que afetem as condições das relações de trabalho, promoções ou desligamentos, a distribuir tarefas com base no comportamento individual ou em características pessoais, ou a monitorar e avaliar o desempenho e o comportamento dos trabalhadores. Um gestor que pede a um assistente para organizar suas próprias anotações não está implantando esse tipo de sistema, mas pedir a uma ferramenta que dê notas ou classifique os integrantes da equipe se aproxima disso.
O monitoramento é outra armadilha relacionada. As orientações do ICO do Reino Unido sobre monitoramento de trabalhadores dizem que os empregadores devem informar os trabalhadores sobre o monitoramento, deixar clara sua finalidade e escolher o meio menos invasivo para alcançá-la. Também observam que a disponibilidade de uma forma de monitoramento não significa que ela seja a melhor maneira de atingir seus objetivos. Ler as conversas dos funcionários com a IA para ver como eles usam a ferramenta é monitoramento. Estas são informações gerais, não orientação jurídica.
Quer ver como isso se relaciona com uma função?
Conheça o período de teste planejado para equipes ↗Como você lidera uma equipe que usa IA?
Dê à equipe regras claras, tempo para praticar e exemplos de um bom trabalho; depois, avalie o trabalho em si. A maioria dos problemas de adoção não está na ferramenta: as pessoas não têm certeza do que é permitido, não têm tempo para aprender ou nunca viram como seria um bom uso no próprio trabalho.
Diga o que é permitido
Indique as ferramentas aprovadas, quais informações podem ser inseridas nelas e o que sempre deve ser verificado por uma pessoa. Registre tudo em linguagem simples.
Comece com uma tarefa para cada pessoa
Peça a cada pessoa que escolha uma tarefa repetível e de baixo risco da própria função, como um primeiro rascunho ou um resumo.
Reserve um pouco de tempo
Um período curto e regular para praticar funciona melhor do que uma única oficina longa da qual as pessoas se esquecem.
Compartilhe o antes e o depois
Em uma reunião de equipe, peça a alguém que mostre o prompt, a primeira resposta e o que mudou. As mudanças ensinam mais do que o prompt.
Revise os resultados, não o uso
Confira uma amostra do trabalho feito com auxílio de IA como você conferiria qualquer trabalho. Pergunte o que foi verificado e como.
Dê o exemplo
Conte à equipe quando você usou IA para alguma coisa e o que precisou corrigir. Isso torna a verificação algo normal, e não motivo de constrangimento.
Como você sabe se sua equipe está usando IA bem?
Analise a qualidade do trabalho e o raciocínio por trás dele, não a frequência com que uma ferramenta é aberta. A contagem de instruções mostra que uma ferramenta está sendo usada. Ela não mostra se uma resposta estava correta, se um resumo foi fiel ou se um número foi conferido.
Os sinais úteis são concretos: alguém da equipe consegue explicar qual afirmação removeu de um rascunho e por quê? Os documentos feitos com ajuda de IA ainda exigem muitas correções suas? As pessoas estão usando IA para as tarefas combinadas, nas ferramentas aprovadas?
Esse é o princípio de concepção do painel de gestão planejado para o Tosheo.ai: os gestores veem o progresso das habilidades, a conclusão e um resumo semanal, com uma opção de lembrete para participantes inativos, mas não os registros integrais das conversas dos participantes. É visibilidade sobre a aprendizagem, não vigilância das conversas. O produto ainda não foi desenvolvido, e os campos finais serão documentados antes do lançamento.
O que um treinamento de IA para gestores deve abordar?
O treinamento para gestores deve abranger tanto o uso que eles próprios fazem das ferramentas quanto a liderança de outras pessoas, e essa segunda parte costuma faltar. Um programa útil inclui:
Seu próprio uso prático
Redigir, resumir e preparar, com os mesmos hábitos de verificação esperados da equipe.
Revisão de trabalho assistido por IA
Como analisar um rascunho de forma crítica, identificar detalhes inventados e perguntar a alguém da equipe o que verificou.
Políticas e limites de uso de dados
O que a organização permite, por quê e como responder às perguntas da equipe sobre situações em que as regras não são claras.
Decisões sobre pessoas
Onde a IA deve ficar de fora e por que a equidade e a proteção de dados importam mais na gestão de pessoas do que em outras áreas.
Orientação
Como ajudar alguém da equipe que esteja resistente ou confiante demais a encontrar uma tarefa inicial adequada.
Quando este guia, ou a Tosheo.ai, não é a solução certa?
Se você ocupa um cargo de alta liderança e está definindo a estratégia de IA de uma organização, decidindo investimentos, estruturas de governança e apetite ao risco, um programa executivo ou de uma escola de negócios é mais adequado do que um guia prático. Nossos guias de governança e políticas de IA são um ponto de partida para esse trabalho em empresas menores.
Tosheo.ai está sendo concebido para a prática no trabalho cotidiano. As funções predefinidas planejadas correspondem a áreas como Marketing, Vendas, Operações, Suporte, RH e Recrutamento, Finanças, Produto e Geral; não há uma trilha específica para gestores de pessoas na lista planejada para o lançamento. Um gestor faria a trilha da sua área ou a trilha Geral, e o plano Crescimento, que está nos planos, acrescenta funções personalizadas. Os gestores também terão acesso ao painel planejado para suas equipes.