Como o RH pode usar IA nas tarefas do dia a dia?
As tarefas de RH mais seguras e úteis para a IA são aquelas em que você fornece uma fonte aprovada e quer transformá-la: uma política em um resumo em linguagem simples, uma seção do manual em um FAQ, um esboço de treinamento em um plano de sessão. A fonte mantém a resposta fiel às informações, e você pode conferir cada frase com ela.
Recrutamento tem um guia próprio, porque a triagem e a seleção levantam questões jurídicas específicas. Esta página aborda as demais atividades da área de gestão de pessoas.
Redação e simplificação de políticas
Transformar uma política aprovada em um resumo claro para os funcionários ou produzir uma estrutura inicial para uma nova política, que depois será completada por um revisor qualificado.
Material de integração
Planos para a primeira semana, listas de verificação e mensagens de boas-vindas para uma função específica, criados com base no seu processo real.
Perguntas frequentes internas
Redigir respostas a perguntas frequentes com base no manual, mantendo a referência à seção ao lado de cada resposta.
Temas da pesquisa
Agrupamento de comentários anonimizados em texto livre por tema para um resumo, mantendo os comentários originais disponíveis para conferência.
Treinamento e comunicação
Roteiros de sessões, notas de orientação para gestores e comunicados sobre mudanças já decididas.
Quais decisões de RH não devem ser tomadas pela IA?
A IA não deve decidir nada que mude a vida profissional de alguém: avaliações de desempenho, promoções, remuneração, distribuição de tarefas com base em características pessoais, medidas disciplinares ou demissão. Ela pode ajudar você a se preparar, por exemplo, organizando suas próprias anotações ou redigindo uma carta depois que uma decisão for tomada, mas a decisão e sua justificativa devem ser de uma pessoa capaz de explicá-las e defendê-las.
Os órgãos reguladores estão tratando essa área com seriedade. O EU AI Act inclui entre os usos de alto risco do Anexo III os sistemas de IA destinados a tomar decisões que afetem as condições das relações de trabalho, promoções ou desligamentos, a distribuir tarefas com base no comportamento individual ou em características pessoais, ou a monitorar e avaliar o desempenho e o comportamento. Se sua organização atua na União Europeia, essa classificação traz obrigações que vale a pena entender antes de adotar qualquer ferramenta desse tipo. Estas são informações gerais, não orientação jurídica.
Como é um resumo de política escrito com IA e revisado?
Considere o Lindenfield Studio, um estúdio fictício de design com 40 pessoas. A liderança de RH quer um resumo de uma página para a equipe sobre a política de licença parental vigente do estúdio, que tem oito páginas.
A primeira tentativa pedia: 'Resuma nossa política de licença parental para a equipe.' Sem a política anexada, a ferramenta produziu um resumo confiante do que essas políticas costumam conter, incluindo uma afirmação de que os funcionários recebem remuneração integral por um número definido de semanas. A política da Lindenfield não diz nada disso; suas condições de remuneração adicional dependem do tempo de serviço. Um resumo assim, distribuído à equipe, cria expectativas com as quais o estúdio não concordou e pode gerar uma disputa.
Na segunda tentativa, a pessoa colou a política completa e pediu: 'Resuma isto para os funcionários em português simples, com menos de 300 palavras. Use apenas o que a política diz. Para cada ponto, informe o número da seção. Liste as perguntas que um funcionário provavelmente faria e que a política não responde.' O resultado seguiu a fonte de perto, e a lista de perguntas sem resposta acabou sendo a parte mais valiosa: revelou duas lacunas que o responsável pelo RH levou ao assessor trabalhista do estúdio. O resumo final incluía uma frase indicando aos funcionários que a política completa era a versão válida.
A IA pode resumir com segurança os comentários de pesquisas com funcionários?
Pode ajudar, com cuidado. Agrupar comentários em texto livre por tema é um trabalho tedioso que a IA faz razoavelmente bem, mas, em uma empresa pequena, o anonimato é frágil. Um comentário que menciona 'a única pessoa do escritório de Bristol que trabalha em tempo parcial' identifica alguém, mesmo sem o nome, e um resumo gerado pode repetir esse detalhe.
Remova detalhes que permitam identificar pessoas antes de enviar os comentários a qualquer lugar, use uma ferramenta e um plano aprovados e peça temas com frequência aproximada, em vez de citações. Depois, confira as contagens por conta própria com base nos comentários, porque ferramentas de IA podem errar a contagem e exagerar a frequência de uma opinião. Apresente os temas à liderança, sem identificar as pessoas.
Quer ver como isso se relaciona com uma função?
Conheça o período de teste planejado para equipes ↗Quais informações de funcionários podem ser inseridas em uma ferramenta de IA?
Menos do que as pessoas imaginam. Os registros de funcionários contêm dados pessoais, e alguns deles, como informações sobre saúde, etnia ou filiação sindical, são tratados como especialmente sensíveis pela legislação de proteção de dados em muitos países. A possibilidade de inserir qualquer um desses dados em uma ferramenta específica depende da sua base legal, dos termos do fornecedor para aquele plano, do local onde os dados são processados e da sua própria política.
Uma regra prática para a maioria das equipes de RH: redija com base em políticas e modelos, não em arquivos de funcionários. Se uma tarefa realmente precisar de dados pessoais, como resumir um processo de reclamação, trate isso como uma decisão de quem responde pela proteção de dados na sua organização, não como um atalho a tomar no meio da tarefa. Remover um nome, por si só, não torna as informações anônimas.
Como o RH deve verificar políticas e orientações redigidas por IA?
Confira o rascunho com base no documento de origem e, depois, na legislação e nas implicações para as pessoas afetadas. Os itens abaixo são uma lista inicial de verificação, não um substituto para a revisão profissional de políticas com efeitos jurídicos.
Correspondência com a fonte
Todos os direitos, regras de elegibilidade, números de dias e prazos de aviso correspondem à política aprovada.
Jurisdição
O rascunho não incorpora regras de outro país. Ferramentas de IA muitas vezes adotam por padrão a legislação trabalhista de um determinado país.
Nada acrescentado
Não aparecem novos benefícios, promessas ou procedimentos que a organização não tenha aprovado.
Linguagem simples e justa
O texto é claro, inclusivo e não pressupõe gênero, idade ou estrutura familiar.
Autoridade
O resumo identifica a política completa como o documento que rege o assunto e indica a quem recorrer.
Aprovação final
Políticas com efeitos jurídicos devem ser encaminhadas a quem normalmente as analisa, como um assessor trabalhista.
Quais ferramentas de IA para RH uma equipe pequena deve considerar?
Para redigir e resumir, o assistente de uso geral que sua empresa já aprova costuma ser suficiente. Muitos sistemas de informação de RH agora incluem recursos de IA para responder a perguntas sobre políticas ou redigir documentos. Esses recursos podem ser convenientes, mas pergunte ao fornecedor quais dados o recurso lê, se seu conteúdo é usado para treinar os modelos dele, por quanto tempo é armazenado e quem pode ver os resultados.
Redobre a cautela com ferramentas que pontuam, classificam ou monitoram funcionários. Elas deixam de apenas ajudar na redação e passam a influenciar decisões sobre pessoas, o que traz as questões jurídicas e de tratamento justo mencionadas acima.
Quando a IA não é a ferramenta certa para o trabalho de RH?
A IA não é a ferramenta adequada para conversas delicadas, investigações e qualquer mensagem cujo tom possa ser interpretado como a posição da organização sobre uma pessoa. Uma carta gerada sobre uma preocupação com o desempenho pode soar razoável e ainda assim ser inadequada para aquela pessoa e seu histórico.
Também é a ferramenta errada quando não há uma fonte aprovada para usar como base. Perguntar a um assistente de uso geral quais deveriam ser os direitos a licenças ou os prazos de aviso prévio gera uma resposta plausível, não a sua política nem a legislação aplicável ao seu caso.
Qual é o papel do RH no treinamento de IA dos demais funcionários?
Em muitas pequenas empresas, o RH é responsável pela implementação da IA, então vale a pena praticar primeiro. O RH costuma receber a tarefa de escrever a política de uso aceitável, planejar o treinamento e responder às dúvidas dos funcionários. Para organizações abrangidas pelo EU AI Act, o artigo 4 exige que fornecedores e organizações que utilizam sistemas de IA tomem medidas para apoiar o letramento em IA de seus funcionários, levando em conta seus conhecimentos e o contexto de uso.
Tosheo.ai está sendo concebido para apoiar esse trabalho com uma trilha planejada de RH, trilhas por função para o restante da equipe e uma visão da evolução das habilidades para o gestor, sem exibir registros de conversas. O produto ainda não foi desenvolvido, portanto considere isso como escopo planejado. O guia de políticas no link abaixo é um primeiro passo mais adequado se você ainda não tem uma política de IA.