മിക്ക ഡാഷ്‌ബോർഡുകൾക്കും തീരുമാനങ്ങളിൽ മാറ്റമുണ്ടാക്കാൻ കഴിയാത്തത് എന്തുകൊണ്ട്?
അളക്കാൻ കഴിയുന്നതെല്ലാം കാണിക്കുന്നതിനാലാണ് മിക്ക ഡാഷ്ബോർഡുകളും പരാജയപ്പെടുന്നത്. അതിനാൽ ഏതെല്ലാം കണക്കുകളിലാണ് നടപടി വേണ്ടതെന്ന് ആർക്കും മനസ്സിലാകുന്നില്ല. ഒരു മാറ്റം നല്ലതാണോ മോശമാണോ എന്ന് നിർണയിക്കാൻ സഹായിക്കുന്ന ഉത്തരവാദപ്പെട്ട വ്യക്തിയോ ലക്ഷ്യമോ പല ചാർട്ടുകൾക്കും ഇല്ല.
വാണിജ്യ സ്ഥാപനങ്ങൾ വൃത്തിയാക്കുന്ന, 45 ജീവനക്കാരുള്ള ബ്രൈറ്റ്സ്റ്റെപ്പ് ഫെസിലിറ്റീസ് എന്ന സാങ്കൽപ്പിക കമ്പനിയെ പരിഗണിക്കുക. പ്രവർത്തന വിഭാഗം ഡയറക്ടറായ അമാരയ്ക്ക് ലഭിച്ച ഡാഷ്ബോർഡിൽ നാല് ടാബുകളിലായി 34 ചാർട്ടുകളുണ്ട്. തിങ്കളാഴ്ചത്തെ യോഗത്തിൽ അവർ കുറിച്ചത് ഇങ്ങനെയാണ്: 'ടാബ് 1 കഴിഞ്ഞ് ആരും നോക്കുന്നില്ല. വരുമാന ചാർട്ട് മാസാടിസ്ഥാനത്തിലാണ്, പരാതികളുടെ ചാർട്ട് ആഴ്ചാടിസ്ഥാനത്തിലും, താരതമ്യം ചെയ്യാനാവില്ല. നഷ്ടപ്പെട്ട ഉപഭോക്താവ് എന്നതിന് മൂന്ന് വ്യത്യസ്ത നിർവചനങ്ങൾ. ഒരിടത്തും ലക്ഷ്യങ്ങളില്ല. ജോലികളുടെ എണ്ണം കുറഞ്ഞത് എന്തുകൊണ്ടാണെന്ന് വിൽപ്പന വിഭാഗം ചോദിച്ചു, അത് മോശം സൂചനയാണോ എന്ന് ആർക്കും അറിയില്ലായിരുന്നു.' ഓരോ ആഴ്ചയും എന്ത് ചെയ്യണമെന്ന് തീരുമാനിക്കാൻ മാനേജ്‌മെന്റ് സംഘം ഉപയോഗിക്കുന്ന ഒരൊറ്റ സ്‌ക്രീനാണ് അവർക്ക് വേണ്ടത്.
ഒരു ഡാഷ്ബോർഡിനുള്ള KPI-കൾ ഘട്ടം ഘട്ടമായി എങ്ങനെ തിരഞ്ഞെടുക്കാം?
സംഘം എടുക്കുന്ന തീരുമാനങ്ങളിൽനിന്ന് തുടങ്ങി KPI തിരഞ്ഞെടുക്കുക. തുടർന്ന് ഓരോ തീരുമാനത്തെയും മാറ്റാൻ സഹായിക്കുന്ന ഒന്നോ രണ്ടോ അളവുകൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക; ഓരോന്നിനും ഒരു ഉത്തരവാദി, നിർവചനം, ലക്ഷ്യം എന്നിവ നിശ്ചയിക്കുക. താഴെയുള്ള ഘട്ടങ്ങൾ പട്ടിക മനഃപൂർവം ചെറുതാക്കി നിർത്തുന്നു.
1. ആവർത്തിച്ച് എടുക്കുന്ന തീരുമാനങ്ങൾ പട്ടികപ്പെടുത്തുക
ബ്രൈറ്റ്സ്റ്റെപ്പിൽ: അടുത്ത മാസം എത്ര ശുചീകരണ ജീവനക്കാരെ ജോലിക്ക് നിയോഗിക്കണം, ഏതൊക്കെ ഉപഭോക്താക്കൾക്ക് സേവനവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട വിളി ആവശ്യമാണ്, വിൽപ്പനശ്രമങ്ങൾ എവിടെ കേന്ദ്രീകരിക്കണം, ഗുണനിലവാരം കുറയുന്നുണ്ടോ എന്നിവ.
2. ഓരോ തീരുമാനത്തിനും ഒരു അളവുകോൽ തിരഞ്ഞെടുക്കുക
ഓരോ തീരുമാനത്തിനും, അതിൽ മാറ്റം വരുത്താൻ ഇടയുള്ള സംഖ്യ തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ആകെ നാല് മുതൽ ഏഴ് വരെ KPI-കൾ ലക്ഷ്യമിടുക. ഒരു തീരുമാനത്തിനും ഉപകരിക്കാത്ത കാര്യങ്ങൾ റിപ്പോർട്ടിലാണ് വേണ്ടത്, ഡാഷ്ബോർഡിലല്ല.
3. മുൻസൂചകങ്ങളും ഫലസൂചകങ്ങളും ചേർത്ത് ഉപയോഗിക്കുക
പ്രതിമാസ വരുമാനം, നഷ്ടപ്പെട്ട ഉപഭോക്താക്കൾ തുടങ്ങിയ ഫലസൂചകങ്ങൾ ഇതിനകം സംഭവിച്ച കാര്യങ്ങൾ സ്ഥിരീകരിക്കുന്നു. ഈ ആഴ്ച അയച്ച വിലനിർദേശങ്ങൾ, മുടങ്ങിയ സന്ദർശനങ്ങൾ തുടങ്ങിയ മുൻസൂചകങ്ങൾ നേരത്തേ മാറുകയും നടപടിയെടുക്കാൻ സമയം നൽകുകയും ചെയ്യുന്നു. ഓരോ ഫലസൂചക KPI-ക്കും അനുബന്ധമായി കുറഞ്ഞത് ഒരു മുൻസൂചകമെങ്കിലും ഉണ്ടായിരിക്കണം.
4. ഓരോ KPI-യും ഒരിക്കൽ നിർവചിക്കുക
ഒരു നിർവചനം, വിവരസ്രോതസ്സ്, എത്ര ഇടവേളയിൽ പുതുക്കുന്നു, ഉത്തരവാദിത്തം ആർക്കാണ് എന്നിവ എഴുതുക. എല്ലാവർക്കും ബാധകമായി, 'ഉപഭോക്താവിനെ നഷ്ടപ്പെട്ടു' എന്നതിനർഥം കരാർ അവസാനിക്കുകയും 30 ദിവസത്തിനുള്ളിൽ പുതുക്കാതിരിക്കുകയും ചെയ്തു എന്നതാണ്.
5. ഒരു ലക്ഷ്യമോ പരിധിയോ നിശ്ചയിക്കുക
ലക്ഷ്യമില്ലാത്ത ഒരു സംഖ്യ നോക്കി നടപടിയെടുക്കണോ എന്ന് ആർക്കും തീരുമാനിക്കാനാകില്ല. ഓരോ KPI-ക്കും ഒരു ലക്ഷ്യവും മുന്നറിയിപ്പ് നൽകേണ്ട പരിധിയും ചേർക്കുക.
ഒരു KPI ഡാഷ്ബോർഡ് എങ്ങനെ ക്രമീകരിക്കണം?
KPI ഡാഷ്ബോർഡിൽ പ്രധാന അളവുകോലുകൾ മുകളിൽ ക്രമീകരിക്കുക. ഓരോന്നിനുമൊപ്പം അതിന്റെ ലക്ഷ്യവും മുൻ കാലയളവിലെ മൂല്യവും താരതമ്യത്തിനായി കാണിക്കുക. അവ വിശദീകരിക്കുന്ന മുൻസൂചകങ്ങൾ താഴെ നൽകുക; വിശദാംശങ്ങൾ ഒരൊറ്റ ക്ലിക്കിൽ ലഭ്യമാക്കുക. സംഖ്യകൾ താരതമ്യം ചെയ്യാൻ കഴിയുന്ന വിധം ഒരു വരിയിലുടനീളം ഒരേ കാലയളവ് ഉപയോഗിക്കുക.
അവസാനം പുതുക്കിയ തീയതി, ഡാറ്റയുടെ ഉറവിടം, അറിയാവുന്ന പരിമിതികളെക്കുറിച്ചുള്ള ഒരു ചെറിയ കുറിപ്പ് എന്നിവ കാണിക്കുക. ഉദാഹരണത്തിന്, '3 November മുതൽ ഫോണിലൂടെ ലഭിച്ച പരാതികൾ മാത്രം രേഖപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നു'. പൊതുമേഖലാ ഡാഷ്ബോർഡുകൾക്കായുള്ള യുകെയിലെ സ്ഥിതിവിവരക്കണക്ക് നിയന്ത്രണ ഓഫീസിന്റെ മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശങ്ങളും സമാനമായ രീതികൾ നിർദേശിക്കുന്നു: ഡാറ്റയുടെ ഉറവിടത്തിലേക്കുള്ള വ്യക്തമായ ലിങ്കുകൾ, ശക്തികളെയും പരിമിതികളെയും കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ, പ്രഖ്യാപിത പുതുക്കൽ സമയക്രമം എന്നിവ. സ്വകാര്യ സ്ഥാപനങ്ങളിലെ ടീമുകൾക്കും ഇവ അതുപോലെ പ്രയോജനപ്പെടും. നില സൂചിപ്പിക്കാൻ നിറം മാത്രമല്ല ഉപയോഗിക്കുന്നതെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക; അങ്ങനെ ഡാഷ്ബോർഡ് എല്ലാവർക്കും വായിച്ചുമനസ്സിലാക്കാനാകും.
ദുർബലമായ KPI കൂട്ടവും മെച്ചപ്പെടുത്തിയ കൂട്ടവും എങ്ങനെയായിരിക്കും?
ദുർബലമായ പതിപ്പ് 34 ചാർട്ടുകളും നിലനിർത്തി 'മികച്ച 10' എന്നൊരു ടാബ് ചേർക്കുന്നു. തിങ്കളാഴ്ചത്തെ യോഗത്തിൽ സംഖ്യകളുടെ അർഥത്തെച്ചൊല്ലിയുള്ള ചർച്ച അപ്പോഴും തുടരുന്നു.
മെച്ചപ്പെടുത്തിയ പതിപ്പിൽ ആറ് KPI-കൾ ഒരു സ്ക്രീനിലുണ്ട്. മുകളിലെ വരിയിൽ, കഴിഞ്ഞ ഫലങ്ങൾ കാണിക്കുന്നവ: ലക്ഷ്യവുമായി താരതമ്യം ചെയ്ത മാസാന്ത ആവർത്തന വരുമാനം; ഈ പാദത്തിൽ നഷ്ടപ്പെട്ട ഉപഭോക്താക്കൾ. രണ്ടാമത്തെ വരിയിൽ, വരാനിരിക്കുന്ന ഫലങ്ങൾ സൂചിപ്പിക്കുന്നവ: 25 എന്ന ലക്ഷ്യവുമായി താരതമ്യം ചെയ്ത ഈ ആഴ്ച അയച്ച വിലനിർദേശങ്ങൾ; ഈ ആഴ്ച മുടങ്ങിയതോ വൈകിയതോ ആയ സന്ദർശനങ്ങൾ, പരിധി 3%; അഞ്ച് ദിവസത്തിലേറെയായി പരിഹരിക്കാത്ത പരാതികൾ; അടുത്ത മാസത്തേക്ക് ബുക്ക് ചെയ്ത മണിക്കൂറുകളുമായി താരതമ്യം ചെയ്ത ശുചീകരണ ജീവനക്കാരുടെ നിശ്ചയിച്ച ജോലി മണിക്കൂറുകൾ. ഓരോ ചതുരത്തിലും ഉത്തരവാദിയായ വ്യക്തിയുടെ പേരിന്റെ ആദ്യക്ഷരങ്ങളും വിശദവിവരങ്ങളിലേക്കുള്ള ലിങ്കും കാണിക്കുന്നു. ജോലികളുടെ എണ്ണം കുറഞ്ഞപ്പോൾ, വിൽപ്പനവിഭാഗത്തിലെ ഒഴിവുമൂലം മൂന്ന് ആഴ്ച മുമ്പുതന്നെ വിലനിർദേശങ്ങൾ കുറഞ്ഞതായി ടീമിന് കാണാൻ കഴിഞ്ഞു. അവർക്ക് നടപടി എടുക്കാവുന്ന ഒരു കാരണമായിരുന്നു അത്.
ഡാഷ്ബോർഡിലെ വിവരങ്ങൾക്കുള്ള വിശദീകരണം തയ്യാറാക്കാനും അത് പരിശോധിക്കാനും AI എങ്ങനെ ഉപയോഗിക്കാം?
ഡാഷ്‌ബോർഡിന് താഴെയുള്ള ഹ്രസ്വമായ വിശദീകരണക്കുറിപ്പ് തയ്യാറാക്കാൻ AI ഉപയോഗിക്കുക. കണക്കുകൾ, നിർവചനങ്ങൾ, ലക്ഷ്യങ്ങൾ എന്നിവ നൽകി, അതിന് അറിയാൻ കഴിയാത്ത കാരണങ്ങൾ വിശദീകരിക്കാതെ ലക്ഷ്യവുമായും മുൻ കാലയളവുമായും താരതമ്യം ചെയ്തുള്ള മാറ്റങ്ങൾ വിവരിക്കാൻ ആവശ്യപ്പെടുക. തുടർന്ന് അത് ഉദ്ധരിക്കുന്ന ഓരോ സംഖ്യയും ഡാഷ്‌ബോർഡുമായി ഒത്തുനോക്കുക.
'സീസണൽ ആവശ്യകത കാരണം വരുമാനം കുറഞ്ഞു' എന്നതുപോലെ, ആരും സ്ഥിരീകരിക്കാത്തതും എന്നാൽ വിശ്വസനീയമെന്ന് തോന്നിക്കുന്നതുമായ കാരണങ്ങൾ AI കരടുകൾ പലപ്പോഴും കൂട്ടിച്ചേർക്കും. ഏതൊരു വിശദീകരണവും KPI-യുടെ ഉത്തരവാദിത്തമുള്ള വ്യക്തിയോടുള്ള ചോദ്യമായി അടയാളപ്പെടുത്താൻ സഹായിയോട് ആവശ്യപ്പെടുക. നിങ്ങളുടെ തൊഴിലുടമ അംഗീകരിക്കാത്ത ടൂളിൽ ക്ലയന്റുകളുടെ പേരുകളോ വ്യക്തിഗത ഡാറ്റയോ ഒട്ടിക്കരുത്; വിവരണം തയ്യാറാക്കാൻ ആകെ കണക്കുകളും നിർവചനങ്ങളും മതി.
ഒരു ഡാഷ്ബോർഡ് അതിന്റെ ഉദ്ദേശ്യം നിറവേറ്റുന്നുണ്ടോ എന്ന് എങ്ങനെ പരിശോധിക്കാം?
ഒരു മാസം കഴിഞ്ഞ്, ഏതെല്ലാം തീരുമാനങ്ങളെയാണ് ഡാഷ്ബോർഡ് മാറ്റിയതെന്ന് ചോദിച്ച് അതു പരിശോധിക്കുക. ഒരു KPI ഒരൊറ്റ ചോദ്യത്തിനോ നടപടിക്കോ പോലും വഴിവെച്ചിട്ടില്ലെങ്കിൽ അതു മാറ്റുക. ഓരോ വിവരഫലകത്തിനും ഉത്തരവാദിത്തമുള്ള ഒരാളും നിർവചനവും ലക്ഷ്യവും ഉണ്ടെന്നും വരികളിലുടനീളം കാലയളവുകൾ ഒത്തുപോകുന്നുവെന്നും AIയുടെ വിശദീകരണക്കുറിപ്പുകളിൽ സ്‌ക്രീനിൽ ഇല്ലാത്ത കണക്കോ കാരണമോ ഉണ്ടായിരുന്നില്ലെന്നും ഉറപ്പാക്കുക.
ഡാഷ്ബോർഡുകളും KPI സൂചകങ്ങളും ഉപയോഗിക്കുമ്പോൾ സാധാരണ സംഭവിക്കുന്ന പിഴവുകൾ എന്തൊക്കെയാണ്?
തീരുമാനമെടുക്കാൻ സഹായിക്കുന്ന കാര്യങ്ങൾക്കുപകരം എളുപ്പത്തിൽ എണ്ണാവുന്നവ നിരീക്ഷിക്കുന്നതാണ് ഏറ്റവും സാധാരണമായ തെറ്റ്. മറ്റ് തെറ്റുകൾ: ഫലങ്ങൾ സംഭവിച്ചശേഷമുള്ള അളവുകൾ മാത്രം ഉപയോഗിക്കുന്നതിനാൽ പരിഹരിക്കാനാവാത്തത്ര വൈകി പ്രശ്നങ്ങൾ കണ്ടെത്തുക; ഒരേ KPI-ക്ക് പല നിർവചനങ്ങൾ ഉണ്ടാകുക; ലക്ഷ്യങ്ങൾ ഇല്ലാതിരിക്കുക; ആഴ്ചയിലെയും മാസത്തിലെയും കണക്കുകൾ ഒരേ വരിയിൽ കലർത്തുക; ലക്ഷ്യം നേടാൻ പരാതികൾ നേരത്തേ അടച്ചുപൂട്ടുന്നതുപോലെ, യഥാർഥ ഫലത്തിനുപകരം കണക്ക് മെച്ചപ്പെടുത്താൻ ആളുകളെ പ്രേരിപ്പിക്കുന്നത്ര ശക്തമായ പ്രതിഫലം ഒരു KPI-ക്ക് നൽകുക.
Tosheo.ai-യിൽ ഈ പാഠത്തിന്റെ സ്ഥാനം എവിടെയാണ്?
ഈ പാഠം ഡാറ്റാ സയൻസ് കോഴ്സിലെ ഡാറ്റാ സയൻസും വിശകലനവും എന്ന വിഭാഗത്തിൽ, പരസ്പരബന്ധവും കാര്യകാരണബന്ധവും സംബന്ധിച്ച പാഠത്തിനു ശേഷമാണ് വരുന്നത്. Tosheo.ai-യിലെ പ്രായോഗിക പ്രവർത്തനത്തിൽ വിവരങ്ങൾ തിങ്ങിനിറഞ്ഞ സാങ്കൽപ്പിക ഡാഷ്ബോർഡിനെ തീരുമാനങ്ങൾക്കു സഹായിക്കുന്ന KPI കൂട്ടമായി ചുരുക്കാനും AI സഹായത്തോടെ വിശദീകരണക്കുറിപ്പ് എഴുതാനും ആവശ്യപ്പെടുന്നു. ലക്ഷ്യങ്ങൾ, നിർവചനങ്ങൾ, തെളിവില്ലാത്ത കാരണവാദങ്ങൾ എന്നിവ മൂല്യനിർണയ മാർഗരേഖയെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള പ്രതികരണം പരിശോധിക്കുന്നു. വിശകലന വിദഗ്ധർക്കും മാനേജർമാർക്കുമുള്ള തൊഴിൽപരമായ അടിത്തറയാണിത്; ഏതെങ്കിലും പ്രത്യേക ബിസിനസ് ഇന്റലിജൻസ് ഉൽപ്പന്നത്തെക്കുറിച്ചുള്ള കോഴ്സല്ല.