AI ಬಳಸಿ SOP ರಚಿಸುವ ಸಾಧನ: ಕೆಲಸವನ್ನು ಹೇಗೆ ಮಾಡಬೇಕೆಂಬ ವಿವರಣೆಯನ್ನು ಜನರು ಅನುಸರಿಸುವ ಕಾರ್ಯವಿಧಾನವಾಗಿ ಪರಿವರ್ತಿಸಿ

ಹೆಚ್ಚಿನ SOPಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸುವುದು ಏಕೆ ಕಷ್ಟ?

ಹೆಚ್ಚಿನ SOPಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸುವುದು ಕಷ್ಟ. ಏಕೆಂದರೆ ತಜ್ಞರು ಅವುಗಳನ್ನು ನೆನಪಿನಿಂದ ಬರೆದಿರುತ್ತಾರೆ. ಹೀಗಾಗಿ ತಜ್ಞರು ಈಗ ಗಮನಿಸದೇ ಮಾಡುವ ಹಂತಗಳು ಅವುಗಳಲ್ಲಿ ತಪ್ಪಿಹೋಗುತ್ತವೆ ಮತ್ತು ಏನಾದರೂ ತಪ್ಪಾದಾಗ ಏನು ಮಾಡಬೇಕು ಎಂಬುದೂ ಇರುವುದಿಲ್ಲ. ನೈಜ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ನೀವು ನೀಡಿದರೆ, SOP ಬರೆಯಲು AI ನೆರವಾಗುತ್ತದೆ. ಏಕೆಂದರೆ ಅದು ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ವ್ಯವಸ್ಥಿತವಾಗಿ ಜೋಡಿಸುವಲ್ಲಿ ಮತ್ತು ಏನು ಬಿಟ್ಟಿದೆ ಎಂದು ಕೇಳುವಲ್ಲಿ ಉತ್ತಮವಾಗಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡುತ್ತದೆ.

ಮನೆಯ ಬಳಕೆಯ ವಸ್ತುಗಳನ್ನು ಆನ್‌ಲೈನ್‌ನಲ್ಲಿ ಮಾರುವ 25-ಸದಸ್ಯರ ಕಾಲ್ಪನಿಕ ಅಂಗಡಿ Linden and Moss ನಲ್ಲಿ ಹಿಂತಿರುಗಿಸಿದ ವಸ್ತುಗಳನ್ನು ನೋಡಿಕೊಳ್ಳುವುದು Olu ಎಂಬ ಒಬ್ಬ ವ್ಯಕ್ತಿ. Olu ರಜೆಯಲ್ಲಿದ್ದಾಗ ಹಿಂತಿರುಗಿದ ವಸ್ತುಗಳು ರಾಶಿಯಾಗುತ್ತವೆ. ಅವರ ಟಿಪ್ಪಣಿಗಳಲ್ಲಿ ಹೀಗಿದೆ: 'Shopify ನಲ್ಲಿ ಆರ್ಡರ್ ಪರಿಶೀಲಿಸಿ, ಕಾರಣ ನೋಡಿ. ಹಾನಿಯಾಗಿದ್ದರೆ ಫೋಟೋ ಬೇಕು. ಹಣ ಹಿಂದಿರುಗಿಸಿ ಅಥವಾ ಬದಲಿ ವಸ್ತು ನೀಡಿ, ಅವರು ಬದಲಿ ಕೇಳದಿದ್ದರೆ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಹಣ ಹಿಂದಿರುಗಿಸಿ. 100 ಪೌಂಡ್‌ಗಿಂತ ಹೆಚ್ಚಿದ್ದರೆ Kate ಅವರನ್ನು ಕೇಳಿ. ಸರಿಯಾಗಿದ್ದರೆ ಮತ್ತೆ ದಾಸ್ತಾನಿಗೆ ಸೇರಿಸಿ, ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೆ ದ್ವಿತೀಯ ದರ್ಜೆಯ ವಸ್ತುಗಳ ಕಪಾಟಿಗೆ ಇಡಿ. ಗ್ರಾಹಕರಿಗೆ ಇಮೇಲ್ ಮಾಡಿ. ಶೀಟ್ ನವೀಕರಿಸಿ.' ಹೊಸದಾಗಿ ಬಂದವರು ಕೇಳಬೇಕಾದ ಎಲ್ಲ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳೂ ಆ ಟಿಪ್ಪಣಿಯೊಳಗೆ ಅಡಗಿವೆ: ಯಾವ ಶೀಟ್, ಯಾವುದನ್ನು 'ಸರಿ' ಎಂದು ಪರಿಗಣಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ಫೋಟೋ ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೆ ಏನು ಮಾಡಬೇಕು.

AI ಬಳಸಿ SOP ಅನ್ನು ಹಂತ ಹಂತವಾಗಿ ಬರೆಯುವುದು ಹೇಗೆ?

ಪ್ರಕ್ರಿಯೆ ನಿಜವಾಗಿ ಹೇಗೆ ನಡೆಯುತ್ತದೆಯೋ ಹಾಗೆಯೇ ದಾಖಲಿಸಿ. ಜವಾಬ್ದಾರರು ಮತ್ತು ಪರಿಶೀಲನೆಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡ ಸಂಖ್ಯೆಯ ಹಂತಗಳಾಗಿ ಅದನ್ನು ರೂಪಿಸಲು AI ಗೆ ಹೇಳಿ. ಕೊರತೆಗಳು ಮತ್ತು ಅಪವಾದಗಳ ಬಗ್ಗೆ ನಿಮ್ಮನ್ನು ಪ್ರಶ್ನಿಸುವಂತೆ ಕೇಳಿ. ನಂತರ ಆ ಕೆಲಸವನ್ನು ಎಂದೂ ಮಾಡದಿರುವ ವ್ಯಕ್ತಿಯೊಂದಿಗೆ ಕರಡನ್ನು ಪರೀಕ್ಷಿಸಿ.

AI ರಚಿಸಿದ ದುರ್ಬಲ SOP ಮತ್ತು ಸುಧಾರಿತ SOP ಹೇಗಿರುತ್ತವೆ?

ದುರ್ಬಲ ಸೂಚನೆ: 'ಹಿಂತಿರುಗಿಸಿದ ಸರಕುಗಳನ್ನು ಸಂಸ್ಕರಿಸಲು ಒಂದು SOP ಬರೆಯಿರಿ.' ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಸಿಗುವ ಫಲಿತಾಂಶ: 'ಸರಕು ಹಿಂತಿರುಗಿಸುವ ವಿನಂತಿಯನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಿ', 'ಕಂಪನಿಯ ನೀತಿಯ ಪ್ರಕಾರ ಅರ್ಹತೆಯನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಿ' ಮತ್ತು 'ಹಣ ಮರುಪಾವತಿಯನ್ನು ಸಕಾಲದಲ್ಲಿ ಮಾಡಿ' ಎಂಬಂತಹ ಹಂತಗಳಿರುವ ಸಾಮಾನ್ಯ ಕಾರ್ಯವಿಧಾನ. ಇದು ಯಾವುದೇ ಅಂಗಡಿಗೆ ಅನ್ವಯಿಸಬಹುದು, ಯಾವ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಯಾರು ಹೊಣೆ ಎಂಬುದಿಲ್ಲ. ಅಲ್ಲದೆ, 'ಕಂಪನಿಯ ನೀತಿಯ ಪ್ರಕಾರ' ಎಂಬ ಮಾತು ಹೊಸಬರಿಗೆ ಬೇಕಾಗಿರುವ ನಿಯಮಗಳನ್ನೇ ಮರೆಮಾಡುತ್ತದೆ.

ಓಲು ಅವರ ಟಿಪ್ಪಣಿಗಳು ಮತ್ತು ಮೇಲಿನ ರಚನೆಯೊಂದಿಗೆ ಸುಧಾರಿಸಿದ ಸೂಚನೆ; ನಂತರ ಕೊರತೆಗಳನ್ನು ತಿಳಿಯುವ ಪ್ರಶ್ನೋತ್ತರ. AI ಎಂಟು ಪ್ರಶ್ನೆಗಳನ್ನು ಕೇಳುತ್ತದೆ. ಅವುಗಳಲ್ಲಿ: ಯಾವ ಸ್ಥಿತಿಯಲ್ಲಿರುವ ವಸ್ತುವನ್ನು ಮತ್ತೆ ದಾಸ್ತಾನಿಗೆ ಸೇರಿಸಬಹುದು, ಯಾವ ಹಾಳೆ ಮತ್ತು ಯಾವ ಅಂಕಣಗಳನ್ನು ನವೀಕರಿಸಬೇಕು, ಕೇಟ್ ಇಲ್ಲದಾಗ ಅವರ ಪರವಾಗಿ ಯಾರು ಅನುಮೋದಿಸುತ್ತಾರೆ, ವಸ್ತುಗಳನ್ನು ಹಿಂತಿರುಗಿಸಲು ಇರುವ ಕಾಲಮಿತಿ ಎಷ್ಟು ಎಂಬ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳಿವೆ. ಓಲು ಅವರ ಉತ್ತರಗಳಿಂದ ಇಂತಹ ಹಂತಗಳು ಸಿದ್ಧವಾಗುತ್ತವೆ: '4. ಮರುಪಾವತಿ GBP 100 ಗಿಂತ ಹೆಚ್ಚಿದ್ದರೆ, ಅನುಮೋದನೆಗಾಗಿ ವಸ್ತುಗಳ ಹಿಂತಿರುಗಿಸುವಿಕೆಯ ಚಾನಲ್‌ನಲ್ಲಿ ಕೇಟ್‌ಗೆ ಆದೇಶ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಕಳುಹಿಸಿ; ಕೇಟ್ ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೆ ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಗಳ ಮುಖ್ಯಸ್ಥರು ಅನುಮೋದಿಸುತ್ತಾರೆ. ಪರಿಶೀಲನೆ: ಮರುಪಾವತಿ ಮಾಡುವ ಮೊದಲು ಹಿಂತಿರುಗಿಸುವಿಕೆಗಳ ಹಾಳೆಯ F ಅಂಕಣದಲ್ಲಿ ಅನುಮೋದನೆಯನ್ನು ದಾಖಲಿಸಿರಬೇಕು.' ಈಗ ವಿನಾಯಿತಿಗಳ ವಿಭಾಗದಲ್ಲಿ ಫೋಟೋಗಳಿಲ್ಲದಿರುವುದು, ಹಿಂತಿರುಗಿಸುವ ಕಾಲಮಿತಿ ಮೀರಿದ ವಸ್ತುಗಳು ಮತ್ತು ದಾಸ್ತಾನಿನಲ್ಲಿಲ್ಲದ ವಸ್ತುವಿಗೆ ಬದಲಿ ಬಯಸುವ ಗ್ರಾಹಕರ ಸಂದರ್ಭಗಳೂ ಸೇರಿವೆ.

AI ಬರೆದ SOP ಅನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸುವುದು ಹೇಗೆ?

ತಜ್ಞರು ಪ್ರತಿ ಹಂತವನ್ನೂ ವಾಸ್ತವದೊಂದಿಗೆ ಹೋಲಿಸಿ ದೃಢಪಡಿಸುವಂತೆ ಮಾಡಿ ಮತ್ತು ಹೊಸಬರು ಅದನ್ನು ನೈಜ ಪ್ರಕರಣವೊಂದರಲ್ಲಿ ಅನುಸರಿಸುವಂತೆ ಮಾಡಿ ಪರಿಶೀಲಿಸಿ. ಆ ಕೆಲಸವನ್ನು ಹಿಂದೆ ಎಂದೂ ಮಾಡದವರು ಸಹಾಯ ಕೇಳದೆ ಅದನ್ನು ಪೂರ್ಣಗೊಳಿಸಲು ಸಾಧ್ಯವಾದಾಗ ಮಾತ್ರ SOP ಸರಿಯಾಗಿದೆ.

AI ಬಳಸಿ SOP ಬರೆಯುವಾಗ ಆಗುವ ಸಾಮಾನ್ಯ ತಪ್ಪುಗಳು ಯಾವುವು?

ನೈಜ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯ ಬದಲು ಕೇವಲ ವಿಷಯವನ್ನು ನೀಡಿ SOP ಕೇಳುವುದೇ ಅತ್ಯಂತ ಸಾಮಾನ್ಯ ತಪ್ಪು; ಇದರಿಂದ ಯಾರೂ ಅನುಸರಿಸದ ಸಾಮಾನ್ಯ ದಾಖಲೆ ಸಿದ್ಧವಾಗುತ್ತದೆ. ಇತರ ತಪ್ಪುಗಳು: ವಿನಾಯಿತಿಗಳನ್ನು ಬಿಟ್ಟುಬಿಡುವುದು, 'ನೀತಿಯ ಪ್ರಕಾರ' ಎಂದರೆ ಏನೆಂದು ಸ್ಪಷ್ಟಪಡಿಸದಿರುವುದು, ಕಾನೂನು ಅಥವಾ ಸುರಕ್ಷತಾ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು AI ಕಲ್ಪಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಬಿಡುವುದು, ಹೊಸಬರೊಂದಿಗೆ ಎಂದಿಗೂ ಪರೀಕ್ಷಿಸದಿರುವುದು ಮತ್ತು ಯಾರಿಗೂ ಸಿಗದ ಜಾಗದಲ್ಲಿ SOP ಇಡುವುದು.

Tosheo.ai ಕಲಿಕಾ ಪಥದಲ್ಲಿ SOP ಬರವಣಿಗೆ ಯಾವ ಹಂತದಲ್ಲಿ ಬರುತ್ತದೆ?

SOP ಬರವಣಿಗೆಯ ಪಾಠವು Tosheo.aiನ ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆ ಪಾಠಕ್ರಮದಲ್ಲಿ, ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ವ್ಯವಸ್ಥಿತಗೊಳಿಸುವುದು ಮತ್ತು AI ಫಲಿತಾಂಶವನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸುವ ಪಾಠಗಳ ನಂತರ ಬರುತ್ತದೆ. ಇದು ಯಾವುದೇ ಪಾತ್ರದಲ್ಲಿರುವ ತಂಡದ ನಾಯಕರಿಗೆ ಉಪಯುಕ್ತವಾಗಿದೆ. ಪ್ರಾಯೋಗಿಕ ಕಾರ್ಯದಲ್ಲಿ, ಕಲಿಯುವವರು ಸ್ಥೂಲವಾದ ಹಂತ ಹಂತದ ವಿವರಣೆಯನ್ನು SOP ಆಗಿ ರೂಪಿಸಬೇಕು. ಮೌಲ್ಯಮಾಪನ ಮಾನದಂಡಗಳ ಆಧಾರಿತ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯು ಜವಾಬ್ದಾರಿ ಯಾರದು ಎಂಬುದು ಬಿಟ್ಟಿದೆಯೇ, ಪರಿಶೀಲನೆಗಳು ಅಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿವೆಯೇ ಮತ್ತು ವಿನಾಯಿತಿಗಳು ಕಾಣೆಯಾಗಿವೆಯೇ ಎಂಬುದನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸುತ್ತದೆ.