Apa itu alur kerja AI?
Alur kerja AI adalah prosedur tertulis untuk tugas berulang, dengan alat AI menjalankan satu atau beberapa langkah dan manusia mengerjakan sisanya, termasuk pemeriksaan. 'Setiap Senin, tempelkan tiket dukungan dari minggu sebelumnya, minta AI mengidentifikasi tema menggunakan instruksi tersimpan kami, periksa setiap tema dengan membandingkannya terhadap tiga contoh tiket, lalu kirim ringkasannya ke tim' adalah alur kerja AI. 'Gunakan ChatGPT untuk membantu layanan dukungan' bukan alur kerja AI.
Istilah ini juga digunakan untuk otomatisasi: perangkat lunak yang meneruskan data antar aplikasi dan memanggil model AI tanpa keterlibatan manusia. Hal itu bisa bermanfaat, tetapi merupakan proyek berbeda dengan risiko berbeda. Halaman ini membahas bentuk yang paling dibutuhkan sebagian besar tim sebagai langkah awal, yang tidak memerlukan kode dan tetap menyertakan pemeriksaan manusia setiap kali dijalankan. Setelah alur kerja manual berjalan secara andal selama beberapa minggu, Anda akan mengetahui apakah ada bagian yang aman untuk diotomatisasi.
Apa saja yang ada dalam alur kerja AI yang baik?
Alur kerja AI yang baik menetapkan enam hal: pemicu, masukan, instruksi, pemeriksaan, persetujuan akhir, dan keluaran. Jika salah satunya hanya ada di kepala satu orang, alur kerja akan terganggu begitu orang tersebut cuti.
Pemicu
Kapan alur kerja dijalankan: setiap Senin, saat kontrak pemasok baru diterima, saat tiket dieskalasikan.
Masukan
Materi apa tepatnya yang dimasukkan, dan apa yang harus dihapus terlebih dahulu. 'Hanya teks tiket, nama pelanggan diganti dengan [PELANGGAN]' itu spesifik; 'tiketnya' tidak.
Instruksi AI
Instruksi yang disimpan, yang memuat peran, audiens, format, dan aturan, seperti 'hanya gunakan fakta dalam materi; tandai informasi yang belum tersedia dengan [PERIKSA]'.
Periksa
Apa yang diverifikasi peninjau dan caranya: mencocokkan fakta dengan sumber, menghitung ulang angka, membandingkan janji dengan kebijakan, serta membaca teks dengan suara lantang untuk menilai nadanya.
Persetujuan akhir
Siapa yang memutuskan bahwa hasilnya layak digunakan, dan apa yang dilakukan jika tidak layak.
Keluaran
Ke mana hasil pekerjaan diserahkan dan dalam format apa, agar orang berikutnya tahu apa yang akan diterima.
Bagaimana cara membangun alur kerja AI langkah demi langkah?
Susun alur kerja berdasarkan tugas yang sudah Anda kuasai secara manual, bukan dari daftar fitur suatu alat. Mengerjakan tugas secara manual terlebih dahulu membantu Anda memahami seperti apa hasil yang baik, yang menjadi standar yang harus dipenuhi oleh versi berbantuan AI.
1. Pilih satu tugas yang berulang
Pilih pekerjaan mingguan atau harian yang memiliki bahan sumber dan peninjau, serta memungkinkan kesalahan terdeteksi secara internal.
2. Tuliskan cara Anda melakukannya saat ini
Buat daftar langkah, masukan, dan hal yang Anda periksa. Ini menjadi kerangka alur kerja.
3. Tandai langkah yang drafnya dapat dibuat oleh AI
Biasanya draf awal, ringkasan, atau ekstraksi informasi. Langkah-langkah yang memerlukan penilaian tetap harus dilakukan oleh manusia.
4. Tulis dan uji instruksi untuk AI
Ujilah pada tiga contoh terdahulu yang jawaban benarnya sudah Anda ketahui. Perbaiki instruksinya sampai draf hanya memerlukan sedikit penyuntingan.
5. Tuliskan cara memeriksanya
Ubah hal-hal yang Anda koreksi selama pengujian menjadi daftar periksa singkat. Kesalahan yang Anda temukan saat pengujian itulah yang perlu diperiksa setiap kali.
6. Serahkan kepada orang lain
Mintalah rekan kerja untuk menjalankannya hanya dengan mengandalkan panduan tertulis. Setiap pertanyaan yang mereka ajukan menunjukkan kekurangan dalam dokumen tersebut.
7. Tinjau setelah sebulan
Tinjau beberapa hasil, koreksi peninjau, dan masalah yang nyaris terjadi. Pertahankan, ubah, atau hentikan alur kerja tersebut.
Seperti apa alur kerja AI yang nyata?
Northgate Lettings adalah agen penyewaan properti fiktif dengan 30 orang karyawan. Para pengelola properti menghabiskan Jumat sore untuk menulis surel pembaruan kepada pemilik properti mengenai perbaikan. Agen tersebut menjadikannya alur kerja. Pemicu: setiap Jumat. Masukan: entri catatan perbaikan minggu tersebut untuk satu properti, disalin dari sistem pemeliharaan, dengan nama penyewa diganti menjadi [PENYEWA]. Instruksi: 'Anda sedang menulis pembaruan singkat dan faktual kepada pemilik properti. Gunakan hanya entri catatan di bawah ini. Untuk setiap perbaikan, sebutkan apa yang dilaporkan, apa yang telah dilakukan, dan apa langkah berikutnya. Jika biaya, tanggal, atau nama kontraktor tidak tercantum dalam catatan, tulis [PERIKSA]. Jangan meminta maaf atas nama agen atau menjanjikan tanggal penyelesaian.'
Uji coba pertama menunjukkan mengapa aturan itu penting. Tanpa aturan, draf memberi tahu seorang pemilik properti bahwa ketel pemanas akan 'diperbaiki awal minggu depan', padahal belum ada yang mengonfirmasinya, dan memperkirakan biaya perbaikan 'sekitar £150'. Dengan aturan, draf mencatat status ketel sebagai 'kunjungan teknisi sudah dijadwalkan; tanggal penyelesaian [PERIKSA]' dan tidak mencantumkan biaya. Pemeriksaannya terdiri dari tiga baris: setiap tanggal dan biaya tercantum dalam catatan, tidak ada janji yang belum dikonfirmasi kontraktor, serta nama pemilik dan alamat properti ditambahkan dalam sistem email milik agen sendiri, bukan di alat AI.
Persetujuan akhir untuk pembaruan rutin menjadi tanggung jawab manajer properti, sedangkan persetujuan untuk perbaikan yang melebihi batas kewenangan persetujuan agensi menjadi tanggung jawab manajer cabang. Alur kerjanya hanya satu halaman dan disimpan di penyimpanan bersama. Seorang manajer properti baru berhasil menjalankannya dengan benar pada minggu keduanya hanya dengan berbekal dokumen tersebut. Itulah tolok ukur yang penting.
Ingin melihat kaitannya dengan suatu peran?
Jelajahi rencana uji coba tim ↗Mengapa setiap alur kerja AI perlu diperiksa manusia?
Karena alat tersebut sesekali akan menghasilkan kesalahan yang disampaikan dengan yakin, dan orang yang menggunakan alur kerja setiap minggu lambat laun berhenti memeriksa. Profil AI Generatif NIST menjelaskan konfabulasi, yaitu pembuatan konten yang disampaikan dengan yakin tetapi keliru atau palsu, serta bias otomatisasi, yaitu ketergantungan berlebihan pada sistem otomatis, yang menurutnya dapat memperburuk risiko lain. Panduan pemeriksaan tertulis mengatasi keduanya: panduan tersebut memberi tahu peninjau dengan tepat apa yang harus diperiksa dan memastikan pemeriksaan tidak menjadi sekadar pilihan.
Buat pemeriksaan cukup singkat agar bisa dilakukan setiap kali. Tiga atau empat pertanyaan spesifik lebih berguna daripada daftar panjang yang tidak diselesaikan siapa pun. Jika pemeriksaan membutuhkan waktu lebih lama daripada mengerjakan tugas secara manual, alur kerja tersebut tidak menghasilkan penghematan dan perlu dirancang ulang atau dihentikan.
Alat otomatisasi alur kerja berbasis AI mana yang terbaik?
Tidak ada alat yang terbaik secara umum, dan sebagian besar tim sebaiknya tidak memilih alat sebelum alur kerja manual terbukti berjalan baik. Platform otomatisasi menghubungkan aplikasi dan dapat menjalankan model AI sesuai jadwal, sehingga tidak perlu lagi menyalin dan menempelkan teks, tetapi ini juga menghilangkan jeda alami ketika seseorang membaca hasilnya. Jika Anda menerapkan otomatisasi, pertahankan tahap peninjauan sebelum apa pun dikirim kepada pelanggan, dan periksa tempat platform menyimpan data yang diteruskannya.
Otomatisasi lebih cocok jika masukannya terstruktur, hasilnya digunakan secara internal, dan kesalahan mudah diperbaiki dengan biaya rendah, seperti memberi label pada email masuk untuk ditangani seseorang. Otomatisasi kurang cocok untuk aktivitas yang mengirim pesan, mengubah catatan, atau mengambil keputusan tanpa diperiksa seseorang terlebih dahulu.
Kapan alur kerja AI bukan jawaban yang tepat?
Lewati penggunaan AI jika tugasnya jarang dilakukan, masukannya terlalu sensitif untuk dimasukkan ke alat yang telah disetujui, atau templat sudah cukup untuk menyelesaikannya. Surat standar yang hanya berubah pada dua isian setiap kali dibuat membutuhkan fitur penggabungan surat, bukan model AI. Tugas yang memerlukan pertimbangan tentang orang tertentu, seperti masalah kinerja, harus tetap ditangani manusia.
Dan jika suatu alur kerja terus menghasilkan keluaran yang harus ditulis ulang dari awal oleh peninjau, hentikan penggunaannya. Itu adalah informasi yang berguna, bukan kegagalan.
Bagaimana cara mempelajari penggunaan alur kerja AI dengan baik?
Dengan mengujinya pada contoh yang realistis dan memberikan umpan balik sebelum menghadapi situasi yang berdampak nyata. Latih pemeriksaan sama seringnya dengan penyusunan instruksi: berikan draf yang sengaja disisipi kesalahan, seperti tanggal yang dikarang atau biaya yang tidak ada dalam sumber, lalu lihat apakah peserta menemukannya. Panduan templat instruksi kami menyediakan struktur yang dapat digunakan kembali untuk tahap penyusunan instruksi.
Tosheo.ai sedang dirancang berdasarkan praktik semacam ini. Skenario praktik yang direncanakan berupa simulasi peran, di mana peserta menggunakan AI dalam situasi kerja yang realistis dan menjelaskan apa yang mereka ubah serta alasannya, lalu dinilai berdasarkan panduan penilaian yang dapat dilihat peserta. Produk ini belum dibangun; rencana harganya tersedia di halaman harga.