Apa itu kebijakan penggunaan AI yang dapat diterima?
Kebijakan penggunaan AI yang diperbolehkan, yang sering disingkat AI AUP, menetapkan perilaku spesifik yang diharapkan dari siapa pun yang menggunakan alat AI untuk perusahaan. Cakupannya lebih sempit daripada kebijakan AI yang menyeluruh. Kebijakan ini tidak menjelaskan siapa yang menyetujui penyedia atau bagaimana daftar ditinjau; kebijakan ini memberi tahu karyawan apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan saat mereka membuka suatu alat.
Banyak perusahaan sudah memiliki kebijakan penggunaan teknologi informasi yang mencakup surel, perangkat, dan internet. Kebijakan penggunaan AI dapat menjadi bagian baru dalam dokumen tersebut atau halaman terpisah yang menautkannya. Yang penting, kebijakan itu menjelaskan tugas dan contoh, bukan konsep abstrak. "Gunakan AI secara bertanggung jawab" tidak membantu siapa pun mengambil keputusan; "jangan tempelkan kontrak klien ke alat AI apa pun" membantu.
Halaman ini berisi informasi umum, bukan nasihat hukum. Mintalah penasihat yang berkualifikasi untuk meninjau versi yang Anda terapkan, terutama jika Anda menangani data pribadi atau terikat ketentuan kerahasiaan klien.
Bagaimana cara menentukan penggunaan AI yang diizinkan?
Kelompokkan penggunaan ke dalam tiga tingkatan berdasarkan informasi yang terlibat dan konsekuensi kesalahan: diizinkan, diizinkan dengan persetujuan, dan tidak diizinkan. Suatu penggunaan bukan berisiko karena melibatkan AI, melainkan karena informasi yang dimasukkan dan tujuan penggunaan hasilnya. Alat yang sama bisa sesuai untuk menulis ulang artikel blog publik, tetapi tidak dapat diterima untuk meringkas berkas tindakan disipliner.
Susun tingkatan berdasarkan daftar tugas nyata. Minta setiap pemimpin tim menyebutkan lima hal yang sudah atau ingin dilakukan anggota tim dengan AI. Tempatkan setiap tugas pada tingkatan yang sesuai agar setiap tingkatan memiliki contoh konkret sejak hari pertama.
| Tingkat | Contoh yang umum | Apa yang dilakukan karyawan |
|---|---|---|
| Diizinkan | Merumuskan ulang draf Anda sendiri, merangkum artikel publik, mencari ide pilihan judul, menjelaskan rumus lembar kerja | Gunakan akun yang telah disetujui dan periksa hasilnya |
| Diizinkan dengan persetujuan | Meringkas materi klien, menyusun draf balasan pelanggan berdasarkan riwayat tiket, menganalisis data penjualan internal | Gunakan hanya jika alur kerja tercantum dalam daftar, atau tanyakan kepada penanggung jawabnya terlebih dahulu |
| Tidak diizinkan | Memasukkan kata sandi atau kunci akses, memasukkan data pribadi staf atau kandidat tanpa alur kerja yang disetujui, membuat keputusan perekrutan atau penggajian dengan AI, menghasilkan gambar orang nyata | Jangan lakukan; tanyakan jika Anda merasa perlu ada pengecualian |
Seperti apa klausul penggunaan yang diperbolehkan yang baik?
Klausul yang baik menyebutkan alat, tugas, dan informasi yang dimaksud, serta menjelaskan tindakan penggantinya. Berikut contoh klausul untuk perusahaan perangkat lunak fiktif dengan 40 karyawan, Northgate Apps, yang memiliki ruang kerja bisnis pada asisten percakapan serta menggunakan fitur AI pada layanan penyimpanan kode dan paket aplikasi perkantorannya.
Setiap butir cukup singkat untuk diingat dan cukup spesifik untuk diterapkan. Perhatikan bahwa tidak ada yang mengatakan "berhati-hatilah"; masing-masing menyebutkan perilaku tertentu.
Akun pelanggan
"Gunakan AI hanya melalui akun perusahaan Northgate yang tercantum dalam daftar. Jangan gunakan akun pribadi, paket gratis, atau pengaya peramban yang belum disetujui untuk pekerjaan Northgate apa pun, termasuk untuk pertanyaan singkat."
Kode
"Anda boleh menggunakan asisten pemrograman yang telah disetujui pada repositori Northgate. Jangan menempelkan data pelanggan, catatan sistem produksi yang berisi data pribadi, atau informasi rahasia seperti kunci API ke alat AI apa pun. Kode yang dihasilkan harus ditinjau seperti kode lainnya sebelum digabungkan."
Pelanggan
"Staf dukungan boleh menggunakan asisten yang telah disetujui untuk menyusun draf balasan. Hapus nomor akun dan detail pembayaran terlebih dahulu. Setiap balasan harus dibaca dan disunting oleh manusia sebelum dikirim."
Klaim
"Jangan memublikasikan statistik, tolok ukur, atau hasil pelanggan yang dihasilkan alat AI kecuali Anda telah membuka dan memeriksa sumber aslinya."
Keputusan terkait karyawan
"Jangan gunakan AI untuk memberi peringkat, menyaring, atau menilai kandidat maupun karyawan. Anda boleh menggunakannya untuk merapikan bahasa iklan lowongan kerja yang Anda tulis."
Pelaporan
"Jika Anda memasukkan sesuatu yang seharusnya tidak dimasukkan, beri tahu kepala operasional pada hari yang sama. Pelaporan sejak dini dianggap sebagai tindakan yang benar."
Informasi apa yang perlu dibatasi dalam kebijakan penggunaan AI yang diperbolehkan?
Batasi informasi berdasarkan kategori, bukan dengan mencantumkan setiap jenis dokumen, dan kaitkan setiap kategori dengan akun yang diizinkan menggunakannya. Kategori yang umum adalah publik, internal, rahasia atau milik klien, informasi pribadi, serta informasi sangat rahasia seperti kata sandi dan kunci akses. Aturan untuk informasi sangat rahasia paling mudah ditulis: jangan pernah memasukkannya ke alat apa pun.
Panduan Pusat Keamanan Siber Nasional Inggris tentang model bahasa besar menjelaskan bahwa kueri dapat dilihat oleh organisasi penyedia model dan menyarankan agar informasi sensitif tidak disertakan dalam kueri ke model publik. Ruang kerja bisnis perusahaan mungkin memiliki ketentuan kontrak yang berbeda, jadi catat ketentuan paket Anda. Dokumentasi Microsoft, misalnya, menyatakan bahwa Copilot Chat yang digunakan organisasi tercakup dalam adendum perlindungan datanya dan bahwa instruksi serta respons tidak digunakan untuk melatih model dasar, sekaligus mencatat bahwa kontrol berbeda menurut paket langganan. Kebijakan penggunaan yang dapat diterima milik Anda kemudian dapat menetapkan kategori data yang diizinkan di ruang kerja tersebut dan yang tidak diizinkan di mana pun.
Bagi perusahaan di Britania Raya yang menangani data pribadi, panduan ICO tentang AI dan perlindungan data merupakan rujukan resmi. Halamannya saat ini menyatakan bahwa panduan tersebut sedang ditinjau setelah disahkannya Undang-Undang Data (Penggunaan dan Akses), jadi periksa versi yang tersedia sebelum mengandalkan poin tertentu.
Ingin melihat kaitannya dengan suatu peran?
Jelajahi rencana uji coba tim ↗Apa yang harus diperiksa karyawan sebelum menggunakan hasil AI?
Karyawan harus memeriksa setiap klaim faktual, angka, kutipan, dan rujukan yang akan mereka bagikan, serta menghapus apa pun yang tidak dapat ditelusuri ke sumbernya. Profil AI Generatif NIST menjelaskan konfabulasi sebagai pembuatan konten keliru atau palsu yang disampaikan dengan penuh keyakinan; jawaban yang lancar bukanlah bukti. Kebijakan penggunaan yang dapat diterima harus menetapkan bahwa orang yang menggunakan keluaran bertanggung jawab atasnya.
Contoh penerapan: seorang pemasar Northgate meminta asisten menulis paragraf singkat tentang alasan tim kecil menggunakan alat pengelolaan proyek. Drafnya memuat pernyataan bahwa mayoritas usaha kecil beralih alat tahun lalu, disertai nama sumber. Pemasar tersebut tidak dapat menemukan angka itu dalam sumber yang disebutkan. Sesuai klausul kebijakan penggunaan yang dapat diterima tentang klaim, pernyataan itu dihapus dan paragrafnya ditulis ulang untuk menjelaskan alasan yang disampaikan pelanggan dalam tiket dukungan Northgate sendiri, tanpa menyertakan angka.
Versi yang lemah: "Sebagian besar tim kecil mengganti alat pengelolaan proyek tahun lalu, menurut survei industri terbaru." Versi yang telah ditinjau: "Tim yang menghubungi kami biasanya menyebutkan dua alasan untuk beralih: serah terima yang terlewat dan terlalu banyak alat." Versi kedua tidak terlalu dramatis dan sepenuhnya dapat dipertanggungjawabkan.
Apakah karyawan sebaiknya menandatangani kebijakan penggunaan AI yang diperbolehkan?
Tanda tangan atau pernyataan penerimaan memang wajar diminta, tetapi itu hanya menunjukkan bahwa seseorang telah menerima kebijakan. Lengkapi dengan pembahasan sepuluh menit tentang tiga kasus dari pekerjaan Anda sendiri, satu untuk setiap tingkat, lalu minta setiap orang mengelompokkannya dan menjelaskan alasannya. Dengan begitu, Anda memiliki bukti bahwa mereka mampu menerapkan aturan. Jika terjadi masalah, bukti ini lebih berharga daripada tanda tangan.
Tanya jawab literasi AI dari Komisi Eropa, yang membahas Pasal 4 EU AI Act, menyatakan bahwa sertifikat tidak diwajibkan dan catatan internal mengenai pelatihan atau inisiatif lain sudah cukup. Jika aturan Uni Eropa berlaku bagi Anda, menyimpan catatan singkat tentang siapa yang menyelesaikan panduan praktik dan kapan mereka menyelesaikannya merupakan kebiasaan yang baik. Mintalah nasihat mengenai apakah dan bagaimana undang-undang tersebut berlaku bagi bisnis Anda.
Bagaimana cara menegakkan kebijakan penggunaan AI yang diperbolehkan tanpa melakukan pengawasan?
Sebagian besar perusahaan kecil menerapkan kebijakan penggunaan AI yang dapat diterima melalui akun yang disetujui, pengaturan bawaan yang masuk akal, dan budaya yang mendorong pelaporan kesalahan, bukan dengan memantau setiap perintah. Berikan akun bisnis yang disetujui agar cara yang paling praktis juga merupakan cara yang diizinkan. Aktifkan pengaturan administrator yang tersedia dalam paket Anda. Pastikan karyawan merasa aman untuk melapor, dan tangani pola pengabaian aturan melalui pembicaraan kinerja seperti biasa.
Jika Anda memang meninjau catatan penggunaan yang tersedia dalam paket bisnis, nyatakan hal itu dalam kebijakan dan periksa aturan ketenagakerjaan serta privasi yang berlaku. Pemantauan tersembunyi cenderung merusak budaya pelaporan yang menjadi landasan kebijakan tersebut.
Tosheo.ai menerapkan prinsip yang sama dalam rancangan yang direncanakan: manajer melihat perkembangan keterampilan dan penyelesaian pembelajaran, bukan catatan percakapan mentah peserta.
Kapan kebijakan penggunaan yang dapat diterima tidak cukup?
Kebijakan penggunaan yang dapat diterima mengatur perilaku karyawan; kebijakan ini tidak menentukan penyedia mana yang aman, apakah suatu alur kerja memerlukan penilaian dampak perlindungan data, atau bagaimana AI menjadi bagian dari produk yang Anda jual. Jika perusahaan Anda membangun fitur AI, mengotomatiskan keputusan tentang orang, atau bekerja dalam profesi yang diatur secara khusus, Anda juga memerlukan tata kelola dan peninjauan oleh ahli.
Ini juga bukan pelatihan. Aturan seperti "periksa setiap klaim" mudah disepakati, tetapi sulit dijalankan dengan baik ketika dikejar tenggat. Orang perlu berlatih dengan tugas yang realistis untuk membangun kebiasaan itu, dan itulah tujuan latihan berbasis peran.
Sumber dan cakupan
NCSC, ChatGPT dan model bahasa besar: apa risikonya?, 14 Maret 2023 ↗
ICO, Panduan tentang AI dan perlindungan data (sedang ditinjau), diperiksa 16 October 2026 ↗
NIST, Profil AI Generatif (NIST AI 600-1), July 2024 ↗
Komisi Eropa, Literasi AI - Tanya Jawab, terakhir diperbarui 27 July 2026 ↗