인사 업무를 위한 AI: 실무 활용법, 프롬프트와 한계

인사팀은 일상 업무에 AI를 어떻게 활용할 수 있습니까?

AI를 활용하기에 가장 안전하고 유용한 인사 업무는 승인된 자료를 제공하고 그 형식을 바꾸는 일입니다. 정책을 쉬운 말로 요약하거나, 직원 안내서의 한 절을 FAQ로 바꾸거나, 교육 개요를 수업 계획으로 만드는 일이 이에 해당합니다. 원자료가 결과물의 사실성을 지탱하며, 모든 문장을 원자료와 대조해 확인할 수 있습니다.

채용은 심사와 선발 과정에서 별도의 법적 쟁점이 발생하므로 전용 가이드에서 다룹니다. 이 페이지에서는 그 밖의 인사 업무를 다룹니다.

AI가 판단해서는 안 되는 인사 업무는 무엇입니까?

AI가 성과 평가, 승진, 보수, 개인 특성에 따른 업무 배정, 징계 결과 또는 해고처럼 누군가의 직장 생활을 바꾸는 사항을 결정해서는 안 됩니다. 자신의 메모를 정리하거나 결정이 내려진 뒤 서신 초안을 작성하는 등 준비 작업에는 도움을 줄 수 있지만, 결정과 그 근거는 이를 설명하고 정당성을 뒷받침할 수 있는 사람의 몫이어야 합니다.

규제 기관은 이 분야를 엄중하게 다루고 있습니다. EU AI Act는 부속서 III에서 근로 관계의 조건, 승진 또는 해고에 영향을 미치는 결정을 내리거나, 개인의 행동 또는 특성을 바탕으로 업무를 배정하거나, 성과와 행동을 모니터링하고 평가하도록 설계된 AI 시스템을 고위험 용도로 분류합니다. 조직이 유럽연합에서 사업을 운영한다면 이 분류에 따른 의무가 있으므로, 해당 도구를 도입하기 전에 이를 이해해야 합니다. 이는 일반적인 정보이며 법률 자문이 아닙니다.

검토를 마친 AI 작성 정책 요약은 어떤 모습입니까?

직원 40명 규모의 가상 디자인 스튜디오 린든필드 스튜디오를 예로 들어 보겠습니다. 인사 책임자는 8페이지 분량의 기존 육아휴직 정책을 직원용 1페이지 요약문으로 만들고자 합니다.

첫 시도에서는 '직원용으로 당사의 육아휴직 정책을 요약해 주세요.'라고 요청했습니다. 정책을 첨부하지 않자 도구는 이런 정책에 흔히 포함되는 내용을 확신에 찬 어조로 요약했고, 직원이 일정 기간 동안 급여 전액을 받는다는 설명까지 넣었습니다. 린든필드의 정책에는 그런 내용이 없습니다. 법정 기준을 넘는 추가 급여 지급 조건은 근속 기간에 따라 달라집니다. 이런 요약이 직원들에게 공유되면 회사가 동의한 적 없는 기대를 만들고 분쟁으로 이어질 수 있습니다.

두 번째 시도에서는 정책 전문을 붙여 넣고 다음과 같이 요청했습니다. '직원들이 이해하기 쉬운 영어로 300단어 미만으로 요약해 주십시오. 정책에 적힌 내용만 사용하십시오. 각 항목에 해당 절 번호를 제시하십시오. 직원이 물어볼 만하지만 정책에 답이 없는 질문을 모두 나열하십시오.' 결과물은 원문을 충실히 따랐으며, 답이 없는 질문 목록이 가장 유용한 부분이었습니다. 이 목록에서 두 가지 미비점이 드러났고, 인사 책임자는 이를 스튜디오의 고용 자문 담당자에게 전달했습니다. 최종 요약문에는 직원에게 정책 전문이 실제 적용 기준임을 안내하는 문구가 포함되었습니다.

AI가 직원 설문조사의 주관식 응답을 안전하게 요약할 수 있습니까?

주의해서 사용하면 도움이 될 수 있습니다. 자유 서술형 의견을 주제별로 묶는 일은 번거롭고 AI가 비교적 잘 처리하지만, 소규모 회사에서는 익명성이 쉽게 깨집니다. '브리스틀 사무실에서 유일하게 시간제로 일하는 사람'이라는 언급은 이름을 지워도 특정인을 식별하게 하며, 생성된 요약에도 그 세부 내용이 다시 들어갈 수 있습니다.

의견을 다른 곳에 전달하기 전에 신원을 식별할 수 있는 세부 정보를 삭제하고, 승인된 도구와 요금제를 사용하며, 직접 인용보다는 주제와 대략적인 빈도를 요청합니다. AI 도구는 집계를 잘못하거나 특정 의견의 빈도를 과장할 수 있으므로, 원문 의견과 대조해 직접 건수를 확인합니다. 경영진에게는 주제를 보고하고 개인별 내용은 보고하지 않습니다.

AI 도구에 입력해도 되는 직원 정보는 무엇입니까?

일반적으로 생각하는 것보다 적습니다. 직원 기록에는 개인정보가 포함되며, 건강, 민족, 노동조합 가입 여부 같은 일부 정보는 여러 국가의 개인정보 보호법에서 특히 민감하게 취급됩니다. 이러한 정보를 특정 도구에 입력할 수 있는지는 적법한 처리 근거, 해당 요금제에 대한 공급업체 약관, 데이터 처리 위치, 회사 자체 정책에 따라 달라집니다.

대부분의 인사팀에 적용할 수 있는 실용적인 원칙은 직원 기록이 아니라 정책과 서식을 바탕으로 초안을 작성하는 것입니다. 고충 처리 기록 요약처럼 개인정보가 꼭 필요한 업무라면, 작업 도중 편의를 위해 임의로 처리하지 말고 조직의 개인정보 보호 담당자가 결정할 사안으로 다룹니다. 이름을 지우는 것만으로 정보가 익명화되지는 않습니다.

인사팀은 AI가 초안을 작성한 정책과 지침을 어떻게 검토해야 합니까?

초안을 원본 문서와 대조한 다음, 법률과 영향을 받는 사람들의 관점에서 검토합니다. 아래 항목은 검토를 시작하기 위한 확인 목록이며, 법적 효력이 있는 정책에 대한 전문가 검토를 대신하지 않습니다.

소규모 팀이 검토할 만한 인사 업무용 AI 도구는 무엇입니까?

초안 작성과 요약에는 회사가 이미 사용을 승인한 범용 도우미로 보통 충분합니다. 현재 많은 인사 정보 시스템에는 규정 관련 질문에 답하거나 문서 초안을 작성하는 AI 기능이 포함되어 있습니다. 편리할 수 있지만, 해당 기능이 어떤 데이터를 읽는지, 입력한 콘텐츠가 업체의 모델 학습에 사용되는지, 얼마나 오래 보관되는지, 누가 결과물을 볼 수 있는지 공급업체에 확인해야 합니다.

직원을 점수화하거나 순위를 매기거나 감시하는 도구는 가장 신중하게 다뤄야 합니다. 이런 도구는 초안 작성을 돕는 수준을 넘어 사람에 관한 결정에 관여하므로, 앞서 언급한 법률 및 공정성 문제가 발생합니다.

AI가 인사 업무에 적합한 도구가 아닌 경우는 언제입니까?

AI는 민감한 대화, 조사, 또는 어조가 특정 개인에 대한 조직의 입장으로 받아들여질 수 있는 메시지에 적합한 도구가 아닙니다. 성과 문제에 관해 생성한 서신은 합리적으로 들리더라도 해당 개인과 그간의 경위에는 맞지 않을 수 있습니다.

근거로 삼을 승인된 자료가 없을 때도 적절한 도구가 아닙니다. 범용 어시스턴트에게 휴가 권리나 사전 통보 기간이 어떻게 되어야 하는지 물으면 그럴듯한 답은 나오지만, 그것이 회사의 정책이나 적용 법률은 아닙니다.

다른 직원들을 위한 AI 교육에서 인사 부서는 어떤 역할을 합니까?

많은 소규모 기업에서는 인사팀이 AI 도입을 담당하므로 먼저 직접 연습해 보는 것이 도움이 됩니다. 인사팀은 허용되는 사용 범위에 관한 정책 작성, 교육 계획 수립, 직원 질문에 대한 답변을 맡는 경우가 많습니다. EU AI Act 적용 대상 조직의 경우, 제4조는 AI 시스템 제공자와 운영자가 직원의 지식과 사용 맥락을 고려하여 직원의 AI 이해·활용 역량을 지원하는 조치를 취하도록 요구합니다.

Tosheo.ai는 예정된 인사 과정과 나머지 팀원을 위한 직무별 과정, 대화 기록을 표시하지 않는 관리자용 역량 향상 현황 화면으로 이 업무를 지원하도록 기획하고 있습니다. 아직 개발 전 단계이므로 계획된 범위로 보아야 합니다. 아직 AI 정책이 없다면 아래에 연결된 정책 가이드부터 살펴보는 편이 좋습니다.

출처와 범위

유럽연합 집행위원회 AI법 지원 창구, 규정 (EU) 2024/1689 부속서 III, 고위험 AI 시스템 ↗

유럽연합 집행위원회 AI법 지원 창구, 규정 (EU) 2024/1689 제4조, AI 이해·활용 역량 ↗