Mengapa sebagian besar SOP sulit diikuti?

Sebagian besar SOP sulit diikuti karena ditulis oleh ahli berdasarkan ingatan, sehingga melewatkan langkah-langkah yang tidak lagi mereka sadari dan tidak menjelaskan apa yang harus dilakukan jika terjadi masalah. Penulisan SOP dengan AI membantu karena AI mampu menyusun struktur dan menanyakan hal yang belum tercakup, asalkan Anda memberikan proses yang sebenarnya.

Sebuah toko daring perlengkapan rumah fiktif dengan 25 orang, Linden and Moss, memiliki satu orang, Olu, yang menangani pengembalian barang. Saat Olu cuti, pengembalian barang menumpuk. Catatannya berbunyi: 'periksa pesanan di Shopify, lihat alasannya. kalau rusak perlu foto. kembalikan uang atau ganti barang, biasanya kembalikan uang kecuali mereka ingin penggantian. di atas 100 pound tanya Kate. masukkan kembali ke stok kalau layak, kalau tidak ke rak barang kualitas dua. kirim email ke pelanggan. perbarui lembar kerja.' Semua hal yang perlu ditanyakan pegawai baru tersembunyi dalam catatan itu: lembar kerja yang mana, apa yang dianggap 'layak', dan apa yang harus dilakukan jika tidak ada foto.

Bagaimana langkah-langkah menulis SOP dengan AI?

Catat proses sebagaimana benar-benar berlangsung, minta AI menyusunnya menjadi langkah-langkah bernomor beserta penanggung jawab dan pemeriksaannya, minta AI mewawancarai Anda tentang kekurangan dan pengecualian, lalu uji drafnya bersama seseorang yang belum pernah melakukan tugas tersebut.

1. Merekam demonstrasi proses kerja nyata

Mintalah pakar menjelaskan satu kasus nyata langkah demi langkah, atau menulis catatan sambil mengerjakannya. Hapus nama pelanggan dan semua data pribadi sebelum menggunakan alat AI.

2. Meminta struktur SOP yang tetap

Tujuan, cakupan, peran, langkah bernomor (tindakan, penanggung jawab, alat, pemeriksaan), pengecualian dan eskalasi, serta catatan yang perlu disimpan.

3. Biarkan AI mewawancarai Anda

Minta AI mencantumkan semua pertanyaan yang mungkin diajukan karyawan baru setelah membaca draf. Jawab pertanyaan tersebut; dari situlah pengetahuan yang belum tertulis akan terungkap.

4. Tulis pengecualian sebagai aturan jika-maka

Misalnya: jika barang rusak dan pelanggan belum mengirim foto, kirim email permintaan foto lalu tunda proses pengembalian selama lima hari kerja.

5. Uji dengan pengguna baru

Minta seseorang yang belum memahami tugas tersebut mengikuti SOP pada kasus nyata sementara orang yang ahli mengamati tanpa berbicara. Perbaiki setiap bagian yang membuat orang tersebut ragu.

Seperti apa SOP buatan AI yang kurang baik dan versi perbaikannya?

Prompt yang lemah: 'Tulis SOP untuk memproses pengembalian barang.' Hasil yang umum: prosedur generik dengan langkah seperti 'Terima permintaan pengembalian barang', 'Verifikasi kelayakan sesuai kebijakan perusahaan', dan 'Proses pengembalian dana tepat waktu'. Prosedur ini bisa berlaku untuk toko mana pun, tidak mencantumkan penanggung jawab, dan frasa 'sesuai kebijakan perusahaan' justru menyembunyikan aturan yang dibutuhkan karyawan baru.

Instruksi yang diperbaiki, dengan catatan Olu dan struktur di atas, dilanjutkan dengan tanya jawab untuk melengkapi informasi yang kurang. AI mengajukan delapan pertanyaan, termasuk: apa yang membuat barang layak dikembalikan ke stok, lembar dan kolom mana yang diperbarui, siapa yang menggantikan Kate untuk memberikan persetujuan saat ia tidak ada, dan berapa batas waktu pengembalian barang. Jawaban Olu menghasilkan langkah seperti '4. Jika pengembalian dana melebihi GBP 100, kirim nomor pesanan kepada Kate untuk disetujui di kanal pengembalian barang; jika Kate tidak ada, persetujuan diberikan oleh kepala operasional. Pemeriksaan: persetujuan dicatat di lembar pengembalian barang, kolom F, sebelum dana dikembalikan.' Bagian pengecualian kini mencakup foto yang belum tersedia, barang yang melewati batas waktu pengembalian, dan pelanggan yang menginginkan barang pengganti untuk barang yang stoknya habis.

Bagaimana cara memeriksa SOP yang ditulis AI?

Periksa dengan meminta ahli mencocokkan setiap langkah dengan kondisi nyata dan meminta orang baru mengikutinya pada kasus nyata. SOP hanya benar jika seseorang yang belum pernah melakukan tugas tersebut dapat menyelesaikannya tanpa meminta bantuan.

Peninjauan oleh ahli

Orang yang mengerjakan tugas mengonfirmasi setiap langkah, ambang batas, dan nama alat. AI terkadang menambahkan langkah yang tampak masuk akal tetapi sebenarnya tidak ada.

Uji untuk orang baru

Catat setiap keraguan dan pertanyaan. Masing-masing menunjukkan langkah yang belum tercantum atau pemeriksaan yang belum jelas.

Pemeriksaan kebijakan

Batas pengembalian dana, hak pengembalian barang menurut hukum, dan langkah keselamatan dikonfirmasi dengan penanggung jawab kebijakan tersebut.

Penanggung jawab dan tanggal peninjauan

Sebutkan penanggung jawab SOP dan jadwal peninjauan berikutnya.

Apa saja kesalahan umum dalam menulis SOP dengan AI?

Kesalahan paling umum adalah meminta SOP berdasarkan topik, bukan proses yang sebenarnya, sehingga menghasilkan dokumen umum yang tidak diikuti siapa pun. Kesalahan lainnya: melewatkan pengecualian, membiarkan makna 'sesuai kebijakan' tidak jelas, membiarkan AI mengarang persyaratan hukum atau keselamatan, tidak pernah mengujinya dengan orang yang baru mengenal proses tersebut, serta menyimpan SOP di tempat yang tidak bisa ditemukan siapa pun.

Di bagian mana penulisan SOP masuk dalam alur pembelajaran Tosheo.ai?

Penulisan SOP ada dalam jalur pembelajaran operasional Tosheo.ai, setelah pelajaran menyusun informasi dan memeriksa keluaran AI, serta berguna bagi pemimpin tim di bidang apa pun. Tugas praktik meminta peserta mengubah penjelasan langkah kerja yang masih kasar menjadi SOP, dan umpan balik berdasarkan panduan penilaian memeriksa penanggung jawab yang belum dicantumkan, pemeriksaan yang tidak jelas, serta pengecualian yang belum dicakup.