Apa fungsi Gemini di Google Workspace?
Gemini bekerja di dalam aplikasi Workspace yang sudah digunakan sehari-hari dan sebagai aplikasi percakapan terpisah. Halaman AI Workspace dari Google menjelaskan kemampuan untuk merangkum rangkaian percakapan dan menyusun draf email di Gmail, membuat draf awal di Docs, membuat dan mengisi tabel di Sheets, mencatat di Meet, serta mencari dan merangkum berkas di Drive. Halaman tersebut juga mencantumkan aplikasi Gemini untuk pertanyaan dan proyek yang lebih panjang, serta Gemini Notebook, yang dijelaskan sebagai asisten riset yang berlandaskan dokumen yang Anda berikan.
Keuntungan bagi tim pengguna Workspace adalah lokasi pengerjaannya. Ringkasan rangkaian percakapan yang panjang dibuat di Gmail, tepat di samping percakapan tersebut; draf pertama dibuat di dokumen tempat draf itu akan disunting. Konsekuensinya sama seperti pada asisten mana pun: draf yang muncul di tempat yang tepat tetap perlu diperiksa sebelum dijadikan acuan.
Edisi Google Workspace mana saja yang menyertakan Gemini?
Fitur Gemini bergantung pada edisi Workspace Anda dan apa yang telah diaktifkan administrator Anda, jadi periksa perbandingan edisi terkini untuk paket Anda. Halaman Workspace AI milik Google mencantumkan fitur Gemini dalam Business Standard, dan bantuan administrator Google menyatakan bahwa aplikasi Gemini merupakan layanan inti dengan perlindungan data tingkat perusahaan di sebagian besar edisi, termasuk Business, Enterprise, Essentials, Frontline, dan Nonprofits.
Bantuan administrator Google juga membedakan pengguna edisi yang memenuhi syarat dari pengguna yang mengakses aplikasi Gemini sebagai layanan tambahan berdasarkan ketentuan konsumen. Perbedaan ini memengaruhi penanganan data, jadi pastikan ketentuan mana yang berlaku bagi staf Anda sebelum menyusun aturan informasi. Harga dapat berubah; gunakan halaman harga resmi Google.
Apa yang perlu diatur administrator sebelum tim mulai?
Atur akses, riwayat percakapan, dan aturan informasi sebelum mengajak tim menggunakannya. Dalam konsol admin, panduan bantuan Google menjelaskan bahwa aplikasi Gemini dapat diaktifkan atau dinonaktifkan untuk semua orang, suatu unit organisasi, atau suatu grup, dan bahwa penerapan perubahan dapat memerlukan waktu hingga 24 jam.
Halaman bantuan yang sama menyatakan bahwa riwayat percakapan di aplikasi Gemini aktif secara bawaan dan disimpan selama 18 bulan, serta administrator dapat memilih 3, 18, atau 36 bulan atau menonaktifkan riwayat. Halaman itu mencatat bahwa saat riwayat dinonaktifkan, pengguna tidak dapat kembali ke percakapan sebelumnya dan integrasi aplikasi Workspace tidak tersedia bagi Gemini. Pilih pengaturan yang sesuai dengan pendekatan retensi Anda dan beri tahu staf tentang pengaturan tersebut.
Pastikan edisi dan lisensi
Periksa pengguna mana yang menggunakan edisi yang mencakup fitur Gemini yang Anda rencanakan untuk diajarkan.
Atur akses aplikasi
Aktifkan aplikasi Gemini untuk kelompok yang menjadi sasaran awal penerapan Anda.
Pilih masa penyimpanan riwayat
Pilih jangka waktu yang sesuai dengan pendekatan pengelolaan catatan Anda dan jelaskan kepada staf.
Tinjau pengaturan berbagi di Drive
Gemini mengambil konten yang dapat diakses pengguna, jadi folder yang dibagikan secara luas perlu ditinjau.
Terbitkan aturan penggunaan informasi
Apa yang boleh dilakukan, apa yang perlu kehati-hatian, dan apa yang tidak boleh dilakukan, disertai contoh.
Apakah data perusahaan aman dengan Gemini untuk Workspace?
Google menyatakan bahwa Workspace tidak menggunakan data pelanggan untuk melatih model tanpa izin atau instruksi sebelumnya dari pelanggan, dan bahwa konten tidak ditinjau oleh manusia atau digunakan untuk pelatihan model di luar domain Anda. Pusat Privasinya juga menyatakan bahwa Gemini hanya mengambil konten Workspace yang dapat diakses pengguna, dan bahwa dalam berkas bersama, kolaborator lain tidak dapat melihat instruksi Anda atau tanggapan Gemini.
Pernyataan tersebut berlaku untuk edisi yang memenuhi ketentuan. Untuk pengguna yang mengakses aplikasi Gemini sebagai layanan tambahan, panduan bantuan administrator Google menyarankan agar mereka diminta untuk tidak memasukkan informasi rahasia atau sensitif, serta menyatakan bahwa percakapan mereka dapat ditinjau oleh peninjau manusia. Itulah alasan staf harus selalu masuk dengan akun kerja, dan akun Google pribadi tidak boleh digunakan untuk materi pekerjaan.
Selebihnya ditentukan oleh izin akses. Jika lembar kerja yang memuat informasi sensitif dibagikan ke seluruh perusahaan, Gemini dapat menggunakannya untuk siapa pun yang dapat membukanya. Tinjau akses berbagi yang luas sebelum penerapan. Ini adalah informasi umum, bukan nasihat hukum.
Seperti apa instruksi Gemini yang baik dalam praktiknya?
Berikut adalah contoh penerapan dari Fenmore Supplies, peritel daring peralatan katering fiktif dengan 60 orang yang menggunakan Google Workspace.
Permintaan yang lemah di Gmail: "Ringkas rangkaian surel ini." Gemini menghasilkan ringkasan rapi dari rangkaian surel panjang dengan pemasok tentang pengiriman yang tertunda, yang menyatakan bahwa pemasok telah "mengonfirmasi pengiriman pada hari Jumat". Setelah rangkaian surel dibaca, ternyata pemasok mengatakan pengiriman kemungkinan dilakukan pada hari Jumat, bergantung pada proses bea cukai.
Permintaan yang lebih baik: "Ringkas utas ini untuk kepala layanan pelanggan kami. Cantumkan hal yang telah dijanjikan pemasok, hal yang menurut mereka mungkin terjadi tetapi belum dikonfirmasi, dan hal yang masih perlu kami tanyakan. Sertakan tanggal setiap pesan yang Anda jadikan acuan." Ringkasan kedua memisahkan komitmen (barang telah dikirim) dari perkiraan (Jumat, bergantung pada proses bea cukai) dan mencantumkan satu pertanyaan yang belum terjawab tentang pengiriman sebagian.
Koordinator operasional memeriksa ketiga pesan bertanggal tersebut, memastikan ringkasannya akurat, dan menambahkan catatan tentang pesanan pelanggan yang terdampak sebelum meneruskannya. Di Sheets, tim yang sama meminta Gemini menandai pesanan yang telah melewati tanggal pengiriman yang dijanjikan, lalu memfilter lembar kerja sendiri untuk memastikan daftarnya sesuai. Kebiasaannya sama di kedua aplikasi: minta bukti, lalu periksa.
Ingin melihat kaitannya dengan suatu peran?
Jelajahi rencana uji coba tim ↗Bagaimana Anda menggunakan Gemini dengan baik sehari-hari?
Tulis permintaan yang menjelaskan siapa Anda, apa yang Anda butuhkan, konteks yang relevan, dan format yang Anda inginkan. Panduan Google tentang Gems kustom menyarankan empat unsur tersebut, yaitu persona, tugas, konteks, dan format, serta menjelaskan bahwa Anda tidak harus menggunakan keempatnya setiap saat, tetapi penggunaan beberapa unsur akan memperkuat instruksi.
Untuk pekerjaan berulang, Gem dapat menyimpan instruksi tetap, seperti halnya proyek di asisten lain. Panduan bantuan Google menjelaskan bahwa Gemini dapat mengembangkan deskripsi singkat menjadi instruksi yang lebih lengkap, yang perlu Anda tinjau dan sunting, serta bahwa berkas yang diunggah dapat menambah konteks. Gem untuk layanan pelanggan dapat menyimpan kebijakan pengembalian barang dan gaya bahasa perusahaan, dengan instruksi untuk menandai setiap permintaan yang berada di luar kebijakan alih-alih mengarang jawaban.
Di mana tim bisa mendapatkan pelatihan Gemini?
Pusat Pembelajaran Google Workspace adalah tempat pertama yang perlu Anda lihat. Di sana tersedia panduan menulis instruksi yang efektif, panduan penulisan instruksi Gemini untuk Workspace, kumpulan instruksi siap pakai untuk berbagai peran termasuk penjualan, pemasaran, SDM, manajemen proyek, dan layanan pelanggan, pengantar praktis penggunaan Gemini di tempat kerja, serta video singkat tentang Gemini di Gmail, Meet, Slides, dan Sheets. Pusat ini juga menyediakan tautan ke pelatihan yang dapat diakses kapan saja dan pelatihan di kelas.
Materi tersebut mengajarkan penggunaan produk. Untuk mengubah kebiasaan, tambahkan latihan dengan tugas masing-masing orang disertai umpan balik. Rencana empat minggu yang masuk akal untuk tim pengguna Workspace adalah: minggu pertama, ringkasan dan balasan Gmail dengan pemeriksaan bukti; minggu kedua, draf awal di Docs dari templat yang disetujui; minggu ketiga, jawaban atas pertanyaan di Sheets yang diperiksa dengan penyaringan atau penghitungan ulang; minggu keempat, tugas khusus peran yang ditinjau oleh rekan kerja.
Mana yang lebih baik untuk tim pengguna Workspace, Gemini atau ChatGPT?
Untuk tim yang sudah bekerja sehari-hari di Gmail, Docs, dan Drive, Gemini biasanya menjadi titik awal yang lebih praktis karena bekerja di tempat berkas disimpan dan mengikuti izin akses yang sudah ada. ChatGPT atau Claude tetap dapat menjadi pilihan yang lebih baik untuk pekerjaan tertentu, seperti sesi penyusunan draf panjang dengan materi yang dibawa sendiri oleh pengguna.
Uji menggunakan tugas Anda sendiri, bukan perbandingan umum. Jalankan tiga tugas nyata yang sama pada setiap opsi yang disetujui, minta orang yang menerima hasilnya menilai hasil tersebut, dan hitung seberapa banyak koreksi yang diperlukan masing-masing. Panduan ChatGPT dan Claude membahas hal-hal yang perlu diperiksa untuk kedua alat tersebut.
Kapan Gemini untuk Workspace bukan jawaban yang tepat?
Jika perusahaan Anda menggunakan Microsoft 365, Gemini untuk Workspace bukan titik awal yang tepat; panduan Copilot lebih sesuai. Jika staf menggunakan akun Google pribadi untuk bekerja, benahi hal itu sebelum pelatihan AI apa pun, karena ketentuan datanya berbeda.
Gemini juga bukan pengganti sistem pencatatan utama Anda. Ringkasan percakapan dengan pemasok tidak memperbarui sistem persediaan Anda, dan rumus Sheets yang disarankan Gemini tetap perlu diuji dengan nilai yang sudah diketahui hasilnya sebelum dapat diandalkan dalam lembar kerja harga atau penggajian.
Bagaimana Tosheo.ai melengkapi penggunaan Gemini?
Tosheo.ai sedang dirancang untuk melatih setiap orang menggunakan alat yang dipakai tim, termasuk Gemini. Saat peluncuran, manajer direncanakan dapat memilih peran dan alat, dan setiap peserta menyelesaikan pelajaran singkat yang diakhiri dengan tugas praktik menggunakan alat sungguhan, dinilai berdasarkan rubrik yang dapat dilihat. Manajer direncanakan dapat melihat perkembangan, bukan riwayat percakapan. Ini merupakan cakupan yang direncanakan; produk ini belum dibangun.
Sumber dan cakupan
Google Workspace, Alat AI untuk bisnis, diperiksa 16 October 2026 ↗
Bantuan Aplikasi Gemini, Tips membuat Gem khusus, diperiksa pada 16 Oktober 2026 ↗
Google Workspace, Pusat Pembelajaran, diperiksa 16 Oktober 2026 ↗