ਈਮੇਲਾਂ ਲਿਖਣ ਲਈ AI ਕਦੋਂ ਲਾਭਦਾਇਕ ਹੁੰਦਾ ਹੈ?
AI ਉਹਨਾਂ ਈਮੇਲਾਂ ਲਈ ਸਭ ਤੋਂ ਲਾਭਦਾਇਕ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਪਤਾ ਹੈ ਕਿ ਕੀ ਕਹਿਣਾ ਹੈ ਪਰ ਖਰੜਾ ਤਿਆਰ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਿਹਨਤ ਲੱਗਦੀ ਹੈ: ਤਰਤੀਬਵਾਰ ਅਪਡੇਟ, ਨਿਮਰ ਯਾਦ-ਦਿਹਾਨੀ, ਲੰਮੀ ਈਮੇਲ ਲੜੀ ਦੇ ਕਈ ਮੁੱਦਿਆਂ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨ ਵਾਲਾ ਜਵਾਬ ਜਾਂ ਕੋਈ ਸੁਨੇਹਾ ਜਿਸ ਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਛੋਟਾ ਜਾਂ ਵਧੇਰੇ ਦ੍ਰਿੜ੍ਹ ਬਣਾਉਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ। ਅਜਿਹੇ ਮਾਮਲਿਆਂ ਵਿੱਚ ਤੱਥ ਅਤੇ ਫੈਸਲਾ ਤੁਹਾਡੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਟੂਲ ਤਰਤੀਬ ਅਤੇ ਸ਼ਬਦਾਵਲੀ ਸੰਭਾਲਦਾ ਹੈ।
ਜਦੋਂ ਈਮੇਲ ਖ਼ੁਦ ਹੀ ਫ਼ੈਸਲਾ ਹੋਵੇ, ਤਾਂ ਇਹ ਸਭ ਤੋਂ ਘੱਟ ਲਾਭਦਾਇਕ ਅਤੇ ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਧ ਜੋਖ਼ਮ ਵਾਲਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਜਿਹੜਾ ਸੁਨੇਹਾ ਕੰਪਨੀ ਨੂੰ ਰਕਮ ਵਾਪਸ ਕਰਨ, ਕਿਸੇ ਤਾਰੀਖ਼, ਕੀਮਤ ਜਾਂ ਇਕਰਾਰਨਾਮੇ ਸੰਬੰਧੀ ਰੁਖ਼ ਲਈ ਵਚਨਬੱਧ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਉਸ ਦੀ ਮੁੱਖ ਗੱਲ ਪਹਿਲਾਂ ਕਿਸੇ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਤੈਅ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਟੂਲ ਨੂੰ ਇਹ ਤੈਅ ਕਰਨ ਲਈ ਕਹੋਗੇ ਕਿ ਕੀ ਪੇਸ਼ ਕਰਨਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਹ ਕੁਝ ਨਾ ਕੁਝ ਪੇਸ਼ ਕਰ ਦੇਵੇਗਾ, ਅਤੇ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ਕਿ ਉਸ ਦੀ ਕਿਸੇ ਨੇ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਹੀ ਨਾ ਦਿੱਤੀ ਹੋਵੇ।
ਈਮੇਲ ਲਿਖਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ AI ਨੂੰ ਕੀ ਦੱਸਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ?
ਟੂਲ ਨੂੰ ਦੱਸੋ ਕਿ ਈਮੇਲ ਕਿਸ ਲਈ ਹੈ, ਤੁਸੀਂ ਕਿਉਂ ਲਿਖ ਰਹੇ ਹੋ, ਇਹ ਕਿਹੜੇ ਤੱਥ ਵਰਤ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਤੁਸੀਂ ਪਾਠਕ ਤੋਂ ਕਿਹੜੀ ਇੱਕ ਕਾਰਵਾਈ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਲਹਿਜ਼ੇ ਤੇ ਲੰਬਾਈ ਬਾਰੇ ਕੀ ਹੱਦਾਂ ਹਨ। ਜੋ ਕੁਝ ਤੁਸੀਂ ਨਹੀਂ ਦੱਸਦੇ, ਟੂਲ ਉਸ ਦੀ ਥਾਂ ਅੰਦਾਜ਼ਾ ਲਗਾ ਲੈਂਦਾ ਹੈ। AI ਨਾਲ ਲਿਖੀਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਦੀਆਂ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਇਨ੍ਹਾਂ ਅੰਦਾਜ਼ਿਆਂ ਤੋਂ ਹੀ ਪੈਦਾ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ: ਬੇਬੁਨਿਆਦ ਮਾਫ਼ੀਆਂ, ਘੜੀਆਂ ਹੋਈਆਂ ਤਾਰੀਖਾਂ ਅਤੇ ਅਜਿਹੀਆਂ ਪੇਸ਼ਕਸ਼ਾਂ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਕਿਸੇ ਨੇ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਨਹੀਂ ਦਿੱਤੀ।
ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਅਤੇ ਰਿਸ਼ਤਾ
ਇੱਕ ਨਵਾਂ ਗਾਹਕ, ਪੁਰਾਣਾ ਸਪਲਾਇਰ, ਤੁਹਾਡਾ ਮੈਨੇਜਰ, ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਟੀਮ ਦਾ ਸਹਿਕਰਮੀ। ਲਹਿਜ਼ਾ ਤੈਅ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਇਸ ਗੱਲ ਦਾ ਅਸਰ ਲਹਿਜ਼ੇ ਬਾਰੇ ਦਿੱਤੀ ਕਿਸੇ ਵੀ ਹਦਾਇਤ ਨਾਲੋਂ ਵੱਧ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
ਮਕਸਦ
ਜਾਣਕਾਰੀ ਦਿਓ, ਪੁੱਛੋ, ਇਨਕਾਰ ਕਰੋ, ਜਵਾਬ ਲਈ ਯਾਦ ਦਿਵਾਓ, ਮਾਫ਼ੀ ਮੰਗੋ ਜਾਂ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ। ਹਰ ਈਮੇਲ ਦਾ ਇੱਕ ਮੁੱਖ ਮਕਸਦ ਰੱਖੋ।
ਉਹ ਤੱਥ ਜੋ ਇਹ ਵਰਤ ਸਕਦਾ ਹੈ
ਆਰਡਰ ਦੇ ਵੇਰਵੇ, ਸੁਨੇਹਿਆਂ ਦੀ ਲੜੀ ਜਾਂ ਨੋਟਸ ਪੇਸਟ ਕਰੋ। ਦੱਸੋ ਕਿ ਸਿਰਫ਼ ਇਨ੍ਹਾਂ ਤੱਥਾਂ ਦੀ ਹੀ ਵਰਤੋਂ ਕੀਤੀ ਜਾ ਸਕਦੀ ਹੈ।
ਬੇਨਤੀ
ਪਾਠਕ ਨੂੰ ਅੱਗੇ ਕੀ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਕਦੋਂ ਤੱਕ, ਜੇ ਕੁਝ ਕਰਨਾ ਹੋਵੇ।
ਹੱਦਾਂ
ਲੰਬਾਈ, ਲਹਿਜ਼ਾ, ਉਹ ਗੱਲਾਂ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਦਾ ਜ਼ਿਕਰ ਨਹੀਂ ਕਰਨਾ ਅਤੇ ਉਹ ਗੱਲਾਂ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਦਾ ਵਾਅਦਾ ਨਹੀਂ ਕਰਨਾ, ਜਿਵੇਂ ਛੋਟ ਜਾਂ ਡਿਲਿਵਰੀ ਦੀਆਂ ਤਾਰੀਖਾਂ।
ਈਮੇਲ ਲਿਖਣ ਲਈ AI ਨੂੰ ਦਿੱਤੀ ਚੰਗੀ ਹਦਾਇਤ ਅਤੇ ਉਸ ਦੇ ਜਵਾਬ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਿਹੋ ਜਿਹੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ?
ਇਹ ਇੱਕ ਕਲਪਿਤ 18-ਵਿਅਕਤੀਆਂ ਵਾਲੇ ਫਰਨੀਚਰ ਵਿਕਰੇਤਾ, ਬ੍ਰਾਈਟਵੈੱਲ ਇੰਟੀਰੀਅਰਜ਼, ਦੀ ਅਮਲ ਸਮੇਤ ਉਦਾਹਰਨ ਹੈ। ਇੱਕ ਗਾਹਕ, ਸ਼੍ਰੀਮਤੀ ਓਕਾਫੋਰ, ਨੇ ਈਮੇਲ ਕਰਕੇ ਪੁੱਛਿਆ ਹੈ ਕਿ ਉਸ ਦਾ ਸੋਫ਼ਾ ਕਿੱਥੇ ਹੈ। ਦਿੱਤੇ ਤੱਥ: ਆਰਡਰ 3 ਨਵੰਬਰ ਨੂੰ ਭੇਜਿਆ ਜਾਣਾ ਸੀ; ਗੋਦਾਮ ਨੇ ਕੱਪੜੇ ਦੀ ਘਾਟ ਦੱਸੀ ਹੈ; ਸਪਲਾਇਰ ਨੇ ਅਜੇ ਕੋਈ ਨਵੀਂ ਤਾਰੀਖ਼ ਨਹੀਂ ਦਿੱਤੀ; ਸਹਾਇਤਾ ਮੁਖੀ ਕੱਪੜਾ ਬਦਲਣ ਜਾਂ ਪੂਰੀ ਰਕਮ ਵਾਪਸ ਕਰਕੇ ਆਰਡਰ ਰੱਦ ਕਰਨ ਦੀ ਪੇਸ਼ਕਸ਼ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ; ਕਿਸੇ ਮੁਆਵਜ਼ੇ ਦੀ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਨਹੀਂ ਦਿੱਤੀ ਗਈ।
ਕਮਜ਼ੋਰ ਹਦਾਇਤ: ਇਸ ਗਾਹਕ ਨੂੰ ਉਸ ਦਾ ਸੋਫ਼ਾ ਦੇਰੀ ਨਾਲ ਪਹੁੰਚਣ ਲਈ ਮਾਫ਼ੀ ਮੰਗਦਾ ਜਵਾਬ ਲਿਖੋ। ਆਮ ਨਤੀਜਾ: ਸਤਿਕਾਰਯੋਗ ਸ਼੍ਰੀਮਤੀ ਓਕਾਫੋਰ, ਸਾਨੂੰ ਦੇਰੀ ਲਈ ਬਹੁਤ ਅਫ਼ਸੋਸ ਹੈ। ਤੁਹਾਡਾ ਸੋਫ਼ਾ ਹੁਣ 14 ਨਵੰਬਰ ਨੂੰ ਪਹੁੰਚੇਗਾ, ਅਤੇ ਸਦਭਾਵਨਾ ਵਜੋਂ ਅਸੀਂ ਤੁਹਾਡੇ ਆਰਡਰ ਉੱਤੇ 10 ਪ੍ਰਤੀਸ਼ਤ ਛੋਟ ਲਾਗੂ ਕਰ ਦਿੱਤੀ ਹੈ। ਤਾਰੀਖ਼ ਅਤੇ ਛੋਟ ਦੋਵੇਂ ਮਨਘੜਤ ਹਨ। ਜੇ ਉਹ ਈਮੇਲ ਭੇਜ ਦਿੱਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਕੰਪਨੀ ਨੇ ਦੋ ਅਜਿਹੇ ਵਾਅਦੇ ਕਰ ਦਿੱਤੇ ਹਨ ਜੋ ਉਹ ਪੂਰੇ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦੀ।
ਬਿਹਤਰ ਪ੍ਰੌਮਪਟ: ਦੇਰੀ ਨਾਲ ਪਹੁੰਚ ਰਹੇ ਸੋਫ਼ੇ ਬਾਰੇ ਪੁੱਛ ਰਹੀ ਗਾਹਕ ਨੂੰ ਇੱਕ ਛੋਟਾ, ਨਿੱਘਾ ਜਵਾਬ ਲਿਖੋ। ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਤੱਥ ਵਰਤ ਸਕਦੇ ਹੋ: ਭੇਜਣ ਦੀ ਅਸਲ ਤਾਰੀਖ਼ 3 ਨਵੰਬਰ; ਸਾਡੇ ਸਪਲਾਇਰ ਕੋਲ ਕੱਪੜੇ ਦੀ ਘਾਟ ਕਾਰਨ ਦੇਰੀ; ਅਜੇ ਕੋਈ ਨਵੀਂ ਤਾਰੀਖ਼ ਨਹੀਂ; ਵਿਕਲਪ ਹਨ ਸਟਾਕ ਵਿੱਚ ਮੌਜੂਦ ਕੱਪੜਾ ਚੁਣਨਾ ਜਾਂ ਪੂਰੀ ਰਕਮ ਵਾਪਸ ਲੈਣ ਲਈ ਆਰਡਰ ਰੱਦ ਕਰਨਾ। ਕੋਈ ਨਵੀਂ ਤਾਰੀਖ਼ ਨਾ ਦਿਓ। ਛੋਟ ਜਾਂ ਮੁਆਵਜ਼ੇ ਦੀ ਪੇਸ਼ਕਸ਼ ਨਾ ਕਰੋ। ਉਸ ਨੂੰ ਪੁੱਛੋ ਕਿ ਉਹ ਕਿਹੜਾ ਵਿਕਲਪ ਚਾਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਜਾਂ ਕੀ ਉਹ ਨਵੀਂ ਜਾਣਕਾਰੀ ਆਉਣ ਤੱਕ ਉਡੀਕ ਕਰਨਾ ਚਾਹੇਗੀ। 120 ਸ਼ਬਦਾਂ ਤੋਂ ਘੱਟ।
ਸਮੀਖਿਆ ਕੀਤਾ ਖਰੜਾ: ਸਤਿਕਾਰਯੋਗ ਸ਼੍ਰੀਮਤੀ ਓਕਾਫੋਰ, ਸੰਪਰਕ ਕਰਨ ਲਈ ਧੰਨਵਾਦ ਅਤੇ ਉਡੀਕ ਕਰਵਾਉਣ ਲਈ ਮੈਨੂੰ ਅਫ਼ਸੋਸ ਹੈ। ਤੁਹਾਡਾ ਸੋਫ਼ਾ 3 November ਨੂੰ ਭੇਜਿਆ ਜਾਣਾ ਸੀ, ਪਰ ਸਾਡੇ ਸਪਲਾਇਰ ਕੋਲ ਤੁਹਾਡੇ ਚੁਣੇ ਕੱਪੜੇ ਦੀ ਘਾਟ ਹੈ ਅਤੇ ਉਸ ਨੇ ਅਜੇ ਨਵੀਂ ਤਾਰੀਖ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਨਹੀਂ ਕੀਤੀ। ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਤਿੰਨ ਵਿਕਲਪ ਹਨ: ਸਾਡੇ ਕੋਲ ਮੌਜੂਦ ਕੱਪੜਾ ਚੁਣ ਲਵੋ, ਆਰਡਰ ਰੱਦ ਕਰਕੇ ਪੂਰੀ ਰਕਮ ਵਾਪਸ ਲਵੋ ਜਾਂ ਉਡੀਕ ਕਰੋ ਅਤੇ ਸਪਲਾਇਰ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਮਿਲਦੇ ਹੀ ਅਸੀਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੇਵਾਂਗੇ। ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਲਈ ਸਭ ਤੋਂ ਢੁਕਵਾਂ ਹੋਵੇ, ਬਸ ਜਵਾਬ ਵਿੱਚ ਦੱਸ ਦਿਓ। ਸਮੀਖਿਅਕ ਨੇ ਭੇਜਣ ਦੀ ਤਾਰੀਖ ਆਰਡਰ ਨਾਲ ਮਿਲਾ ਕੇ ਜਾਂਚੀ, ਸਹਾਇਤਾ ਟੀਮ ਦੇ ਮੁਖੀ ਨਾਲ ਦੋ ਵਿਕਲਪਾਂ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕੀਤੀ ਅਤੇ ਇਹ ਵੀ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਇਆ ਕਿ ਹੋਰ ਕੋਈ ਵਾਅਦਾ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਗਿਆ।
ਤੁਸੀਂ ਈਮੇਲਾਂ ਦੀ ਲੰਮੀ ਲੜੀ ਦਾ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਲਈ AI ਕਿਵੇਂ ਵਰਤਦੇ ਹੋ?
ਪਹਿਲਾਂ ਸੁਨੇਹਿਆਂ ਦੀ ਲੜੀ ਦਾ ਸਾਰ ਬਣਾਉਣ ਲਈ AI ਵਰਤੋ, ਸਾਰ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ, ਫਿਰ ਜਾਂਚੇ ਹੋਏ ਸਾਰ ਤੋਂ ਜਵਾਬ ਦਾ ਖਰੜਾ ਬਣਾਓ। ਲੰਮੀ ਲੜੀ ਤੋਂ ਇੱਕੋ ਕਦਮ ਵਿੱਚ ਸਿੱਧਾ ਜਵਾਬ ਬਣਾਉਣ ਨਾਲ ਇਹ ਲੁਕ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਟੂਲ ਨੇ ਕਿਸ ਗੱਲ ਨੂੰ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਮੰਨਿਆ। ਸਾਰ ਬਣਾਉਣ ਦਾ ਵੱਖਰਾ ਕਦਮ ਤੁਹਾਨੂੰ ਵੇਖਣ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕੀ ਇਸ ਨੇ ਕਿਸੇ ਦਾ ਪੁੱਛਿਆ ਸਵਾਲ ਛੱਡ ਦਿੱਤਾ ਹੈ ਜਾਂ ਇਹ ਗ਼ਲਤ ਸਮਝਿਆ ਹੈ ਕਿ ਕਿਸ ਨੇ ਕਿਸ ਗੱਲ ਨਾਲ ਸਹਿਮਤੀ ਜਤਾਈ ਸੀ।
ਸਾਰ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਇੱਕ ਲਾਭਦਾਇਕ ਪ੍ਰੌਮਪਟ: ਇਸ ਗੱਲਬਾਤ ਵਿੱਚ ਹਰ ਅਣਸੁਲਝੇ ਸਵਾਲ ਦੀ ਸੂਚੀ ਬਣਾਓ, ਦੱਸੋ ਕਿ ਉਹ ਕਿਸ ਨੇ ਪੁੱਛਿਆ ਅਤੇ ਕੀ ਉਸ ਦਾ ਜਵਾਬ ਮਿਲਿਆ ਹੈ। ਫਿਰ ਕੀਤੇ ਗਏ ਸਾਰੇ ਵਾਅਦਿਆਂ ਦੀ ਸੂਚੀ ਬਣਾਓ ਅਤੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਵਿਅਕਤੀ ਦਾ ਨਾਂ ਦਿਓ। ਹਰੇਕ ਲਈ ਸੰਬੰਧਿਤ ਸਤਰ ਹਵਾਲੇ ਵਜੋਂ ਦਿਓ। ਇਸ ਸੂਚੀ ਨੂੰ ਗੱਲਬਾਤ ਨਾਲ ਮਿਲਾ ਕੇ ਜਾਂਚੋ, ਖ਼ਾਸ ਕਰਕੇ ਵਾਅਦਿਆਂ ਨੂੰ, ਕਿਉਂਕਿ ਸਾਧਨ ਅਕਸਰ ਸੁਝਾਅ ਨੂੰ ਸਹਿਮਤੀ ਬਣਾ ਦਿੰਦੇ ਹਨ। ਫਿਰ ਅਜਿਹਾ ਜਵਾਬ ਮੰਗੋ ਜੋ ਅਣਸੁਲਝੇ ਸਵਾਲਾਂ ਦੇ ਜਵਾਬ ਕ੍ਰਮਵਾਰ ਦੇਵੇ।
ਦੇਖਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਕਿ ਇਹ ਕਿਸੇ ਭੂਮਿਕਾ ਨਾਲ ਕਿਵੇਂ ਜੁੜਦਾ ਹੈ?
ਟੀਮ ਲਈ ਯੋਜਿਤ ਅਜ਼ਮਾਇਸ਼ ਬਾਰੇ ਜਾਣੋ ↗AI ਨਾਲ ਈਮੇਲ ਦਾ ਲਹਿਜ਼ਾ ਕਿਵੇਂ ਬਦਲੀਏ?
ਕੋਈ ਖ਼ਾਸ ਤਬਦੀਲੀ ਮੰਗੋ ਅਤੇ ਦੱਸੋ ਕਿ ਕੀ ਨਹੀਂ ਬਦਲਣਾ ਚਾਹੀਦਾ। ਇਸ ਨੂੰ ਹੋਰ ਦੋਸਤਾਨਾ ਬਣਾਓ ਕਹਿਣਾ ਅਸਪਸ਼ਟ ਹੈ; ਹਰ ਤੱਥ ਅਤੇ ਆਖ਼ਰੀ ਮਿਤੀ ਨੂੰ ਬਿਲਕੁਲ ਲਿਖੇ ਅਨੁਸਾਰ ਰੱਖੋ, ਮਾਫ਼ੀ ਵਾਲੇ ਦੋ ਵਾਕ ਹਟਾਓ ਅਤੇ ਬੇਨਤੀ ਪਹਿਲੀ ਲਾਈਨ ਵਿੱਚ ਕਰੋ ਕਹਿਣਾ ਸਪਸ਼ਟ ਹੈ ਅਤੇ ਇਸ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕੀਤੀ ਜਾ ਸਕਦੀ ਹੈ। ਹਰ ਵਾਰ ਮੁੜ ਲਿਖਵਾਉਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਨਵੇਂ ਸੰਸਕਰਣ ਦੇ ਤੱਥਾਂ ਨੂੰ ਪੁਰਾਣੇ ਨਾਲ ਮਿਲਾਓ। ਲਹਿਜ਼ਾ ਬਦਲਦੇ ਸਮੇਂ ਅਕਸਰ ਕੋਈ ਮਿਤੀ ਜਾਂ ਸ਼ਰਤ ਵੀ ਬਦਲ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।
ਲਹਿਜ਼ੇ ਨਾਲ ਜੁੜੇ ਦੋ ਕੰਮਾਂ ਦਾ ਅਭਿਆਸ ਕਰਨਾ ਲਾਭਦਾਇਕ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਖ਼ੁਦ ਲਿਖਣਾ ਔਖਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ: ਨਿਮਰਤਾ ਨਾਲ ਇਨਕਾਰ ਕਰਨਾ ਅਤੇ ਰੁੱਖੇ ਹੋਏ ਬਿਨਾਂ ਦ੍ਰਿੜ੍ਹ ਰਹਿਣਾ। ਇਨਕਾਰ ਲਈ ਟੂਲ ਨੂੰ ਉਹ ਕਾਰਨ ਦਿਓ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਸਾਂਝਾ ਕਰਨ ਲਈ ਤਿਆਰ ਹੋ ਅਤੇ ਉਹ ਵਿਕਲਪ ਦੱਸੋ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਪੇਸ਼ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਦ੍ਰਿੜ੍ਹਤਾ ਨਾਲ ਯਾਦ ਦਿਵਾਉਣ ਲਈ ਉਸ ਨੂੰ ਮੂਲ ਬੇਨਤੀ, ਕੰਮ ਪੂਰਾ ਹੋਣ ਦੀ ਤੈਅ ਮਿਤੀ ਅਤੇ ਉਹ ਨਤੀਜਾ ਦੱਸੋ ਜਿਸ ਦਾ ਜ਼ਿਕਰ ਕਰਨ ਲਈ ਤੁਸੀਂ ਤਿਆਰ ਹੋ। ਫਿਰ ਇਸ ਨੂੰ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਦੇ ਨਜ਼ਰੀਏ ਨਾਲ ਪੜ੍ਹੋ।
Outlook ਵਿੱਚ Copilot ਅਤੇ Gmail ਵਿੱਚ Gemini ਦੀ ਕੀ ਭੂਮਿਕਾ ਹੈ?
Outlook ਵਿੱਚ Copilot ਅਤੇ Gmail ਵਿੱਚ Gemini ਵਰਗੇ ਅੰਦਰ ਸ਼ਾਮਲ ਸਹਾਇਕ ਇਹੀ ਕੰਮ ਤੁਹਾਡੇ ਇਨਬਾਕਸ ਵਿੱਚ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਉਹੀ ਨਿਯਮ ਲਾਗੂ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। Microsoft ਦਾ ਸਹਾਇਤਾ ਪੰਨਾ ਖਰੜਾ ਬਣਾਉਣ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੱਸਦਾ ਹੈ: ਨਵਾਂ ਸੁਨੇਹਾ ਖੋਲ੍ਹੋ, Copilot ਦਾ ਵਿਕਲਪ ਚੁਣੋ, ਹਦਾਇਤ ਲਿਖੋ ਅਤੇ ਖਰੜਾ ਬਣਾਓ। ਲੰਬਾਈ ਅਤੇ ਲਹਿਜ਼ਾ ਬਦਲਣ ਜਾਂ ਮੁੜ ਖਰੜਾ ਬਣਾਉਣ ਦੇ ਵਿਕਲਪ ਵੀ ਹਨ। ਫਿਰ ਇਸ ਨੂੰ ਰੱਖੋ, ਸੋਧੋ ਅਤੇ ਭੇਜੋ। ਪੰਨਾ ਇਹ ਵੀ ਦੱਸਦਾ ਹੈ ਕਿ ਜੇ ਬਣਾਈ ਗਈ ਸਮੱਗਰੀ ਦੀ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲਤਾ ਦਾ ਪੱਧਰ ਵੱਧ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਖਰੜੇ ਦਾ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲਤਾ ਲੇਬਲ ਬਦਲ ਸਕਦਾ ਹੈ।
Gmail ਵਿੱਚ Gemini ਲਈ Google ਦਾ ਸਹਾਇਤਾ ਪੰਨਾ ਦੱਸਦਾ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਨਵੀਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਬਣਾ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜਾਂ ਮੌਜੂਦਾ ਖਰੜਿਆਂ ਦਾ ਲਹਿਜ਼ਾ ਅਤੇ ਸਪਸ਼ਟਤਾ ਸੁਧਾਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਇਸ ਲਈ ਯੋਗ Google Workspace ਜਾਂ Google AI ਪਲਾਨ ਲੋੜੀਂਦਾ ਹੈ। ਪੰਨਾ ਚੇਤਾਵਨੀ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਕਿ Gemini ਦੀਆਂ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ ਗ਼ਲਤ ਜਾਂ ਅਣਢੁਕਵੀਂ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸੁਝਾ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ। ਉਪਲਬਧਤਾ ਤੁਹਾਡੇ ਪਲਾਨ ਅਤੇ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਕ ਦੀਆਂ ਸੈਟਿੰਗਾਂ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦੀ ਹੈ, ਇਸ ਲਈ ਆਪਣੇ ਖਾਤਿਆਂ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਵਿਅਕਤੀ ਨਾਲ ਜਾਂਚ ਕਰੋ। ਅੰਦਰ ਹੀ ਸ਼ਾਮਲ ਟੂਲ ਆਪਣੇ ਆਪ ਵੱਧ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ; ਇਹ ਸਿਰਫ਼ ਭੇਜਣ ਵਾਲੇ ਬਟਨ ਦੇ ਵੱਧ ਨੇੜੇ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
ਤੁਹਾਨੂੰ AI ਈਮੇਲ ਟੂਲ ਵਿੱਚ ਕਿਹੜੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਕਦੇ ਵੀ ਨਹੀਂ ਪਾਉਣੀ ਚਾਹੀਦੀ?
ਉਹ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨਾ ਪਾਓ ਜਿਸ ਨੂੰ ਤੁਹਾਡੀ ਕੰਪਨੀ ਨੇ ਉਸ ਸਾਧਨ ਲਈ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਨਹੀਂ ਦਿੱਤੀ। ਇਸ ਦਾ ਆਮ ਤੌਰ ਉੱਤੇ ਮਤਲਬ ਹੈ ਕਿ ਮਨਜ਼ੂਰਸ਼ੁਦਾ ਯੋਜਨਾ ਦੀ ਇਜਾਜ਼ਤ ਤੋਂ ਵੱਧ ਗਾਹਕਾਂ ਦਾ ਨਿੱਜੀ ਡਾਟਾ, ਪਾਸਵਰਡ ਜਾਂ ਖਾਤਾ ਨੰਬਰ, ਗਾਹਕਾਂ ਦੀ ਗੁਪਤ ਸਮੱਗਰੀ ਅਤੇ ਗੁਪਤਤਾ ਸਮਝੌਤੇ ਅਧੀਨ ਕੋਈ ਵੀ ਚੀਜ਼ ਨਾ ਪਾਓ, ਜਦੋਂ ਤੱਕ ਤੁਹਾਡੀ ਨੀਤੀ ਇਹ ਨਾ ਕਹੇ ਕਿ ਉਸ ਸਾਧਨ ਨੂੰ ਇਸ ਲਈ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਹੈ। ਸ਼ੱਕ ਹੋਣ ਉੱਤੇ ਨਾਮਾਂ ਅਤੇ ਪਛਾਣ ਚਿੰਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਥਾਂ [ਗਾਹਕ] ਅਤੇ [ਆਰਡਰ ਨੰਬਰ] ਵਰਗੇ ਖ਼ਾਨੇ ਰੱਖੋ, ਖਰੜਾ ਤਿਆਰ ਕਰੋ ਅਤੇ ਫਿਰ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਖ਼ੁਦ ਭਰੋ।
ਅੱਗੇ ਭੇਜੀਆਂ ਈਮੇਲ ਲੜੀਆਂ ਨਾਲ ਖ਼ਾਸ ਸਾਵਧਾਨੀ ਵਰਤੋ। ਜਿਸ ਲੜੀ ਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਸਾਰ ਕੱਢਣ ਲਈ ਚਿਪਕਾਉਂਦੇ ਹੋ, ਉਸ ਵਿੱਚ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਦੇ ਨਿੱਜੀ ਵੇਰਵੇ ਜਾਂ ਹੇਠਾਂ ਹਵਾਲੇ ਵਜੋਂ ਦਿੱਤੀ ਕੋਈ ਗੁਪਤ ਨੱਥੀ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ। ਇਸ ਨੂੰ ਕੱਟ ਕੇ ਸਿਰਫ਼ ਲੋੜੀਂਦਾ ਹਿੱਸਾ ਰੱਖੋ। ਛੋਟੇ ਕਾਰੋਬਾਰਾਂ ਲਈ AI ਨੀਤੀ ਦੀ ਮਾਰਗਦਰਸ਼ਿਕਾ ਦੱਸਦੀ ਹੈ ਕਿ ਇਹਨਾਂ ਨਿਯਮਾਂ ਨੂੰ ਲਿਖਤੀ ਰੂਪ ਕਿਵੇਂ ਦੇਣਾ ਹੈ।
AI ਵੱਲੋਂ ਤਿਆਰ ਕੀਤੀ ਈਮੇਲ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕੀ ਜਾਂਚਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ?
ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਦੀ ਨਜ਼ਰ ਨਾਲ ਪੂਰੀ ਈਮੇਲ ਪੜ੍ਹੋ, ਫਿਰ ਹਰ ਤੱਥ ਨੂੰ ਉਸ ਦੇ ਸਰੋਤ ਨਾਲ ਮਿਲਾ ਕੇ ਜਾਂਚੋ। ਹੇਠਲੀ ਸੂਚੀ ਨੂੰ ਵੇਖਣ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਮਿੰਟ ਲੱਗਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਇਸ ਨਾਲ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਫੜੀਆਂ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ।
ਨਾਮ ਅਤੇ ਅਹੁਦੇ
ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਦਾ ਨਾਂ ਸਹੀ ਲਿਖਿਆ ਹੋਵੇ, ਸਹੀ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਸੰਬੋਧਿਤ ਕੀਤਾ ਹੋਵੇ ਅਤੇ ਕਿਸੇ ਅਜਿਹੇ ਸਹਿਕਰਮੀ ਦਾ ਨਾਂ ਨਾ ਹੋਵੇ ਜਿਸ ਦਾ ਜ਼ਿਕਰ ਨਹੀਂ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ।
ਤਾਰੀਖ਼ਾਂ, ਕੀਮਤਾਂ ਅਤੇ ਅੰਕੜੇ
ਹਰ ਇੱਕ ਦਾ ਸਰੋਤ ਆਰਡਰ, ਗੱਲਬਾਤ ਦੀ ਲੜੀ ਜਾਂ ਤੁਹਾਡੇ ਨੋਟਸ ਵਿੱਚ ਮਿਲਦਾ ਸੀ। ਕੋਈ ਵੀ ਘੜਿਆ ਨਹੀਂ ਗਿਆ ਸੀ।
ਵਾਅਦੇ
ਹਰ ਪੇਸ਼ਕਸ਼, ਵਚਨ ਜਾਂ ਮਾਫ਼ੀ ਤੁਹਾਨੂੰ ਦਿੱਤੇ ਅਧਿਕਾਰਾਂ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਹੈ।
ਬੇਨਤੀ
ਪਾਠਕ ਇੱਕ ਨਜ਼ਰ ਵਿੱਚ ਸਮਝ ਸਕਦਾ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਉਸ ਤੋਂ ਕੀ ਕਰਵਾਉਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ।
ਲਹਿਜ਼ਾ
ਰਿਸ਼ਤੇ ਦੇ ਮੁਤਾਬਕ ਢੁੱਕਵਾਂ; ਨਾ ਹੱਦੋਂ ਵੱਧ ਮਾਫ਼ੀਆਂ, ਨਾ ਝੂਠਾ ਉਤਸ਼ਾਹ, ਨਾ ਅਜਿਹੇ ਵਾਕ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਕਦੇ ਕਹਿੰਦੇ ਹੀ ਨਹੀਂ।
ਭਰਨ ਲਈ ਛੱਡੇ ਖੇਤਰ ਅਤੇ ਬਚੀ ਹੋਈ ਸਮੱਗਰੀ
ਕੋਈ [ਬਰੈਕਟਾਂ] ਨਹੀਂ, ਕੋਈ ਆਮ ਸਮਾਪਤੀ ਵਾਕ ਨਹੀਂ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਲਿਖਣਾ ਨਹੀਂ ਚਾਹੁੰਦੇ ਸੀ, ਕੋਈ ਅਜਿਹੀ ਲਾਈਨ ਨਹੀਂ ਜੋ ਉਸ ਨੱਥੀ ਫ਼ਾਈਲ ਦਾ ਹਵਾਲਾ ਦੇਵੇ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਜੋੜੀ ਹੀ ਨਹੀਂ।
ਈਮੇਲ ਲਿਖਣ ਲਈ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕਦੋਂ AI ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਨਹੀਂ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ?
ਜਦੋਂ ਸੁਨੇਹਾ ਨਿੱਜੀ, ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਜਾਂ ਕਾਨੂੰਨੀ ਤੌਰ ਉੱਤੇ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੋਵੇ, ਤਾਂ ਉਸ ਨੂੰ ਖ਼ੁਦ ਲਿਖੋ। ਸ਼ੋਕ ਸੁਨੇਹਾ, ਕੰਮ ਦੀ ਕਾਰਗੁਜ਼ਾਰੀ ਬਾਰੇ ਮੁਸ਼ਕਲ ਗੱਲਬਾਤ, ਰਸਮੀ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਜਾਂ ਗਿਲੇ ਦਾ ਜਵਾਬ, ਰੈਗੂਲੇਟਰੀ ਅਥਾਰਟੀ ਨੂੰ ਸੁਨੇਹਾ ਜਾਂ ਅਜਿਹੀ ਸੌਦੇਬਾਜ਼ੀ ਜਿੱਥੇ ਹਰ ਸ਼ਬਦ ਦੀ ਕੀਮਤ ਹੋਵੇ—ਇਹਨਾਂ ਸਭ ਲਈ AI ਢੁਕਵਾਂ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਵਾਜਬ ਤੌਰ ਉੱਤੇ ਉਮੀਦ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ ਕਿ ਸ਼ਬਦ ਤੁਹਾਡੇ ਆਪਣੇ ਹੋਣ। AI ਦਾ ਤਿਆਰ ਕੀਤਾ ਕੋਈ ਵਾਕ ਜੇ ਮੌਕੇ ਦੀ ਨਜ਼ਾਕਤ ਨੂੰ ਨਾ ਸਮਝੇ, ਤਾਂ ਉਹ ਅਜਿਹਾ ਨੁਕਸਾਨ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜਿਸ ਨੂੰ ਸੰਪਾਦਨ ਨਾਲ ਪੂਰੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਠੀਕ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ।
ਦੋ ਲਾਈਨਾਂ ਦਾ ਜਵਾਬ ਟਾਈਪ ਕਰਨ ਨਾਲੋਂ ਹਦਾਇਤ ਲਿਖਣ ਵਿੱਚ ਵੀ ਅਕਸਰ ਵੱਧ ਸਮਾਂ ਲੱਗਦਾ ਹੈ। AI ਨਾਲ ਈਮੇਲ ਲਿਖਣਾ ਲੰਮੇ, ਤਰਤੀਬਵਾਰ ਸੁਨੇਹਿਆਂ ਲਈ ਲਾਭਦਾਇਕ ਹੈ, ਹਰ ਛੋਟੇ ਜਵਾਬ ਲਈ ਨਹੀਂ। ਇਹ ਗਾਈਡ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਕੰਮ ਦੀ ਈਮੇਲ ਬਾਰੇ ਹੈ; ਕਾਰੋਬਾਰ ਦੇ ਹੋਰ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਲਈ, ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਲਿਖਤ ਵਿੱਚ AI ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਬਾਰੇ ਗਾਈਡ ਵੇਖੋ।
ਸਰੋਤ ਅਤੇ ਦਾਇਰਾ
Microsoft ਸਹਾਇਤਾ, Outlook ਵਿੱਚ Copilot ਨਾਲ ਈਮੇਲ ਸੁਨੇਹੇ ਦਾ ਖਰੜਾ ਬਣਾਓ, 16 ਅਕਤੂਬਰ 2026 ਨੂੰ ਵੇਖਿਆ ↗
Gmail ਮਦਦ, Gmail ਵਿੱਚ Gemini ਨਾਲ ਸਹਿਯੋਗ ਕਰੋ, 16 October 2026 ਨੂੰ ਵੇਖਿਆ ਗਿਆ ↗