AI ਨਾਲ SOP ਬਣਾਉਣ ਵਾਲਾ ਸਾਧਨ: ਕੰਮ ਕਰਨ ਦੇ ਤਰੀਕੇ ਦੇ ਪ੍ਰਦਰਸ਼ਨ ਨੂੰ ਅਜਿਹੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਵਿੱਚ ਬਦਲੋ ਜਿਸ ਦੀ ਲੋਕ ਪਾਲਣਾ ਕਰਨ

ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ SOP ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰਨੀ ਔਖੀ ਕਿਉਂ ਹੁੰਦੀ ਹੈ?

ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ SOP ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰਨੀ ਔਖੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਮਾਹਰ ਨੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਯਾਦ ਦੇ ਆਧਾਰ ਉੱਤੇ ਲਿਖਿਆ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਇਸ ਲਈ ਉਹ ਉਹਨਾਂ ਕਦਮਾਂ ਨੂੰ ਛੱਡ ਦਿੰਦੀਆਂ ਹਨ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਵੱਲ ਹੁਣ ਮਾਹਰ ਦਾ ਧਿਆਨ ਹੀ ਨਹੀਂ ਜਾਂਦਾ ਅਤੇ ਇਹ ਨਹੀਂ ਦੱਸਦੀਆਂ ਕਿ ਕੁਝ ਗ਼ਲਤ ਹੋਣ ਉੱਤੇ ਕੀ ਕਰਨਾ ਹੈ। AI ਨਾਲ SOP ਲਿਖਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਮਿਲਦੀ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਬਣਤਰ ਤਿਆਰ ਕਰਨ ਅਤੇ ਇਹ ਪੁੱਛਣ ਵਿੱਚ ਚੰਗਾ ਹੈ ਕਿ ਕੀ ਰਹਿ ਗਿਆ ਹੈ, ਬਸ਼ਰਤੇ ਤੁਸੀਂ ਇਸ ਨੂੰ ਅਸਲ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੱਸੋ।

ਘਰੇਲੂ ਸਾਮਾਨ ਦੀ 25 ਵਿਅਕਤੀਆਂ ਵਾਲੀ ਇੱਕ ਕਾਲਪਨਿਕ ਆਨਲਾਈਨ ਦੁਕਾਨ, ਲਿੰਡਨ ਐਂਡ ਮੌਸ, ਵਿੱਚ ਵਾਪਸੀਆਂ ਦਾ ਕੰਮ ਇੱਕ ਵਿਅਕਤੀ, ਓਲੂ, ਸੰਭਾਲਦਾ ਹੈ। ਜਦੋਂ ਓਲੂ ਛੁੱਟੀ 'ਤੇ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਵਾਪਸੀਆਂ ਦਾ ਕੰਮ ਇਕੱਠਾ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਉਸ ਦੇ ਨੋਟਾਂ ਵਿੱਚ ਲਿਖਿਆ ਹੈ: 'ਸ਼ੌਪੀਫਾਈ ਵਿੱਚ ਆਰਡਰ ਚੈੱਕ ਕਰੋ, ਕਾਰਨ ਵੇਖੋ। ਜੇ ਨੁਕਸਾਨ ਹੋਇਆ ਹੈ ਤਾਂ ਤਸਵੀਰ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ। ਪੈਸੇ ਵਾਪਸ ਕਰੋ ਜਾਂ ਚੀਜ਼ ਬਦਲੋ, ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਪੈਸੇ ਵਾਪਸ, ਜਦੋਂ ਤੱਕ ਉਹ ਚੀਜ਼ ਬਦਲਣੀ ਨਾ ਚਾਹੁਣ। 100 ਪੌਂਡ ਤੋਂ ਵੱਧ ਹੋਣ ਤਾਂ ਕੇਟ ਨੂੰ ਪੁੱਛੋ। ਠੀਕ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਮੁੜ ਸਟਾਕ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ, ਨਹੀਂ ਤਾਂ ਮਾਮੂਲੀ ਨੁਕਸ ਵਾਲੇ ਸਾਮਾਨ ਦੀ ਸ਼ੈਲਫ਼ 'ਤੇ। ਗਾਹਕ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਕਰੋ। ਸ਼ੀਟ ਅੱਪਡੇਟ ਕਰੋ।' ਨਵੇਂ ਆਏ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਜੋ ਕੁਝ ਪੁੱਛਣਾ ਪਵੇਗਾ, ਉਹ ਸਭ ਇਸੇ ਨੋਟ ਵਿੱਚ ਲੁਕਿਆ ਹੈ: ਕਿਹੜੀ ਸ਼ੀਟ, 'ਠੀਕ' ਕਿਸ ਨੂੰ ਮੰਨਣਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਤਸਵੀਰ ਨਾ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਕੀ ਕਰਨਾ ਹੈ।

ਤੁਸੀਂ AI ਨਾਲ ਕਦਮ-ਦਰ-ਕਦਮ SOP ਕਿਵੇਂ ਲਿਖਦੇ ਹੋ?

ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਜਿਵੇਂ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਉਸੇ ਤਰ੍ਹਾਂ ਦਰਜ ਕਰੋ। AI ਨੂੰ ਕਹੋ ਕਿ ਉਹ ਇਸ ਨੂੰ ਨੰਬਰਵਾਰ ਕਦਮਾਂ ਵਿੱਚ ਵਿਵਸਥਿਤ ਕਰੇ ਅਤੇ ਹਰ ਕਦਮ ਲਈ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਵਿਅਕਤੀ ਤੇ ਜਾਂਚਾਂ ਦਰਸਾਏ। ਉਸ ਨੂੰ ਰਹਿ ਗਈਆਂ ਗੱਲਾਂ ਅਤੇ ਅਪਵਾਦਾਂ ਬਾਰੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਸਵਾਲ ਪੁੱਛਣ ਲਈ ਕਹੋ, ਅਤੇ ਫਿਰ ਖਰੜੇ ਨੂੰ ਕਿਸੇ ਅਜਿਹੇ ਵਿਅਕਤੀ ਨਾਲ ਅਜ਼ਮਾਓ ਜਿਸ ਨੇ ਇਹ ਕੰਮ ਪਹਿਲਾਂ ਕਦੇ ਨਾ ਕੀਤਾ ਹੋਵੇ।

AI ਨਾਲ ਬਣਾਈਆਂ ਕਮਜ਼ੋਰ ਅਤੇ ਸੁਧਾਰੀਆਂ ਹੋਈਆਂ SOP ਕਿਹੋ ਜਿਹੀਆਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ?

ਕਮਜ਼ੋਰ ਪ੍ਰੌਮਪਟ: 'ਵਾਪਸ ਕੀਤੇ ਸਾਮਾਨ ਦੀ ਕਾਰਵਾਈ ਲਈ ਇੱਕ SOP ਲਿਖੋ।' ਆਮ ਨਤੀਜਾ: ਇੱਕ ਆਮ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਜਿਸ ਵਿੱਚ 'ਸਾਮਾਨ ਵਾਪਸ ਕਰਨ ਦੀ ਬੇਨਤੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰੋ', 'ਕੰਪਨੀ ਦੀ ਨੀਤੀ ਅਨੁਸਾਰ ਯੋਗਤਾ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ' ਅਤੇ 'ਸਮੇਂ ਸਿਰ ਰਕਮ ਵਾਪਸ ਕਰੋ' ਵਰਗੇ ਕਦਮ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। ਇਹ ਕਿਸੇ ਵੀ ਦੁਕਾਨ ਦੀ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਇਸ ਵਿੱਚ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਵਿਅਕਤੀ ਨਹੀਂ ਦੱਸੇ ਗਏ, ਅਤੇ 'ਕੰਪਨੀ ਦੀ ਨੀਤੀ ਅਨੁਸਾਰ' ਕਹਿਣ ਨਾਲ ਉਹੀ ਨਿਯਮ ਲੁਕ ਜਾਂਦੇ ਹਨ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਨਵੇਂ ਕਰਮਚਾਰੀ ਨੂੰ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।

ਓਲੂ ਦੇ ਨੋਟਾਂ ਅਤੇ ਉੱਪਰ ਦਿੱਤੇ ਢਾਂਚੇ ਨਾਲ ਸੁਧਾਰੀ ਹਦਾਇਤ, ਜਿਸ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਅਧੂਰੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਲਈ ਸਵਾਲ-ਜਵਾਬ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। AI ਅੱਠ ਸਵਾਲ ਪੁੱਛਦਾ ਹੈ, ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਵਿੱਚ ਇਹ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ: ਕੋਈ ਵਸਤੂ ਮੁੜ ਸਟਾਕ ਵਿੱਚ ਰੱਖਣ ਦੇ ਯੋਗ ਕਦੋਂ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਕਿਹੜੀ ਸ਼ੀਟ ਅਤੇ ਕਿਹੜੇ ਕਾਲਮ ਅੱਪਡੇਟ ਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਕੇਟ ਦੀ ਗ਼ੈਰਹਾਜ਼ਰੀ ਵਿੱਚ ਉਸ ਦੀ ਥਾਂ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਕੌਣ ਦਿੰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਵਾਪਸੀ ਲਈ ਸਮਾਂ-ਸੀਮਾ ਕੀ ਹੈ। ਓਲੂ ਦੇ ਜਵਾਬਾਂ ਤੋਂ ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਦੇ ਕਦਮ ਬਣਦੇ ਹਨ: '4. ਜੇ ਰਿਫੰਡ GBP 100 ਤੋਂ ਵੱਧ ਹੈ, ਤਾਂ ਵਾਪਸੀ ਵਾਲੇ ਚੈਨਲ ਵਿੱਚ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਲਈ ਆਰਡਰ ਨੰਬਰ ਕੇਟ ਨੂੰ ਭੇਜੋ; ਜੇ ਕੇਟ ਗ਼ੈਰਹਾਜ਼ਰ ਹੈ, ਤਾਂ ਸੰਚਾਲਨ ਮੁਖੀ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਜਾਂਚ: ਰਿਫੰਡ ਦੇਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਵਾਪਸੀ ਵਾਲੀ ਸ਼ੀਟ ਦੇ ਕਾਲਮ F ਵਿੱਚ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਦਰਜ ਹੋਵੇ।' ਅਪਵਾਦਾਂ ਵਾਲੇ ਹਿੱਸੇ ਵਿੱਚ ਹੁਣ ਗ਼ਾਇਬ ਫ਼ੋਟੋਆਂ, ਵਾਪਸੀ ਦੀ ਮਿਆਦ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਦੀਆਂ ਵਸਤੂਆਂ ਅਤੇ ਸਟਾਕ ਵਿੱਚ ਨਾ ਹੋਣ ਵਾਲੀ ਵਸਤੂ ਦੇ ਬਦਲੇ ਦੂਜੀ ਵਸਤੂ ਮੰਗਣ ਵਾਲੇ ਗਾਹਕ ਦੀ ਸਥਿਤੀ ਵੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ।

ਤੁਸੀਂ AI ਵੱਲੋਂ ਲਿਖੀ SOP ਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਜਾਂਚਦੇ ਹੋ?

ਇਸ ਦੀ ਜਾਂਚ ਲਈ ਮਾਹਰ ਤੋਂ ਹਰ ਕਦਮ ਦੀ ਅਸਲ ਕੰਮ ਨਾਲ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਵਾਓ ਅਤੇ ਕਿਸੇ ਨਵੇਂ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਅਸਲ ਮਾਮਲੇ ਵਿੱਚ ਇਸ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰਨ ਲਈ ਕਹੋ। ਕੋਈ SOP ਤਾਂ ਹੀ ਸਹੀ ਹੈ ਜੇ ਉਹ ਵਿਅਕਤੀ ਵੀ ਬਿਨਾਂ ਮਦਦ ਮੰਗੇ ਕੰਮ ਪੂਰਾ ਕਰ ਸਕੇ ਜਿਸ ਨੇ ਉਹ ਕੰਮ ਪਹਿਲਾਂ ਕਦੇ ਨਾ ਕੀਤਾ ਹੋਵੇ।

AI ਨਾਲ SOP ਲਿਖਣ ਵਿੱਚ ਆਮ ਗ਼ਲਤੀਆਂ ਕਿਹੜੀਆਂ ਹਨ?

ਸਭ ਤੋਂ ਆਮ ਗਲਤੀ ਅਸਲ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੀ ਬਜਾਏ ਸਿਰਫ਼ ਕਿਸੇ ਵਿਸ਼ੇ ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ SOP ਮੰਗਣਾ ਹੈ, ਜਿਸ ਨਾਲ ਅਜਿਹਾ ਆਮ ਜਿਹਾ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਬਣਦਾ ਹੈ ਜਿਸ ਦੀ ਕੋਈ ਪਾਲਣਾ ਨਹੀਂ ਕਰਦਾ। ਹੋਰ ਗਲਤੀਆਂ ਹਨ: ਅਪਵਾਦ ਛੱਡ ਦੇਣਾ, 'ਨੀਤੀ ਅਨੁਸਾਰ' ਦਾ ਮਤਲਬ ਸਪਸ਼ਟ ਨਾ ਕਰਨਾ, AI ਨੂੰ ਕਾਨੂੰਨੀ ਜਾਂ ਸੁਰੱਖਿਆ ਲੋੜਾਂ ਘੜਨ ਦੇਣਾ, ਕਿਸੇ ਨਵੇਂ ਵਿਅਕਤੀ ਨਾਲ ਕਦੇ ਪਰਖ ਨਾ ਕਰਨਾ, ਅਤੇ SOP ਨੂੰ ਅਜਿਹੀ ਥਾਂ ਰੱਖਣਾ ਜਿੱਥੇ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਨਾ ਲੱਭੇ।

Tosheo.ai ਦੇ ਸਿੱਖਣ ਦੇ ਕ੍ਰਮ ਵਿੱਚ SOP ਲਿਖਣ ਦੀ ਕੀ ਥਾਂ ਹੈ?

SOP ਲਿਖਣਾ Tosheo.ai ਦੇ ਕਾਰਜ-ਸੰਚਾਲਨ ਪਾਠਕ੍ਰਮ ਵਿੱਚ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਤਰਤੀਬ ਦੇਣ ਅਤੇ AI ਦੇ ਨਤੀਜਿਆਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਪਾਠਾਂ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਆਉਂਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਇਹ ਕਿਸੇ ਵੀ ਭੂਮਿਕਾ ਦੇ ਟੀਮ ਮੁਖੀਆਂ ਲਈ ਲਾਭਦਾਇਕ ਹੈ। ਅਮਲੀ ਕੰਮ ਵਿੱਚ ਸਿੱਖਣ ਵਾਲੇ ਨੂੰ ਕੰਮ ਦੇ ਕਦਮਾਂ ਦੇ ਕੱਚੇ ਵੇਰਵੇ ਤੋਂ SOP ਬਣਾਉਣੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਮੁਲਾਂਕਣ ਦੇ ਮਾਪਦੰਡਾਂ ਅਨੁਸਾਰ ਮਿਲਣ ਵਾਲੀ ਪ੍ਰਤੀਕਿਰਿਆ ਵਿੱਚ ਇਹ ਜਾਂਚਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕਿਤੇ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਵਿਅਕਤੀ ਦਾ ਨਾਮ ਛੁੱਟਿਆ ਤਾਂ ਨਹੀਂ, ਜਾਂਚਾਂ ਅਸਪਸ਼ਟ ਤਾਂ ਨਹੀਂ ਅਤੇ ਅਪਵਾਦ ਗ਼ਾਇਬ ਤਾਂ ਨਹੀਂ ਹਨ।