Copilot-এর জন্য ভালো নির্দেশনা কেমন হওয়া উচিত?
Microsoft Copilot-এর নির্দেশনার চারটি অংশের কথা বলে: লক্ষ্য, প্রেক্ষাপট, উৎস ও প্রত্যাশা। শুধু একটি স্পষ্ট লক্ষ্য থাকা আবশ্যক, তবে বাকি তিনটিই একটি সাধারণ উত্তরকে আপনার কাজে লাগার মতো উত্তরে পরিণত করে।
লক্ষ্য হলো আপনি Copilot-কে দিয়ে কী করাতে চান। প্রেক্ষাপট হলো আপনার কেন এটি দরকার এবং কারা এতে যুক্ত। উৎস হলো যেসব তথ্যের ওপর Copilot-এর নির্ভর করা উচিত, যেমন সংযুক্ত ফাইল, ওয়েব পৃষ্ঠা বা আপনার কাজের ইমেইল, চ্যাট ও ফাইল। প্রত্যাশা দিয়ে উত্তরের বিন্যাস বা লেখার ধরন বোঝানো হয়। কাজের জন্য নির্দেশনার Microsoft-এর নিজস্ব উদাহরণে লক্ষ্য, প্রেক্ষাপট ও প্রত্যাশা একসঙ্গে রয়েছে: অফিসে ও দূর থেকে মিলিয়ে কাজ করা কর্মীদের সময় ব্যবস্থাপনার প্রশিক্ষণপুস্তিকার একটি রূপরেখা, সহজ ও আন্তরিক ভঙ্গিতে।
লক্ষ্য
উত্তরের খসড়া লিখুন, সভার সারসংক্ষেপ তৈরি করুন, উপস্থাপনার রূপরেখা দিন, একটি অনুচ্ছেদ নতুন করে লিখুন।
প্রেক্ষাপট
পাঠক, উদ্দেশ্য এবং তৈরি ফলাফলটি যে সিদ্ধান্ত নিতে সহায়তা করবে।
উৎস
নাম উল্লেখ করা ফাইল, ইমেইলের কথোপকথন, বৈঠক বা চ্যাটের সরাসরি উল্লেখ।
প্রত্যাশা
দৈর্ঘ্য, ভাষার ধরন, কাঠামো এবং কোনো বিষয় উৎসে না থাকলে কী চিহ্নিত করতে হবে।
Copilot-কে সঠিক ফাইল বা ইমেইল কীভাবে দেখিয়ে দেবেন?
Microsoft 365 Copilot Chat-এ একটি ফরোয়ার্ড স্ল্যাশ লিখে আপনি যে ব্যক্তি, ফাইল, সভা বা ইমেইলের উল্লেখ করতে চান, তার নাম লিখতে শুরু করুন। এভাবে উৎসের নাম উল্লেখ করা সেটির বর্ণনা দেওয়ার চেয়ে বেশি নির্ভরযোগ্য, কারণ আপনি কোন নথি বোঝাচ্ছেন তা Copilot-কে অনুমান করতে হয় না।
আপনি কোন তথ্যসূত্র উল্লেখ করতে পারবেন, তা আপনার লাইসেন্স ও সেটিংসের ওপর নির্ভর করে। Microsoft-এর সহায়তা পৃষ্ঠায় বলা হয়েছে, Microsoft Copilot লাইসেন্স থাকলে এবং Work IQ চালু থাকলে ব্যক্তি, ফাইল, সভা ও ইমেইলকে তথ্যসূত্র হিসেবে ব্যবহার করা যায়; Work IQ বন্ধ থাকলে বা Microsoft Copilot লাইসেন্স না থাকলে শুধু ফাইলকে তথ্যসূত্র হিসেবে ব্যবহার করা যায়। কোনো সহকর্মীর ক্ষেত্রে কাজ করেছে এমন নির্দেশনা আপনার ক্ষেত্রে কাজ না করলে, আগে এটি যাচাই করুন। Microsoft আরও জানায় যে নির্দেশনার শেষের দিকের অংশগুলো বেশি গুরুত্ব পেতে পারে, তাই তথ্যসূত্রের উল্লেখ শেষের দিকে রাখার পরামর্শ দেয়।
Outlook, Teams, Word ও PowerPoint-এর জন্য ভালো Copilot প্রম্পট কী?
নিচের প্রম্পটগুলোতে লক্ষ্য, প্রেক্ষাপট, সূত্র ও প্রত্যাশা অনুসরণ করা হয়েছে। বন্ধনীর অংশগুলো নিজের তথ্য দিয়ে পূরণ করুন এবং আপনার লাইসেন্সে সুযোগ থাকলে ফরোয়ার্ড স্ল্যাশ ব্যবহার করে নির্দিষ্ট সূত্রটি যুক্ত করুন। Microsoft-এর উদাহরণেও অনুরূপ কাজ আছে, যেমন Teams বৈঠকের সারাংশ তৈরি, Outlook-এ সংক্ষিপ্ত ধন্যবাদবার্তা লেখা, Word-এর একটি অনুচ্ছেদ নতুন করে লেখা এবং উপস্থাপনা তৈরি।
Outlook: ইমেইলের ধারাবাহিক আলোচনা থেকে উত্তর দেওয়া
ক্লায়েন্টের যোগাযোগের দায়িত্বে থাকা ব্যক্তির জন্য [আলোচনার সূত্র]-এর একটি উত্তরের খসড়া লিখুন। তিনি একটি সংশোধিত সময়সূচি চেয়েছেন। আমি শুধু এই তারিখগুলো নিশ্চিত করতে পারি: [তারিখগুলো]। উত্তরটি 120 শব্দের মধ্যে, ভদ্র ও সরাসরি রাখুন এবং শেষে একটি প্রশ্ন রাখুন। আলোচনায় এমন কোনো বিষয় থাকলে চিহ্নিত করুন, যার উত্তর আমি দিইনি।
Outlook: ছুটির পর জমে থাকা কাজের খবর নেওয়া
গত দুই সপ্তাহে [ব্যক্তি]-র কাছ থেকে [প্রকল্প] সম্পর্কে আসা ইমেইলগুলোর সারসংক্ষেপ করুন। সিদ্ধান্ত, অনুরোধ ও তথ্য অনুযায়ী ভাগ করুন। যেগুলোর উত্তর আমার এখনও দেওয়া দরকার, সেগুলোর তালিকা করুন।
Teams: সভার সারসংক্ষেপ
যে সহকর্মী [সভা]-তে থাকতে পারেননি, তাঁর জন্য সারসংক্ষেপ লিখুন। সিদ্ধান্ত, দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তিসহ করণীয় এবং অমীমাংসিত প্রশ্নের তালিকা দিন। সভায় দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির নাম বলা না হলে, উল্লেখ করা হয়নি লিখুন।
Word: নতুন পাঠকের উপযোগী করে আবার লেখা
নির্বাচিত অনুচ্ছেদটি অর্থ বিভাগের এমন একজন পাঠকের জন্য নতুন করে লিখুন, যিনি প্রকল্পটি আগে দেখেননি। সব পরিসংখ্যান ও প্রতিশ্রুতি অপরিবর্তিত রাখুন। সরল বাক্য ব্যবহার করুন, 100 শব্দের কম রাখুন।
Word: উৎসের ভিত্তিতে খসড়া তৈরি
[ফাইল] ব্যবহার করে পরিচালন দলের জন্য [বিষয়] নিয়ে এক পৃষ্ঠার একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণীর খসড়া তৈরি করুন। পটভূমি, প্রস্তাব ও অমীমাংসিত প্রশ্নের জন্য শিরোনাম দিন। ফাইলে নেই এমন কোনো সংখ্যাগত তথ্য যোগ করবেন না।
PowerPoint: নথি থেকে রূপরেখা তৈরি
[ফাইল]-এর ভিত্তিতে একটি প্রকল্পের শুরুর বৈঠকের জন্য ছয়টি স্লাইডের রূপরেখা তৈরি করুন। প্রতি স্লাইডে একটি মূল বক্তব্য রাখুন এবং বক্তার নোটে লিখুন, ফাইলের কোন অংশ প্রতিটি বক্তব্যের ভিত্তি।
Copilot Chat: সভার প্রস্তুতি নিন
[ফাইল] ও [ইমেইলের কথোপকথন] ব্যবহার করে আগামীকালের পর্যালোচনায় [গ্রাহক]-এর তোলার সম্ভাবনা সবচেয়ে বেশি এমন পাঁচটি প্রশ্নের তালিকা করুন। প্রতিটি প্রশ্নের উত্তরে ওই উৎসগুলোতে থাকা তথ্য দিন। উৎসগুলো থেকে উত্তর দেওয়া যায় না এমন প্রশ্ন চিহ্নিত করুন।
এটি কোনো কাজের ভূমিকার সঙ্গে কীভাবে যুক্ত, তা দেখতে চান?
দলের জন্য পরিকল্পিত পরীক্ষামূলক ব্যবহারের সুযোগটি দেখুন ↗যাচাই করা Copilot উত্তর কেমন হয়?
পর্যালোচিত উত্তরকে সেই উৎসগুলোর সঙ্গে মিলিয়ে দেখা হয়, যেগুলো Copilot-কে ব্যবহার করতে বলা হয়েছিল। কারণ আপনার ফাইলের ওপর ভিত্তি করলেই উত্তর সঠিক হয়ে যায় না। Microsoft স্পষ্ট করে বলে, Copilot-এর উত্তর ভুল হতে পারে এবং সেগুলো পর্যালোচনা ও যাচাই করা উচিত।
Northgate Systems নামে 60 জনের একটি কাল্পনিক সফটওয়্যার কোম্পানির কথা ভাবুন। গ্রাহক সাফল্য বিভাগের একজন দলনেতা চুক্তি নবায়নের একটি কলে Teams-এর সারসংক্ষেপ তৈরির প্রম্পট ব্যবহার করেছিলেন। Copilot-এর সারসংক্ষেপে বলা হয়েছিল, গ্রাহক দুই বছরের জন্য নবায়ন করতে রাজি হয়েছেন এবং প্রিয়া চুক্তিপত্র পাঠাবেন। কিন্তু সভার কথোপকথনের লিখিত বিবরণে দেখা গেল, গ্রাহক বলেছিলেন দাম নিশ্চিত হলে তাঁরা দুই বছরের মেয়াদ বিবেচনা করবেন, আর প্রিয়া চুক্তিপত্র নয়, দামের একটি সারসংক্ষেপ পাঠানোর প্রস্তাব দিয়েছিলেন।
পর্যালোচিত সারাংশে লেখা আছে: দাম নিশ্চিত হওয়া সাপেক্ষে গ্রাহক দুই বছরের জন্য নবায়নের কথা ভাবছেন; প্রিয়া দামের সারাংশ পাঠাবেন; মেয়াদ কত হবে সে বিষয়ে এখনও সিদ্ধান্ত হয়নি। নির্দেশনায় অমীমাংসিত প্রশ্ন জানতে চাওয়া হয়েছিল বলেই ঘাটতিটি চোখে পড়ে: মূল সারাংশে এমন কোনো প্রশ্ন ছিল না, আর নবায়ন নিয়ে আলোচনায় কোনো প্রশ্ন অমীমাংসিত নেই—এটাই যাচাই করার সংকেত ছিল।
Copilot-এর উত্তর প্রত্যাশামতো না হলে কীভাবে তা উন্নত করবেন?
আবার শুরু না করে নির্দিষ্ট পরবর্তী নির্দেশনা দিয়ে ফলাফল পরিমার্জন করুন। Microsoft জানায়, প্রথম ফলাফলটি প্রায়ই চূড়ান্ত বা সেরা ফলাফল হয় না এবং কয়েক দফা আদান-প্রদানের জন্য প্রস্তুত থাকা উচিত।
Microsoft-ও পরামর্শ দেয়, Copilot-কে কী করতে হবে তা বলুন, কী করা যাবে না তা নয়। বড় করবেন না বলার বদলে লিখুন, তিনটি বুলেট পয়েন্টে সীমিত রাখুন। করণীয় বানিয়ে লিখবেন না বলার বদলে লিখুন, শুধু সেই করণীয়গুলো তালিকায় দিন, যেগুলো করতে সভায় কেউ স্পষ্টভাবে সম্মত হয়েছেন। কী করতে হবে এমন নির্দেশনা Copilot-কে একটি লক্ষ্য দেয়, আর আপনাকে যাচাই করার আরও স্পষ্ট মানদণ্ড দেয়।
Copilot-এর নির্দেশনা কি সংরক্ষণ করে আবার ব্যবহার করা যায়?
হ্যাঁ। Microsoft 365 Copilot-এ কোনো নির্দেশ সফলভাবে কাজ করার পর সেটি সংরক্ষণ করা যায়: নির্দেশটির ওপর মাউসের পয়েন্টার রাখুন, বুকমার্ক বেছে নিন এবং সংরক্ষণের বিকল্পটি নির্বাচন করুন। সংরক্ষিত নির্দেশ শুধু আপনিই দেখতে পান, আর Microsoft-এর বাছাই করা নির্দেশ আপনার প্রতিষ্ঠানের সবাই দেখতে পান।
কোনো নির্দেশনা আবার ব্যবহারের জন্য সংরক্ষণ করার আগে, একটি নির্দিষ্ট উপলক্ষের তথ্য, যেমন তারিখ বা নির্দিষ্ট গ্রাহকের নাম, সরিয়ে দিন এবং তার জায়গায় বর্গাকার বন্ধনীর মধ্যে ফাঁকা জায়গা রাখুন। নির্দেশনার নমুনা-ছক ব্যবহারের নির্দেশিকায় একটি ছোট যৌথ সংগ্রহ কীভাবে হালনাগাদ রাখতে হয় তা ব্যাখ্যা করা আছে। এর দায়িত্ব কার এবং কত ঘন ঘন পর্যালোচনা করা হবে, তাও এতে রয়েছে।
কখন Copilot-এর নির্দেশনা বদলানো সমস্যার সমাধান নয়?
Copilot যদি মূল উৎসে পৌঁছাতে না পারে, উৎসটিই যদি ভুল বা পুরোনো হয়, কিংবা আপনার দলের লাইসেন্স থাকলেও সেটি ব্যবহারের অভ্যাস না থাকে, তাহলে আরও ভালো প্রম্পটেও লাভ হবে না। চালু করার পর ব্যবহার কম হওয়া সাধারণত অনুশীলন ও আত্মবিশ্বাসের সমস্যা, শব্দচয়নের সমস্যা নয়।
আপনার প্রতিষ্ঠানের টেন্যান্টে Copilot-এর কোনো নির্দিষ্ট সুবিধা কীভাবে কাজ করে, সে বিষয়ে প্রশ্ন থাকলে Microsoft-এর নিজস্ব সহায়তা ও Learn পাতাগুলোই ভালো উৎস, কারণ সুবিধা ও লাইসেন্সের নিয়ম বদলায়। এই পাতায় এমন নির্দেশনা লেখার অভ্যাস আলোচনা করা হয়েছে, যা এসব পরিবর্তনের পরও কাজে লাগে। দলের জন্য কাঠামোবদ্ধভাবে চালু করতে Copilot প্রশিক্ষণ নির্দেশিকা দেখুন।
অন্যান্য সহকারীর পাশাপাশি Copilot ব্যবহারকারী দলগুলোকে সহায়তা করার পরিকল্পনা রয়েছে Tosheo.ai-এর। এতে পদভিত্তিক পাঠের শেষে দলের ব্যবহৃত টুলে হাতে-কলমে কাজ থাকবে, যার নম্বর দেওয়া হবে দৃশ্যমান মূল্যায়ন নির্দেশিকা অনুযায়ী। পণ্যটির নির্মাণ এখনো শুরু হয়নি। এতে কোনো Microsoft Teams বট বা ব্রাউজার এক্সটেনশন নেই, এবং এটি Microsoft-এর প্রশাসক প্রশিক্ষণের বিকল্প নয়।
উৎস ও পরিধি
Microsoft সহায়তা, Microsoft Copilot-এ নির্দেশনা লেখা শুরু করুন, দেখা হয়েছে 16 অক্টোবর 2026 ↗