হিসাবরক্ষণের কাজে AI কীভাবে ব্যবহার করা হচ্ছে?
হিসাবসেবা প্রতিষ্ঠান ও প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব হিসাব দলে AI মূলত সংখ্যার হিসাব করার বদলে সেগুলোকে ঘিরে লেখালেখি ও ব্যাখ্যার কাজে ব্যবহৃত হয়। এসব কাজেই এটি সবচেয়ে নির্ভরযোগ্য এবং ভুল ধরা সবচেয়ে সহজ।
অনেক হিসাবরক্ষণ প্ল্যাটফর্মেও AI সুবিধা থাকে, যেমন খাতের পরামর্শ বা স্বয়ংক্রিয়ভাবে লেনদেন মিলিয়ে দেওয়া। সফটওয়্যার সরবরাহকারী ও আপনার প্রশাসক এগুলো কনফিগার করেন; এই নির্দেশিকাটি হলো হিসাবরক্ষকেরা ব্যক্তিগতভাবে নিজেদের কাজে কীভাবে AI সহকারী ব্যবহার করবেন ও AI-এর পরামর্শ যাচাই করবেন, তা নিয়ে।
গ্রাহকের সঙ্গে যোগাযোগ
অনুপস্থিত রেকর্ড চেয়ে অনুরোধ, দাখিল করা নথির ব্যাখ্যা বা হিসাবরক্ষক নন এমন ক্লায়েন্টের জন্য এক সেট হিসাবের সহজ ভাষায় সারসংক্ষেপের খসড়া লেখা।
গবেষণা শুরুর সূত্র
মূল উৎস দেখার আগে আপনার সংগ্রহ করা দীর্ঘ নির্দেশনার সারসংক্ষেপ করা, অথবা খোঁজ নেওয়ার প্রশ্নগুলোর তালিকা তৈরি করা।
কার্যপদ্ধতি সংক্রান্ত নোট
আপনার নিজের কাজের ধাপগুলো থেকে একজন জুনিয়র সহকর্মীর জন্য স্পষ্ট যাচাইতালিকা বা প্রক্রিয়ার নথি তৈরি করা।
হিসাব মেলানোর নোট
যেসব হিসাবের গরমিল এখনো মেটেনি, সেগুলো স্পষ্ট করে লেখা—কী জানা গেছে এবং কী এখনো অমীমাংসিত, তা উল্লেখ করে।
স্প্রেডশিটে সহায়তা
আগে থেকে থাকা একটি সূত্র ব্যাখ্যা করা বা আরও গোছানো একটি সূত্রের পরামর্শ দেওয়া, যার ওপর নির্ভর করার আগে সেটি পরীক্ষা করা হয়েছে।
হিসাবরক্ষকদের AI ব্যবহার নিয়ে পেশাগত নির্দেশনায় কী বলা হয়েছে?
পেশাজীবী সংগঠনগুলো সম্পূর্ণ আলাদা নিয়মাবলি লেখার বদলে বিদ্যমান নৈতিক নীতিগুলোই AI-এর ক্ষেত্রে প্রয়োগ করছে। ICAEW-এর জেনারেটিভ AI নির্দেশিকা এসব সরঞ্জাম ব্যবহারের ক্ষেত্রে পাঁচটি মৌলিক নীতি প্রয়োগ করে: সততা, বস্তুনিষ্ঠতা, পেশাগত দক্ষতা ও যথাযথ যত্ন, গোপনীয়তা এবং পেশাগত আচরণ।
এর ব্যবহারিক পরামর্শগুলো প্রত্যেক হিসাবরক্ষক আজই কাজে লাগাতে পারেন। এতে সর্বসাধারণের জন্য উন্মুক্ত জেনারেটিভ AI টুলে গোপনীয় তথ্য দিতে নিষেধ করা হয়েছে, কারণ কারা ডেটা দেখতে পাবে এবং কত দিন তা রাখা হবে, সে বিষয়ে ব্যবহারকারীর নিয়ন্ত্রণ সীমিত। ফলাফল পর্যালোচনার সময় পেশাগত সংশয় বজায় রাখতে বলা হয়েছে এবং স্বয়ংক্রিয় ব্যবস্থার ফলকে অন্ধভাবে বিশ্বাস করার প্রবণতা সম্পর্কে সতর্ক করা হয়েছে। গ্রাহকের কাজে জেনারেটিভ AI ব্যবহারের বিষয়ে স্বচ্ছ থাকতে উৎসাহ দেওয়া হয়েছে। আর স্পষ্টভাবে বলা হয়েছে, এই টুলগুলো পেশাগত জ্ঞান ও দক্ষতার ঘাটতি পূরণ করে না; এগুলোতে বর্তমান আইনের প্রতিফলন নাও থাকতে পারে।
আপনি অন্য কোনো সংস্থার সদস্য হলে, তাদের নিজস্ব নির্দেশিকা ও নৈতিক আচরণবিধি দেখুন; প্রত্যাশাগুলো সেখানে ভিন্নভাবে লেখা থাকতে পারে। এই পৃষ্ঠায় সাধারণ তথ্য দেওয়া হয়েছে, পেশাগত বা আইনি পরামর্শ নয়।
AI দিয়ে লেখা ও যাচাই করা গ্রাহকের উদ্দেশে ইমেল কেমন হয়?
প্রিয়া নায়ার একক মালিক হিসেবে একটি কাল্পনিক অন্দরসজ্জার ব্যবসা চালান। তাঁর বছরের শেষের হিসাব তৈরি করার আগে তাঁর হিসাবরক্ষকের কয়েকটি অনুপস্থিত নথি ও তথ্য দরকার: তিন মাসের ব্যাংক বিবরণী, দুটি বড় যন্ত্রপাতি কেনার রসিদ এবং বাড়ির কতটা অংশ তিনি কাজের জন্য ব্যবহার করেন, তার নিশ্চিত তথ্য।
'বছর শেষের অনুপস্থিত নথিগুলো চেয়ে একজন গ্রাহককে বন্ধুত্বপূর্ণ ইমেইল লেখো' বলায় সহকারী একটি সুন্দর ইমেইল তৈরি করেছিল। তবে তাতে জমা দেওয়ার একটি সময়সীমা, নির্দিষ্ট অঙ্কের জরিমানার সতর্কতা এবং বাড়িতে অফিস চালানোর খরচ '30 শতাংশ নির্ধারিত হারে' দাবি করা যাবে বলেও লেখা ছিল। এর কোনোটিই হিসাবরক্ষক দেননি। সময়সীমা ও জরিমানা নির্ভর করত তাঁর ক্ষেত্রে প্রযোজ্য আইনগত এখতিয়ার ও দাখিলের অবস্থার ওপর। আর বাড়িতে অফিস চালানোর খরচের কথাটি সাধারণ নিয়ম হিসেবে একেবারেই ভুল ছিল।
পর্যালোচিত নির্দেশনায় তিনটি বিষয়, হিসাবরক্ষকের সেগুলো পাওয়ার শেষ তারিখ এবং আপলোড করার পদ্ধতি উল্লেখ করা হয়েছিল, আর যোগ করা হয়েছিল: 'করের কোনো নিয়ম, সময়সীমা, হার বা জরিমানা উল্লেখ করবেন না।' এরপর হিসাবরক্ষক কর কর্তৃপক্ষের প্রকাশিত তারিখের সঙ্গে মিলিয়ে সময়সীমা সম্পর্কে নিজের একটি বাক্য যোগ করেন। চূড়ান্ত ইমেইলটি ছিল আরও ছোট ও সুনির্দিষ্ট, আর তাতে এমন কিছু ছিল না যার দায় হিসাবরক্ষক নিতে পারবেন না।
AI কি ব্যাংক হিসাব সমন্বয়ের নোট তৈরিতে সাহায্য করতে পারে?
এটি সেগুলো স্পষ্টভাবে লিখতে সাহায্য করতে পারে, কিন্তু সেগুলোর নিষ্পত্তি করা এর কাজ হওয়া উচিত নয়। ধরা যাক, কাল্পনিক এক গ্রাহকের ব্যাংক হিসাব মেলানোর সময় দুটি অমিল পাওয়া গেল: সরবরাহকারীকে দেওয়া 1,240-এর একটি অর্থপ্রদান ব্যাংকের লেনদেনের তালিকায় দুবার দেখা যাচ্ছে, আর 380-এর একটি প্রাপ্তির সঙ্গে কোনো চালান মিলছে না।
একটি এআই খসড়ায় প্রথমটিকে বলা হয়েছিল 'একই পাওনা দুবার পরিশোধ, যা সরবরাহকারীর কাছ থেকে ফেরত নিতে হবে' এবং দ্বিতীয়টিকে 'সম্ভবত গ্রাহকের অগ্রিম পরিশোধ'। দুটোই সত্যি হতে পারে, আবার দুটোই অনুমান। দুবারের পরিশোধ আসলে একই অঙ্কের দুটি বৈধ চালানের বিপরীতে হতে পারে; প্রাপ্ত অর্থ ফেরত, স্থানান্তর বা জমাও হতে পারে। কার্যকর সংস্করণে প্রতিটি লেনদেন, তার তারিখ ও অঙ্ক, সম্ভাব্য ব্যাখ্যা এবং বিষয়টি নিষ্পত্তির জন্য প্রয়োজনীয় প্রমাণ নথিভুক্ত করা হয়। চূড়ান্ত সিদ্ধান্তটি রাখা হয় সেই ব্যক্তির হাতে, যিনি সরবরাহকারীর হিসাববিবরণী ও ক্লায়েন্টের নথি যাচাই করেন।
এটি কোনো কাজের ভূমিকার সঙ্গে কীভাবে যুক্ত, তা দেখতে চান?
দলের জন্য পরিকল্পিত পরীক্ষামূলক ব্যবহারের সুযোগটি দেখুন ↗AI কি কর ও হিসাববিজ্ঞানের কারিগরি প্রশ্নের উত্তর দিতে পারে?
কর বা হিসাবরক্ষণ মানদণ্ড নিয়ে AI-এর যেকোনো উত্তরকে গবেষণার সূত্র হিসেবে ধরুন, চূড়ান্ত উত্তর হিসেবে নয়। সাধারণ সহকারীগুলো পুরোনো বা অসম্পূর্ণ উপকরণ ব্যবহার করতে পারে, বিভিন্ন দেশের নিয়ম মিশিয়ে ফেলতে পারে এবং ইতিমধ্যে বদলে যাওয়া সীমার অঙ্ক জানাতে পারে—সবই আত্মবিশ্বাসী ভঙ্গিতে। ICAEW-এর নির্দেশিকাতেও বর্তমান আইন সম্পর্কে একই সতর্কতা দেওয়া হয়েছে।
প্রশ্নটি সাজাতে, প্রাসঙ্গিক ক্ষেত্র চিহ্নিত করতে এবং কী খুঁজতে হবে তার তালিকা করতে AI ব্যবহার করুন। তারপর মূল উৎস দেখুন: আইন, কর কর্তৃপক্ষের নিজস্ব নির্দেশনা বা হিসাবরক্ষণ মানদণ্ড। কোন উৎসের ওপর নির্ভর করেছেন তা নথিবদ্ধ করুন। টুলটি কোনো উৎস উল্লেখ করলে সেটি খুলে সংশ্লিষ্ট অংশ খুঁজে দেখুন; আসল বলে মনে হয় এমন তথ্যসূত্র আর সঠিক তথ্যসূত্র এক নয়।
হিসাবরক্ষকদের কীভাবে AI-এর করা শ্রেণিবিন্যাস পর্যালোচনা করা উচিত?
শুধু লেনদেন নয়, নিয়মগুলোও পর্যালোচনা করুন। হিসাবরক্ষণ সফটওয়্যারে AI সাধারণত আগের হিসাব-শ্রেণি বরাদ্দ থেকে শ্রেণিবিন্যাস শেখে, তাই শুরুর একটি ভুল প্রতি মাসে ঘটতে পারে। নতুন সরবরাহকারী, একাধিক উদ্দেশ্যে করা ব্যয়, মূলধনী ও রাজস্ব হিসাবের সীমার কাছাকাছি থাকা যেকোনো বিষয় এবং মার্কেটপ্লেসে কার্ডে অর্থপ্রদানের মতো অস্পষ্ট বিবরণযুক্ত লেনদেন যাচাই করুন।
পরামর্শে যেসব প্রাপক ও লেনদেনের ধরন বারবার ভুল হয়, সেগুলোর একটি ব্যতিক্রমের তালিকা রাখুন এবং প্রতিটি হিসাবপর্বে যাচাই করুন। যেখানে মিল স্পষ্ট, সেখানে প্রস্তাবিত মিল সময় বাঁচাতে পারে; অস্পষ্ট ক্ষেত্রে রসিদ এখনও দরকার।
AI কি হিসাবরক্ষকদের প্রতিস্থাপন করবে?
এর নির্ভরযোগ্য উত্তর কেউ দিতে পারে না। আর অনুমানকে সত্য হিসেবে উপস্থাপন করা হলে তা সতর্কতার সঙ্গে বিবেচনা করা উচিত। এটুকু বলা যায় যে হিসাবরক্ষণের কাজে খসড়া তৈরি, সারসংক্ষেপ ও ধরন মেলানোর আরও বেশি কাজ AI করছে। তবে বিচারবিবেচনা, পেশাগত সংশয় বজায় রাখা, গ্রাহকের গোপনীয়তা রক্ষা এবং হিসাবের চূড়ান্ত অনুমোদনের দায়িত্ব পেশাগত নিয়ম অনুযায়ী যোগ্য ব্যক্তিদের কাছেই থাকে।
AI একজন যোগ্য হিসাবরক্ষকের চেয়ে ভালো কি না, এই সম্পর্কিত প্রশ্নটিতে আসলে ভিন্ন ধরনের দুটি বিষয়কে এক করে দেখা হয়। একটি AI টুল পরামর্শের মতো শোনায় এমন লেখা তৈরি করতে পারে; কিন্তু তার পেশাগত দায় নিতে পারে না, গ্রাহকের সম্পূর্ণ পরিস্থিতি জানতে পারে না বা কোনো নৈতিক আচরণবিধির কাছে জবাবদিহি করতে পারে না। যে হিসাবরক্ষকেরা এই দায়িত্বগুলো সম্পূর্ণ নিজের হাতে রেখেই টুলগুলো ব্যবহার করতে শেখেন, তাঁদেরই উপকৃত হওয়ার সম্ভাবনা বেশি।
ক্লায়েন্টের কোন তথ্য AI টুলে দেওয়া যায়?
আপনার প্রতিষ্ঠান নির্দিষ্ট ওই টুল ও প্ল্যানের জন্য যতটুকু অনুমোদন করেছে, শুধু ততটুকুই দিন। আর গ্রাহকের তথ্য গোপনীয় হলে সাধারণ ব্যবহারকারীদের জন্য উন্মুক্ত কোনো টুলে কিছুই দেবেন না। গ্রাহকের তথ্য কীভাবে এবং কার মাধ্যমে প্রক্রিয়াকরণ করা যাবে, সে বিষয়েও কাজের চুক্তিতে বিধিনিষেধ থাকতে পারে।
অনুশীলন ও নমুনা কাঠামো তৈরির জন্য এই পাতার উদাহরণগুলোর মতো কাল্পনিক তথ্য ব্যবহার করুন। অনুমোদিত ব্যবস্থায় গ্রাহকের বাস্তব কাজে AI ব্যবহার করা হলে, অন্য যেকোনো কাজের মতোই পর্যালোচনার রেকর্ড রাখুন: উৎস, যাচাই এবং চূড়ান্ত সংস্করণ কে অনুমোদন করেছেন।
হিসাবরক্ষণ দল কীভাবে এই অভ্যাসগুলো অনুশীলন করতে পারে?
গ্রাহককে ইমেইল লেখা ও হিসাব মেলানোর উদাহরণগুলো কাল্পনিক তথ্য দিয়ে দলীয় অনুশীলন হিসেবে ব্যবহার করুন। প্রত্যেকে AI দিয়ে খসড়া তৈরি করবেন, তারপর কী বাদ দিয়েছেন বা অমীমাংসিত রেখেছেন তার তালিকা করবেন। তালিকাগুলো দেখাবে কে বানানো নিয়ম ধরতে পারেন এবং কে প্রমাণের সমর্থন ছাড়াই কোনো বিষয়ের নিষ্পত্তি করে ফেলেন।
Tosheo.ai-তে অর্থ ও হিসাবরক্ষণের একটি পাঠধারা রাখার পরিকল্পনা রয়েছে। এতে এ ধরনের কাজ, দৃশ্যমান মূল্যায়ন নির্দেশিকা অনুযায়ী প্রতিক্রিয়া এবং কথোপকথনের রেকর্ড ছাড়াই ব্যবস্থাপকের দক্ষতার অগ্রগতি দেখার ব্যবস্থা থাকবে। নির্মাণ এখনো শুরু হয়নি, তাই এটি পরিকল্পিত পরিসর। এটি হিসাবরক্ষণ, কর বা নিয়ন্ত্রক বিধিবিষয়ক প্রশিক্ষণ দেয় না। আপনার পেশাগত সংস্থা স্বীকৃতি না দিলে এটি পেশাগত ধারাবাহিক উন্নয়নের শর্ত পূরণেও গণ্য হবে না।