বেশির ভাগ ড্যাশবোর্ড কেন সিদ্ধান্ত বদলাতে পারে না?
বেশির ভাগ তথ্যফলক কার্যকর হয় না, কারণ যা কিছু মাপা যায় তার সবই দেখায়। ফলে কোন সংখ্যাগুলো দেখে পদক্ষেপ নেওয়া দরকার, তা কেউ বুঝতে পারে না। আবার অনেক লেখচিত্রের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি বা লক্ষ্যমাত্রা থাকে না, যা দেখে বোঝা যাবে কোনো পরিবর্তন ভালো না খারাপ।
ধরা যাক, ব্রাইটস্টেপ ফ্যাসিলিটিজ নামে একটি কাল্পনিক বাণিজ্যিক পরিষ্কার-পরিচ্ছন্নতা পরিষেবা সংস্থায় 45 জন কাজ করেন। সংস্থার পরিচালন পরিচালক আমারা দায়িত্ব নিয়ে দেখেন, তাঁর পাওয়া ড্যাশবোর্ডে চারটি ট্যাবে 34টি চার্ট রয়েছে। সোমবারের বৈঠকে তাঁর নেওয়া নোটে লেখা: 'কেউ ট্যাব 1-এর পরে আর দেখে না। আয়ের চার্ট মাসভিত্তিক, অভিযোগের চার্ট সপ্তাহভিত্তিক, তুলনা করা যায় না। গ্রাহক হারানোর তিন রকম সংজ্ঞা। কোথাও কোনো লক্ষ্যমাত্রা নেই। বিক্রয় দল জানতে চেয়েছিল কাজের সংখ্যা কেন কমেছে, আর কেউ জানত না এটা খারাপ লক্ষণ কি না।' তিনি এমন একটি পর্দা চান, যা দেখে ব্যবস্থাপনা দল প্রতি সপ্তাহে কী করতে হবে তা ঠিক করবে।
ধাপে ধাপে একটি ড্যাশবোর্ডের জন্য KPI কীভাবে বেছে নেবেন?
দল যে সিদ্ধান্তগুলো নেয়, সেগুলো থেকে শুরু করে KPI বেছে নিন। তারপর প্রতিটি সিদ্ধান্ত বদলাতে পারে এমন এক বা দুটি পরিমাপ বাছুন এবং প্রতিটির জন্য একজন দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি, একটি সংজ্ঞা ও একটি লক্ষ্যমাত্রা ঠিক করুন। নিচের ধাপগুলো ইচ্ছাকৃতভাবেই তালিকা ছোট রাখে।
1. বারবার নিতে হয় এমন সিদ্ধান্তগুলোর তালিকা করুন
ব্রাইটস্টেপে: আগামী মাসে কতজন পরিচ্ছন্নতাকর্মীকে কাজের তালিকায় রাখতে হবে, কোন গ্রাহকদের পরিষেবা-সংক্রান্ত ফোন করা দরকার, বিক্রির প্রচেষ্টা কোথায় কেন্দ্রীভূত করতে হবে এবং কাজের মান কমছে কি না।
2. প্রতিটি সিদ্ধান্তের জন্য একটি পরিমাপক বেছে নিন
প্রতিটি সিদ্ধান্তের জন্য এমন একটি পরিমাপক বেছে নিন যার মান বদলালে সিদ্ধান্তটিও বদলাবে। মোট চার থেকে সাতটি KPI রাখার লক্ষ্য নিন। যা কোনো সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করে না, তার স্থান প্রতিবেদনে, ড্যাশবোর্ডে নয়।
3. অগ্রবর্তী ও পশ্চাৎবর্তী সূচক একসঙ্গে ব্যবহার করুন
মাসিক আয় বা হারানো গ্রাহকের সংখ্যার মতো পশ্চাৎমুখী সূচক ইতিমধ্যে যা ঘটেছে তা নিশ্চিত করে। এ সপ্তাহে পাঠানো মূল্যপ্রস্তাব বা বাদ পড়া সাক্ষাতের মতো অগ্রবর্তী সূচক আগে বদলায় এবং পদক্ষেপ নেওয়ার সময় দেয়। প্রতিটি পশ্চাৎমুখী KPI-এর সঙ্গে অন্তত একটি সম্পর্কিত অগ্রবর্তী সূচক থাকা উচিত।
4. প্রতিটি KPI একবারই সংজ্ঞায়িত করুন
একটি নির্দিষ্ট সংজ্ঞা, তথ্যের উৎস, কত ঘন ঘন তা হালনাগাদ হয় এবং কার দায়িত্বে থাকে, তা লিখুন। 'গ্রাহক হারানো' বলতে চুক্তি শেষ হওয়ার পর 30 দিনের মধ্যে তা নবায়ন না হওয়াকে বোঝাবে—সবার জন্য একই সংজ্ঞা।
5. একটি লক্ষ্য বা সীমা নির্ধারণ করুন
লক্ষ্যমাত্রা ছাড়া কোনো সংখ্যা দেখে বোঝা যায় না পদক্ষেপ নেওয়া দরকার কি না। প্রতিটি KPI-এর জন্য একটি লক্ষ্যমাত্রা ও সতর্কবার্তা দেওয়ার সীমা যোগ করুন।
KPI ড্যাশবোর্ড কীভাবে সাজানো উচিত?
KPI ড্যাশবোর্ডে প্রধান পরিমাপকগুলো ওপরে রাখুন, প্রতিটির সঙ্গে তার লক্ষ্য ও আগের সময়কালের ফল দেখান, নিচে সেগুলো ব্যাখ্যা করে এমন অগ্রবর্তী সূচক রাখুন এবং বিস্তারিত তথ্য এক ক্লিকেই দেখার ব্যবস্থা করুন। প্রতিটি সারিতে একই সময়কাল ব্যবহার করুন, যাতে সংখ্যাগুলোর তুলনা করা যায়।
সর্বশেষ হালনাগাদের তারিখ, তথ্যের উৎস এবং জানা সীমাবদ্ধতা নিয়ে একটি সংক্ষিপ্ত নোট দেখান, যেমন 'শুধু 3 November থেকে ফোনে জানানো অভিযোগ নথিভুক্ত করা হয়েছে'। যুক্তরাজ্যের পরিসংখ্যান নিয়ন্ত্রণ দপ্তরের সরকারি খাতের ড্যাশবোর্ড-সংক্রান্ত নির্দেশিকায় একই ধরনের চর্চার কথা বলা হয়েছে, যেমন তথ্যের উৎসের স্পষ্ট লিংক, তথ্যের শক্তি ও সীমাবদ্ধতা সম্পর্কে বিবরণ এবং হালনাগাদের ঘোষিত সময়সূচি। বেসরকারি প্রতিষ্ঠানের দলগুলোর জন্যও এগুলো সমানভাবে কাজে আসে। কোনো অবস্থা বোঝাতে শুধু রঙ ব্যবহার করা হচ্ছে কি না যাচাই করুন, যাতে ড্যাশবোর্ড সবার জন্য পাঠযোগ্য থাকে।
দুর্বল ও উন্নত KPI সমষ্টি কেমন হয়?
দুর্বল সংস্করণে 34টি চার্টই রেখে দেওয়া হয় এবং একটি 'শীর্ষ 10' ট্যাব যোগ করা হয়। সোমবারের বৈঠকে তখনও সংখ্যাগুলোর অর্থ নিয়ে তর্ক চলে।
উন্নত সংস্করণে একটি পর্দায় ছয়টি KPI আছে। ওপরের সারিতে ফলাফলভিত্তিক সূচক: লক্ষ্যের তুলনায় মাসিক পুনরাবৃত্ত আয়; এই ত্রৈমাসিকে হারানো ক্লায়েন্ট। দ্বিতীয় সারিতে আগাম সংকেতদাতা সূচক: 25টির লক্ষ্যের তুলনায় এই সপ্তাহে পাঠানো দরপ্রস্তাব; এই সপ্তাহে বাদ পড়া বা দেরিতে হওয়া সেবা-পরিদর্শন, সীমা 3%; পাঁচ দিনের বেশি পুরোনো অমীমাংসিত অভিযোগ; পরের মাসের জন্য বুক করা ঘণ্টার তুলনায় পরিচ্ছন্নতাকর্মীদের নির্ধারিত কাজের ঘণ্টা। প্রতিটি ঘরে দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির নামের আদ্যক্ষর ও বিস্তারিত তথ্যের লিংক থাকে। কাজের সংখ্যা কমলে দল দেখতে পায়, বিক্রয় বিভাগের একটি পদ খালি থাকায় তিন সপ্তাহ আগেই দরপ্রস্তাবের সংখ্যা কমে গিয়েছিল—এমন একটি কারণ, যার সমাধানে তারা ব্যবস্থা নিতে পারে।
ড্যাশবোর্ডের তথ্যের ব্যাখ্যা খসড়া করতে কীভাবে AI ব্যবহার করবেন এবং সেই খসড়া যাচাই করবেন?
ড্যাশবোর্ডের নিচে সংক্ষিপ্ত লিখিত মন্তব্যের খসড়া তৈরি করতে AI ব্যবহার করুন। এটিকে পরিসংখ্যান, সংজ্ঞা ও লক্ষ্যমাত্রা দিন এবং লক্ষ্যমাত্রা ও আগের সময়কালের তুলনায় পরিবর্তনগুলো বর্ণনা করতে বলুন, তবে যেসব কারণ এটি দেখতে পাচ্ছে না সেগুলোর ব্যাখ্যা দিতে বলবেন না। তারপর এর উল্লেখ করা প্রতিটি সংখ্যা ড্যাশবোর্ডের সঙ্গে মিলিয়ে দেখুন।
AI-এর খসড়ায় প্রায়ই 'মৌসুমি চাহিদার কারণে আয় কমেছে'-এর মতো বিশ্বাসযোগ্য কারণ যোগ করা হয়, যা কেউ যাচাই করেনি। সহকারীকে বলুন, যেকোনো ব্যাখ্যাকে যেন KPI-এর দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির জন্য প্রশ্ন হিসেবে চিহ্নিত করে। আপনার নিয়োগকর্তা অনুমোদন করেননি এমন কোনো টুলে ক্লায়েন্টের নাম বা ব্যক্তিগত তথ্য পেস্ট করবেন না; মন্তব্য লেখার জন্য মোট পরিমাণ ও সংজ্ঞাই যথেষ্ট।
একটি ড্যাশবোর্ড তার কাজ ঠিকমতো করছে কি না, তা কীভাবে যাচাই করবেন?
এক মাস পরে ড্যাশবোর্ড যাচাই করতে জিজ্ঞেস করুন, এটি কোন সিদ্ধান্তগুলো বদলেছে। কোনো KPI যদি একটিও প্রশ্ন বা পদক্ষেপের কারণ না হয়, সেটি বদলান। নিশ্চিত করুন, প্রতিটি ঘরের একজন দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি, একটি সংজ্ঞা ও একটি লক্ষ্য আছে; সব সারিতে সময়কাল মেলে; এবং AI-এর মন্তব্যে এমন কোনো সংখ্যা বা কারণ নেই, যা পর্দায় ছিল না।
ড্যাশবোর্ড ও KPI ব্যবহারে সাধারণ ভুলগুলো কী?
সবচেয়ে সাধারণ ভুল হলো সিদ্ধান্ত নিতে কাজে লাগে এমন কিছুর বদলে সহজে গোনা যায় এমন কিছু পরিমাপ করা। অন্য ভুলগুলো হলো: শুধু ঘটনা ঘটে যাওয়ার পরের সূচক রাখা, ফলে ঠিক করার সময় পেরিয়ে গেলে সমস্যা ধরা পড়া; একই KPI-এর একাধিক সংজ্ঞা থাকা; কোনো লক্ষ্য না থাকা; একই সারিতে সাপ্তাহিক ও মাসিক হিসাব মেশানো; এবং কোনো KPI-এর জন্য এত বেশি পুরস্কার দেওয়া যে মানুষ ফলাফলের বদলে সংখ্যাটিই উন্নত করে, যেমন লক্ষ্য পূরণ করতে আগেভাগে অভিযোগ বন্ধ করে দেওয়া।
Tosheo.ai-এ এই পাঠটি কোথায় রয়েছে?
এই পাঠটি ডেটা বিজ্ঞান কোর্সের ডেটা বিজ্ঞান ও বিশ্লেষণ বিভাগে রয়েছে, পারস্পরিক সম্পর্ক ও কার্যকারণের পাঠটির পরে। Tosheo.ai-এর হাতে-কলমে কাজে আপনাকে একটি ঠাসা কাল্পনিক ড্যাশবোর্ড ছেঁটে সিদ্ধান্তের প্রয়োজনে বাছাই করা KPI-এর সমষ্টিতে নামিয়ে আনতে এবং AI-এর সহায়তায় ব্যাখ্যা লিখতে বলা হয়। মানদণ্ডভিত্তিক মূল্যায়নের প্রতিক্রিয়ায় লক্ষ্য, সংজ্ঞা এবং প্রমাণহীন কারণের দাবি যাচাই করা হয়। এটি বিশ্লেষক ও ব্যবস্থাপকদের পেশাগত ভিত্তি তৈরি করে, নির্দিষ্ট কোনো ব্যবসায়িক তথ্য বিশ্লেষণ পণ্যের কোর্স নয়।