ব্যবস্থাপকেরা নিজেদের কাজে AI কীভাবে ব্যবহার করতে পারেন?
কর্মীদের নিয়ে কাজের আগে প্রস্তুতি ও সংশ্লিষ্ট লেখালেখিতে ব্যবস্থাপকেরা AI ব্যবহার করতে পারেন, তবে সিদ্ধান্ত তাঁদের হাতেই থাকতে হবে। কার্যকর কাজগুলোর একটি সাধারণ বৈশিষ্ট্য আছে: ব্যবস্থাপক তথ্যগুলো আগে থেকেই জানেন, সেগুলো সাজাতে বা ভাষায় প্রকাশ করতে সহায়তা চান।
কাজের জন্য যতটুকু দরকার, ব্যক্তিগত তথ্য ততটুকুতেই সীমিত রাখুন এবং শুধু আপনার সংস্থার অনুমোদিত সরঞ্জাম ব্যবহার করুন। কারও স্বাস্থ্য, পারিবারিক পরিস্থিতি বা অভিযোগের নোট সাধারণ কাজের সহকারীতে দেওয়া উচিত নয়।
একান্ত বৈঠকের প্রস্তুতি নিন
গত সভার আপনার নোট এবং ব্যক্তিটির বর্তমান অগ্রাধিকার থেকে দুই বা তিনটি খোলামেলা প্রশ্নসহ একটি আলোচ্যসূচি তৈরি করুন।
মতামত সুসংগঠিত করুন
আলোচনার আগে নির্দিষ্ট পর্যবেক্ষণগুলো পরিস্থিতি, আচরণ ও প্রভাবের কাঠামোয় সাজান। পর্যবেক্ষণগুলো অবশ্যই আপনার নিজের হতে হবে।
দলের কাজের অগ্রগতির সারসংক্ষেপ করুন
আপনার নিজের ব্যবস্থাপকের জন্য বেশ কয়েকটি লিখিত অগ্রগতির বিবরণ একত্র করুন এবং প্রতিটি বক্তব্য কার, তা উল্লেখ রাখুন।
একটি পরিবর্তন ব্যাখ্যা করুন
নতুন একটি প্রক্রিয়া সম্পর্কে দলের জন্য একটি বার্তার খসড়া লিখুন, তারপর সহকারীকে জিজ্ঞাসা করুন দল কী কী প্রশ্ন তুলতে পারে।
একটি সিদ্ধান্তের বিভিন্ন দিক ভেবে দেখুন
জনবল ও অন্যান্য সংস্থান বণ্টন বা অগ্রাধিকার নির্ধারণের সিদ্ধান্তের জন্য বিকল্প ও তার পরিণতি সাজিয়ে নিন, তারপর নিজেই সিদ্ধান্ত নিন।
একটি সভার পরিকল্পনা করুন
অস্পষ্ট একটি উদ্দেশ্য থেকে আলোচ্যসূচি তৈরি করুন, যেখানে কোন সিদ্ধান্তে পৌঁছাতে হবে এবং প্রতিটি বিষয়ে কত সময় দেওয়া হবে তা থাকবে।
AI-এর সহায়তায় ভালোভাবে দেওয়া মতামত কেমন হয়?
সঠিকভাবে ব্যবহার করলে ব্যবস্থাপক সুনির্দিষ্ট পর্যবেক্ষণ দেন, আর AI শুধু কাঠামো ও ভাষা সাজাতে সাহায্য করে। ভুলভাবে ব্যবহার করলে AI অল্প কিছু নোট থেকে কারও চরিত্র সম্পর্কে দৃঢ় মূল্যায়ন তৈরি করে ফেলে।
একটি কাল্পনিক উদাহরণ। ডানা কপারলিফ বুককিপিংয়ে গ্রাহকসেবার একটি ছোট দল পরিচালনা করেন। দলের সদস্য স্যাম সম্পর্কে তাঁর নোট: 'সেপ্টেম্বরে দুই গ্রাহকের কাজের সময়সীমা পেরিয়ে গেছে (অ্যাকমির বেতন প্রক্রিয়াকরণের ফাইল, রিভারসাইডের ভ্যাটের নথিপত্র)। দুই গ্রাহকই আমাকে ইমেইল করেছেন। গ্রাহকদের সঙ্গে স্যামের ফোনালাপ চমৎকার, গ্রাহকেরা নাম ধরে তাঁকেই চান। হলিসের অ্যাকাউন্টের দায়িত্ব নেওয়ার পর থেকে তাঁকে কাজের চাপে আছেন বলে মনে হচ্ছে।'
একটি অস্পষ্ট প্রম্পট, 'এই নোটগুলোর ভিত্তিতে স্যামের জন্য মতামত লেখো', থেকে এমন বাক্য এসেছিল: 'স্যামের কাজ গুছিয়ে করার দক্ষতার অভাব আছে এবং তাকে আরও দায়বদ্ধতা দেখাতে হবে' এবং 'এর ফলে গুরুত্বপূর্ণ গ্রাহকদের কাছে আমাদের সুনাম ক্ষতিগ্রস্ত হয়েছে।' কোনোটিই নোটে নেই। 'দায়বদ্ধতার অভাব' ব্যক্তির চরিত্র সম্পর্কে এমন একটি বিচার, যার পক্ষে প্রমাণ নেই, আর সুনাম ক্ষতির দাবিটি বানানো।
আরও ভালো প্রম্পট: 'একান্ত বৈঠকের জন্য মতামত সাজাতে আমাকে সাহায্য করুন। শুধু নিচের পর্যবেক্ষণগুলো ব্যবহার করুন। ব্যক্তিত্ব নয়, আচরণ ও তার প্রভাব বর্ণনা করুন। ইতিবাচক পর্যবেক্ষণটি রাখুন। কাজের চাপ নিয়ে একটি উন্মুক্ত প্রশ্ন দিয়ে শেষ করুন। ব্যক্তির মনোভাব নিয়ে কোনো সিদ্ধান্ত টানবেন না।' যাচাই করা সংস্করণটি শুরু হয়েছিল দুটি সময়সীমা পূরণ না হওয়া এবং গ্রাহকের ইমেইলগুলোর উল্লেখ দিয়ে, গ্রাহকের সঙ্গে ফোনালাপগুলোর জন্য বিশেষভাবে কৃতিত্ব দিয়েছিল এবং প্রশ্ন করেছিল: 'হলিসের দায়িত্ব নেওয়ার পর থেকে আপনার কাজের চাপ কতটা সামলানো যাচ্ছে, আর কী হলে সুবিধা হবে?' এরপর ডানা বৈঠকের আগে ভাষা সম্পাদনা করে নিজের স্বাভাবিক বলার ধরনে এনেছেন।
কোন সিদ্ধান্তগুলোতে ব্যবস্থাপকদের AI-কে দূরে রাখা উচিত?
মানুষ সম্পর্কে সিদ্ধান্তে AI ব্যবহার করবেন না: কর্মদক্ষতার মূল্যায়ন, বেতন, পদোন্নতি, শাস্তিমূলক ব্যবস্থা, চাকরিচ্যুতি এবং আচরণ বা বৈশিষ্ট্যের ভিত্তিতে কাকে কোন কাজ দেওয়া হবে। প্রস্তুতি নিতে ও ভাষা সাজাতে এটি ব্যবহার করুন, বিচার করতে নয়।
EU AI Act-এর সংযোজনী III-তে উচ্চ-ঝুঁকির ব্যবহারগুলোর মধ্যে এমন AI ব্যবস্থা অন্তর্ভুক্ত রয়েছে, যেগুলো কর্মসম্পর্কের শর্ত, পদোন্নতি বা চাকরির অবসানকে প্রভাবিত করে এমন সিদ্ধান্ত নেওয়া, ব্যক্তির আচরণ বা ব্যক্তিগত বৈশিষ্ট্যের ভিত্তিতে কাজ বরাদ্দ করা, অথবা কর্মীদের কাজের মান ও আচরণ পর্যবেক্ষণ এবং মূল্যায়নের উদ্দেশ্যে তৈরি। কোনও ব্যবস্থাপক সহকারীকে নিজের নোট গোছাতে বললে এমন ব্যবস্থা প্রয়োগ করছেন না, কিন্তু কোনও সরঞ্জামকে দলের সদস্যদের নম্বর দিতে বা ক্রম নির্ধারণ করতে বললে সেই দিকেই এগোনো হয়।
নজরদারি এর সঙ্গে সম্পর্কিত আরেকটি ফাঁদ। কর্মীদের ওপর নজরদারি নিয়ে যুক্তরাজ্যের ICO-এর নির্দেশনায় বলা হয়েছে, নিয়োগকর্তাদের অবশ্যই কর্মীদের নজরদারির কথা জানাতে হবে, উদ্দেশ্য স্পষ্ট করতে হবে এবং তা অর্জনে ব্যক্তিগত পরিসরে সবচেয়ে কম হস্তক্ষেপ করে এমন উপায় বেছে নিতে হবে। এতে আরও বলা হয়েছে, নজরদারির কোনো উপায় আছে বলেই তা লক্ষ্য অর্জনের সেরা উপায় হয় না। কর্মীরা টুলটি কীভাবে ব্যবহার করেন তা দেখতে তাঁদের AI কথোপকথন পড়াও নজরদারি। এটি সাধারণ তথ্য, আইনি পরামর্শ নয়।
এটি কোনো কাজের ভূমিকার সঙ্গে কীভাবে যুক্ত, তা দেখতে চান?
দলের জন্য পরিকল্পিত পরীক্ষামূলক ব্যবহারের সুযোগটি দেখুন ↗AI ব্যবহার করে এমন একটি দলকে কীভাবে নেতৃত্ব দেবেন?
দলকে স্পষ্ট নিয়ম, অনুশীলনের সময় এবং ভালো কাজের উদাহরণ দিন, তারপর কাজটিই পর্যালোচনা করুন। ব্যবহারে অভ্যস্ত হওয়ার বেশির ভাগ সমস্যা টুল নিয়ে নয়: মানুষ বুঝতে পারেন না কী করার অনুমতি আছে, শেখার সময় পান না, অথবা নিজের কাজে ভালো ব্যবহার কেমন হয় তা কখনো দেখেননি।
কী করার অনুমতি আছে তা বলুন
অনুমোদিত টুল, সেগুলোতে কী তথ্য দেওয়া যাবে এবং কোন বিষয়গুলো সব সময় একজন মানুষকে যাচাই করতে হবে তা নির্দিষ্ট করুন। সহজ ভাষায় লিখে রাখুন।
প্রত্যেকের জন্য একটি করে কাজ দিয়ে শুরু করুন
প্রত্যেককে নিজের ভূমিকা থেকে বারবার করতে হয় এমন একটি কম ঝুঁকির কাজ বেছে নিতে বলুন, যেমন প্রাথমিক খসড়া বা সারসংক্ষেপ তৈরি।
কিছুটা সময় আলাদা করে রাখুন
একবারের দীর্ঘ কর্মশালা, যা মানুষ পরে ভুলে যায়, তার চেয়ে নিয়মিত অল্প সময়ের অনুশীলন বেশি কাজে আসে।
আগের ও পরের সংস্করণ ভাগ করে নিন
দলের মিটিংয়ে কাউকে তাঁর দেওয়া নির্দেশনা, প্রথম ফলাফল এবং তিনি কী কী বদলেছেন তা দেখাতে বলুন। নির্দেশনার চেয়ে পরিবর্তনগুলো থেকেই বেশি শেখা যায়।
ব্যবহারের পরিমাণ নয়, তৈরি করা কাজ পর্যালোচনা করুন
AI-এর সহায়তায় করা কাজের কিছু নমুনা অন্য যেকোনো কাজের মতোই যাচাই করুন। কী যাচাই করা হয়েছে এবং কীভাবে, তা জিজ্ঞেস করুন।
নিজে করে দেখান
কোনো কাজে AI ব্যবহার করলে এবং কী সংশোধন করতে হয়েছে, তা দলকে জানান। এতে যাচাই করাটা বিব্রতকর না হয়ে স্বাভাবিক অভ্যাস হয়ে ওঠে।
আপনার দল AI ঠিকভাবে ব্যবহার করছে কি না, কীভাবে বুঝবেন?
কাজের মান এবং তার পেছনের যুক্তি দেখুন, কতবার টুল খোলা হচ্ছে তা নয়। প্রম্পটের সংখ্যা থেকে বোঝা যায় একটি টুল ব্যবহার হচ্ছে। কিন্তু কোনো উত্তর নির্ভুল ছিল কি না, কোনো সারাংশ মূল বিষয় যথাযথভাবে তুলে ধরেছে কি না বা কোনো সংখ্যা যাচাই করা হয়েছে কি না, তা বোঝা যায় না।
কার্যকর লক্ষণগুলো সুনির্দিষ্ট: দলের কেউ কি ব্যাখ্যা করতে পারেন, খসড়া থেকে কোন দাবিটি তিনি বাদ দিয়েছেন এবং কেন? AI-এর সহায়তায় তৈরি নথিতে কি এখনও আপনাকে অনেক সংশোধন করতে হয়? সবাই কি সম্মত কাজগুলোর জন্য অনুমোদিত সরঞ্জামের মধ্যেই AI ব্যবহার করছেন?
পরিকল্পিত Tosheo.ai ব্যবস্থাপক ড্যাশবোর্ডের নকশার নীতি এটাই: ব্যবস্থাপকেরা দক্ষতার অগ্রগতি, পাঠ সম্পন্ন হওয়ার তথ্য ও সাপ্তাহিক সারসংক্ষেপ দেখবেন, সঙ্গে নিষ্ক্রিয় শিক্ষার্থীদের মনে করিয়ে দেওয়ার ব্যবস্থা থাকবে, তবে শিক্ষার্থীদের মূল কথোপকথনের নথি দেখবেন না। এটি শেখার অগ্রগতি দেখার ব্যবস্থা, কথোপকথনে নজরদারি নয়। পণ্যটির নির্মাণ এখনো শুরু হয়নি, এবং চালুর আগে চূড়ান্ত তথ্যক্ষেত্রগুলো নথিভুক্ত করা হবে।
ম্যানেজারদের AI প্রশিক্ষণে কী কী বিষয় থাকা উচিত?
ব্যবস্থাপকদের প্রশিক্ষণে তাঁদের নিজস্ব ব্যবহার এবং অন্যদের নেতৃত্ব দেওয়া—দুটিই থাকা উচিত, অথচ দ্বিতীয় অংশটি সাধারণত থাকে না। একটি কার্যকর কর্মসূচিতে থাকে:
নিজের কাজে ব্যবহার
খসড়া লেখা, সারসংক্ষেপ তৈরি ও প্রস্তুতির কাজ—দলের কাছ থেকে যে যাচাইয়ের অভ্যাস প্রত্যাশিত, সেই একই অভ্যাস বজায় রেখে।
AI-এর সহায়তায় করা কাজ পর্যালোচনা
খসড়া নিয়ে প্রশ্ন তোলা, বানানো তথ্য শনাক্ত করা এবং দলের সদস্যকে তিনি কী যাচাই করেছেন তা জিজ্ঞাসা করার উপায়।
নীতিমালা ও তথ্য ব্যবহারের সীমা
প্রতিষ্ঠান কী করার অনুমতি দেয়, কেন দেয় এবং যেসব বিষয়ে নিয়ম স্পষ্ট নয় সেগুলো নিয়ে দলের প্রশ্নের উত্তর কীভাবে দিতে হবে।
কর্মীদের বিষয়ে সিদ্ধান্ত
কোন ক্ষেত্রে AI-কে দূরে রাখতেই হবে, এবং কেন কর্মী ব্যবস্থাপনায় ন্যায্যতা ও তথ্য সুরক্ষা অন্য ক্ষেত্রের তুলনায় বেশি গুরুত্বপূর্ণ।
কাজ শেখাতে দিকনির্দেশনা
অনিচ্ছুক বা অতিরিক্ত আত্মবিশ্বাসী দলের সদস্যকে শুরু করার জন্য উপযুক্ত একটি কাজ বেছে নিতে সাহায্য করার উপায়।
কখন এই নির্দেশিকা বা Tosheo.ai সঠিক সমাধান নয়?
আপনি যদি প্রতিষ্ঠানের AI কৌশল নির্ধারণ, বিনিয়োগ, পরিচালনা ও তদারকির কাঠামো এবং কতটা ঝুঁকি নেওয়া হবে সে বিষয়ে সিদ্ধান্ত নেওয়া একজন জ্যেষ্ঠ নেতা হন, তবে ব্যবহারিক নির্দেশিকার চেয়ে নির্বাহীদের জন্য বা ব্যবসায় শিক্ষাপ্রতিষ্ঠানের কোনো কর্মসূচি বেশি উপযোগী। ছোট প্রতিষ্ঠানে এই কাজ শুরু করার জন্য আমাদের AI পরিচালনা ও তদারকি এবং নীতি সংক্রান্ত নির্দেশিকাগুলো কাজে আসতে পারে।
দৈনন্দিন কাজে হাতে-কলমে অনুশীলনের জন্য Tosheo.ai তৈরি করার কাজ চলছে। এর পরিকল্পিত পূর্বনির্ধারিত ভূমিকাগুলো কাজের বিভাগভিত্তিক, যেমন বিপণন, বিক্রয়, পরিচালন কার্যক্রম, সহায়তা, মানবসম্পদ ও নিয়োগ, অর্থ, পণ্য এবং সাধারণ; চালুর পরিকল্পিত তালিকায় কর্মী ব্যবস্থাপকদের জন্য আলাদা কোনো পাঠক্রম নেই। একজন ব্যবস্থাপক তাঁর কাজের বিভাগের পাঠক্রম বা সাধারণ পাঠক্রম নেবেন, আর পরিকল্পিত প্রবৃদ্ধি প্যাকেজে নিজস্ব ভূমিকা যোগ করার সুবিধা থাকবে। ব্যবস্থাপকেরা তাঁদের দলের জন্য পরিকল্পিত ড্যাশবোর্ডও পাবেন।
উৎস ও পরিধি
যুক্তরাজ্যের তথ্য কমিশনারের কার্যালয়, কর্মসংস্থানের চর্চা ও তথ্য সুরক্ষা: কর্মীদের পর্যবেক্ষণ ↗